יעילות היא שם המשחק: איך לשחרר יותר ולעבוד פחות?

יש לכם עסק משלכם, בשעה טובה, עברתם את כל המשוכות, את החששות מצד אחד ואת הבירוקרטיה מצד שני. עכשיו אתם מתחילים לנוע קדימה, להגשים חלום ועל הדרך גם לגלות כמה דברים על עצמכם שאולי לא תמיד ידעתם. איך אתם מול לקוחות, מה התגובה שלכם ללחץ ועומס, האם אתם מצליחים להפיק מעצמכם בדיוק את מה שרציתם, ו-האם אתם מצליחים לשחרר שליטה?

בין אם פתחתם מספרה, מכון יופי או שאתם עושים UX מהספה בבית - החודשים הראשונים של כל עסק הם תקופה שמקפלת בתוכה מארג כל כך נרחב ומגוון של שינויים וגילויים חדשים. אחת ההפתעות שאתם עשויים לגלות מהר מאוד היא שהעצמאות שעליה חלמתם עלולה להפוך מהר מאוד לתלות חדשה - התלות שלכם בשליטה מלאה. לפעמים זו אחריות אמיתית, ולפעמים זו שליטה שהפכה להרגל עבודה.

השאלה החשובה היא לא האם לשחרר לגמרי, אלא איך לנהל נכון את המעורבות שלכם כך שהעסק יעבוד טוב, גם בלי שתצטרכו להחזיק הכול לבד. בכתבה הבאה ננסה להבין מה עומד מאחורי הקושי לשחרר, גם כשאפשר, איך להתנהל נכון יותר עם הצורך בשליטה וגם, פרקטית, איך נהיה יעילים יותר, איך נגרום לעסק שלנו להיות יעיל יותר ואיך נוכל לקצור את הפירות שעמלנו עליהם כל כך הרבה, מבלי להיות "עבדים" לעבודה?

1: למה קשה לשחרר?

יש לא מעט רציונל בצורך לשלוט על כל מה שקורה. אתם חושבים שרק אתם יודעים לעשות את זה נכון, אתם חוששים מפגיעה באיכות השירות של העסק שבניתם בעשר אצבעות כל עוד "אתם לא שם". אולי אתם מרגישים שכל לקוח הוא אחריות אישית שלכם, או גם חוששים לאבד קשר ישיר עם מה שקורה בעסק.

כן, במקרים מסוימים אתם כנראה צודקים והגיוניים, וכן, לפעמים קשה יותר לשחרר שליטה גם כשזה אומר לעבוד קשה יותר. אבל, יש גם מקרים שהקושי לשחרר נשען על איזו אמונה שחקוקה לכם במוח, איזו אקסיומה שמפעילה אתכם, לא תמיד בידיעתכם ולא תמיד לטובתכם. אם נלמד לזהות מהו הצורך שהשליטה מספקת ועל אלו חששות היא עונה, נוכל לעבוד איתה טוב יותר, להגמיש אותה ולנהל אותה.

2: לנהל את השליטה

נתחיל מהשורה התחתונה: את השליטה אפשר לנהל, גם אם לא לשחרר לגמרי. שינוי פרקטי צריך להתחיל בשינוי תודעתי ביחס ל"שליטה" של השליטה עליכם. היא תמשיך להיות שם אבל יש איך לעבוד איתה.

איך מנהלים שליטה? מייצרים מראש תהליכים ברורים. ככל שהמערכת שתבנו תהיה מסודרת יותר, ככל שהתכנון יהיה מפורט יותר, מדויק יותר כך יהיה לכם קל יותר לשחרר. זה הגיוני לחשוב שאם לא תהיו מעורבים בכל החלטה שקשורה בעסק, דברים יתפספסו. אבל ברגע שתהיה לכם מערכת שעובדת נכון ושמוכיחה את עצמה בכל שלב, השליטה שלכם תמשיך להיות שם אבל עם הרבה פחות אנרגיה, עם הרבה פחות התערבויות פעילות. אתם לא משחררים אחריות, אתם משחררים ביצוע.

3: לפתח יעילות

לפעמים עומס הופך למדד לא מודע לחשיבות. רק אם נהיה עסוקים כל הזמן זה אומר שאנחנו נחוצים, שהעסק עובד. רגע לפני שאתם מתחילים לייעל את המערכת ולנער מעליכם את העול של דברים שיכולים להיעשות גם בלעדיכם, תזכרו שעסק ממש לא חייב להישען על שחיקה כדי להיות משמעותי או להצליח. ההצלחה לא נמדדת לפי עומס, אלא לפי יעילות.

מטרה 1: לא לעשות פעמיים את אותה פעולה. מטרה 2: לצמצם את מספר ההחלטות היומיומיות. שאלות מנחות:

• מה אפשר להפוך לתהליך קבוע או אוטומטי?
• אילו משימות גוזלות זמן אך כמעט לא משפיעות על התוצאה?
• לאלו תהליכים ניתן לייצר סטנדרטיזציה (תבניות מוכנות מראש לווטסאפ או למייל?)?
• אילו משימות אני דוחה שוב ושוב ולמה?
• מה אני עושה כי "ככה תמיד עשיתי" ולא כי זה באמת נחוץ?
• על אילו שירותים או מוצרים אני עובד הכי קשה ביחס לרווח?
• תהליך אחד ששיפור שלו ישפיע על כל העסק

4: לייצר אוטומציות ולהשתמש בכלים מתאימים

תנו למכונות לעבוד. יש לכם מספיק על הראש, ויש מספיק כלים שיתאמו, יפיקו ויתקשרו עבורכם את שרשרת הפעולות שמתחילה בתקשורת ראשונית עם הלקוח ומסתיימת בשליחת קבלה לשביעות רצון כל הצדדים. ככל שתיעזרו בכלים אוטומטיים גם תחסכו מעצמכם, וגם תגדילו את פוטנציאל הריווח שלכם, שכבר לא נאלץ להתבסס אך ורק על הזמינות שלכם.

אין שום סיבה שתנהלו כל פעולה בזמן אמת. טופס לידים שמעביר פנייה אוטומטית למייל או ליומן? חסכתם זמן. תוכנית מעקב אחרי לקוחות שלא חזרו? הרווחתם. ממערכות פשוטות לניהול משימות כמו Notion, Trello או Google Keep, כמובן -WhatsApp Business לתקשורת עם לקוחות ועד מערכת הזמנות אוטומטית.

יש לכם יכולות להפיק חשבוניות וקבלות באופן אוטומטי עם קבלת התשלום? יש לכם יכולת לעקוב אחר הכנסות והוצאות העסק מהנייד? לקבל תשלומים מרחוק ללא הגבלה כמו עם החשבון העסקי של ישראכרט? חסכתם אנרגיה, צמצמתם את כמות הספקים והגדלתם את היעילות

החוכמה היא, שוב, לייצר מראש תהליכים קבועים לכל שלב שלא ידרשו את ההתערבות שלכם. ואם אתם עדיין מעדיפים יד ולב אנושיים שיפקחו עין ויהיו שם לכל שיבוש שלא יבוא, גם זה קיים, לפי שעות, ממוקד ומקצועי, משירותי מזכירות מרחוק ועד תיאומי פגישות.

כלים חוסכי זמן, ובהם גם אוטומציות, יכולים להפוך את שגרת העבודה לעקבית, מסודרת ויעילה יותר, לצמצם טעויות ולהוריד מכם לא מעט פעולות שחוזרות על עצמן. אין סיבה לחשוש מאובדן הקשר האישי עם הלקוח: הכלים האלה לא מחליפים אתכם, אלא עוזרים לכם לנהל טוב יותר את מה שמסביב. הזמן שמתפנה יכול להיות מוקדש לשירות עם תשומת לב מלאה, לחשיבה יצירתית ולפיתוח השלב הבא של העסק.

בסופו של דבר, יעילות עסקית לא מתחילה בשעות עבודה, אלא דווקא ביכולת לעצור, לבחון את ההרגלים הקיימים ולבנות מערכת שתומכת בכם במקום לשאוב אתכם. כשמגדירים תהליכים ברורים, משתמשים בכלים הנכונים ומאפשרים לפעולות החוזרות להתנהל בצורה חכמה יותר, מתפנה לכם מקום למה שבאמת חשוב: לפתח את העסק, לשמור על קשר איכותי עם הלקוחות וגם ליהנות מהעצמאות שלשמה יצאתם לדרך. כי עסק טוב הוא לא כזה שתלוי בכם בכל רגע, אלא כזה שממשיך לעבוד נכון גם כשאתם מרשים לעצמכם לשחרר.

*מידע כללי בלבד. אין לראות באמור משום המלצה ו/או ייעוץ מכל סוג שהוא.
האשראי מועמד ע"י המלווה ישראכרט מימון בע"מ. אי עמידה בפירעון הלוואה עלולה לגרור חיוב בריבית פיגורים והליכי הוצאה לפועל.
שירות חשבון תשלום עסקי ניתן ע"י ישראכרט חשבונות תשלום בע"מ.
כפוף לתנאי השירותים.