עושים סדר: הדברים שצריך לדעת כשמקימים עסק חדש

עשרות אלפי עסקים חדשים נפתחים בישראל מדי שנה. כמה מתוכם שורדים? בגדול, כחמישית מהם ייסגרו במהלך השנה הראשונה, אחרי חמש שנים מחצית מהם. במה הם שונים מאלו שכן הצליחו לשרוד?

יש לא מעט משתנים ולא כולם תלויים בנו, אבל מה שכן בשליטתנו הוא: להיות מוכנים. פתיחת עסק היא אירוע מרגש שנבלע לא פעם בשלל המשימות הטכניות שהוא דורש. בכתבה הבאה לא ניכנס לפרטים בירוקרטיים ולמושגים שחובה להכיר (כמו מה ההבדל בין חשבונית, קבלה או הוצאה מוכרת?), אלא נתמקד בפעולות שאתם צריכים לבצע לפני שאתם יוצאים לדרך, כדי שהעסק אכן ימשיך להיות אירוע מרגש וריווחי כאחד, לאורך ימים ושנים.

יש לא מעט "חורים שחורים" במעלה הדרך שעלולים להפתיע אתכם, מיפוי נכון יאפשר לכם להיות ערוכים אליהם ולמקד את האנרגיה שלכם בדבר החשוב באמת, בהצלחה של העסק שלכם

סדר פיננסי

זה השלב של המספרים וזה השלב שבו קודם כל תבינו אם הרעיון שלכם בר מימוש, את ההיקף שלו ואיך אתם הולכים לנתב בין עמודות ההכנסות-הוצאות כדי לא להיות בהלם מול המספרים בעוד מספר חודשים. צאו מנקודת הנחה (שתמיד מתממשת) שיהיו עוד הפתעות בדרך, וגם להן צריך לדאוג, כלומר לשמור בצד סכום כספי מסוים. עוד נקודת הנחה: בחודשים הראשונים ההוצאות יהיו גבוהות יותר מהכנסות. זה לא אומר שאתם טועים. כל עוד אתם נצמדים לתוכנית האחראית שבניתם, ממשיכים לפקוח עיניים ולהתאזר בסבלנות, זה עוד יקרה.

בקצרה, מה שאתם צריכים לעשות:

• הוצאות והכנסות. להגדיר את ההכנסות וההוצאות של העסק ולהבין כמה אתם הולכים להוציא בחודשים הראשונים (סכום ראשוני להשקעה ותקציב לציוד ראשוני, מיסים, שכירות, משכורות, ביטוחים, פרסום). זה עלול לבלבל ולהטעות. עצמאים רבים מחשבים הכנסות לפי שעת עבודה, אבל לא לוקחים בחשבון את ההוצאות הנלוות של השעה הזאת, מתפעול ועד מיסים מצטברים.
• תעבדו עם רואה חשבון. האם אתם צריכים עוסק פטור או מורשה או בכלל חברה בע"מ? כמה יהיו התשלומים השנתיים שלכם למס הכנסה וביטוח לאומי? אלו רישיונות אתם צריכים? מתי ולמי תצטרכו לדווח? אל תשאירו את "האותיות הקטנות" ליד המקרה, לא פעם מדובר באלפי שקלים מינימום.
• הפרדה. מהיום הראשון - להפריד בין כסף אישי לעסקי. זה אומר לפתוח חשבון נפרד לעסק כמו החשבון העסקי שיש לישראכרט, לא לערבב בין הקניות הפרטיות והוצאות העסק. חשבון כזה יעזור לעקוב באופן ברור אחר ההכנסות/הוצאות של העסק בלבד.

תוכנית עבודה

מוצר מבטיח זו התחלה טובה, אבל בלי תכנון נכון הוא יישאר בגדר הבטחה בלתי ממומשת. כמות המשתנים, הנתונים והפרטים שתפגשו בהמשך הדרך, היא עצומה, וכל עוד תסמכו על "הסדר הפנימי" שלכם, מהר מאוד תמצאו את עצמכם עם לא מעט חורים שיקשו מאוד על העסק שלכם לצמוח.

אז רגע לפני שיוצאים לדרך, סדר. זה לא רק עניין של ניהול תקציב וגם לא של OCD, זה מה שיבטיח שכל פעולה תניב את מקסימום הפוטנציאל שלה וכל בורג במערכת ימלא את תפקידו נאמנה. ואם אתם לא בנויים לכל הסדר הזה? גם לזה יש אנשי מקצוע שתפקידם לבנות לכם תוכנית עבודה תפורה בדיוק למשאבים ולמטרות שלכם.

בקצרה, מה שאתם צריכים לעשות:

• נהלי עבודה. המטרה: שכל פעולה חוזרת תתבצע אותו דבר בכל פעם. זה דורש מכם לייצר תוכנית מסודרת שלפיה העסק יעבוד, אפשר לקרוא לה "מסלול לקוח": מטיפול בפנייה ראשונית, תהליך המכירה ועד סיפוק השירות והמשך מעקב. לכל שלב בשרשרת יש סעיף מפורט של מה הוא כולל ואיך זה מתבצע.
• בדיקת שטח. החודשים הראשונים שלכם בעסק הם המעבדה האישית שלכם, בה מיושמים בפועל כל התוכניות שהתחילו כתוכניות בלבד ועכשיו הן רצות בשטח. התפקיד שלכם הוא לנהל את המעבדה הזו באופן שוטף, לפקח, לנטר, לשדרג ובעיקר לראות שהיא אכן מגשימה את התכנון.
• גאנט. בהמשך ישיר לסעיף הקודם. גאנט מסודר ועקבי לחודשים הראשונים הוא "תו התקן" שלכם, המדד של מה שעובד יותר ופחות, של מה שמיושם ומה שדורש שינוי וייעול. הוא צריך להיות כמה שיותר מפורט ואתם צריכים כמה שיותר לעקוב אחריו. הוא צריך לכלול בין השאר: תקציב שבועי או חודשי, יעדים של מספר לקוחות והזמנות, יעדי שיווק וגם, עמודה להפתעות והפקות לקחים מהירות.

מיתוג בסיסי

אתם מאמינים במאה אחוז בעצמכם ובמוצר שלכם, ובצדק, לא פותחים עסק כל יומיים או שבועיים ואם הגעתם עד הלום, זה אומר שאתם יודעים בדיוק מה אתם מציעים ולמה אתם האנשים שצריכים לעמוד מאחורי השירות שאתם נותנים. עכשיו השאלה היא: איך מוציאים את זה החוצה ואיך מוודאים שלא רק אתם והחברים שלכם תדעו על זה?

להרבה אנשים יש הרבה רעיונות נהדרים, חלקם גאוניים, ועדיין עם רובם לא יקרה כלום. לא בגלל שהרעיון עצמו לא טוב, אלא כי הוא לא שווק נכון. האריזה של המתנה בהקשר הזה לא יותר חשובה מהמתנה עצמה, אבל בלעדיה אף אחד לא ידע שמדובר במתנה. מה זה אומר כשמדברים על פתיחת עסק חדש?

עוד הרבה לפני הרעיונות היצירתיים והמהלכים הנועזים שכבר מתרוצצים לכם בראש, הצעד הראשון הוא: מיתוג בסיסי. אם שיווק הוא האריזה אז הפעולות הראשונות של המיתוג הן המדבקה שעל האריזה, הן אלו שיעזרו ללקוח להבין שיש מולו עסק רציני ועסק שמאחוריו אנשים רציניים.

ושוב, לטקטיקות שיווק מגיעה התייחסות נפרדת, כאן אנחנו מדברים על כל מה שלפני, על מה שחיוני לבצע כדי שלשיווק בהמשך יהיה ערך אמיתי.

בקצרה, מה שאתם צריכים לעשות:

• שם עסק ברור (האם הוא מתאים לקהל היעד? מה האסוציאציה שהוא מייצר?).
• ניסוח מסר מרכזי (במשפט. אם קשה להסביר את העסק בפשטות, גם לקהל יהיה קשה להבין).
• שפה מילולית וגרפית (לוגו, צבעים, פונטים – ואיך כל אלו מתכתבים עם איך שהעסק מדבר).
• נראות מקצועית (כתובת מייל רשמית, תמונות מקצועיות של המוצר והמקום).
• תהליכים מוגדרים (הסכמים מסודרים, הצעות מחיר ברורות, תבניות של הודעות בווטסאפ ובמייל).

בסוף, פתיחת עסק חדש היא לא רק רגע של אומץ והתרגשות, אלא גם החלטה שדורשת היערכות חכמה מהיום הראשון. ככל שתגיעו אליה עם סדר פיננסי ברור, תוכנית עבודה מסודרת ומיתוג בסיסי שמספר נכון את הסיפור שלכם, כך תוכלו להתמודד טוב יותר עם ההפתעות שבדרך ולבנות בסיס יציב לצמיחה. כי עסק שמתחיל נכון לא נשען רק על רעיון טוב או על מוטיבציה גבוהה, אלא על תשתית שמאפשרת לו להתנהל, להתפתח ולהישאר רלוונטי לאורך זמן.

*מידע כללי בלבד. אין לראות באמור משום המלצה ו/או ייעוץ מכל סוג שהוא.
האשראי מועמד ע"י המלווה ישראכרט מימון בע"מ. אי עמידה בפירעון הלוואה עלולה לגרור חיוב בריבית פיגורים והליכי הוצאה לפועל.
שירות חשבון תשלום עסקי ניתן ע"י ישראכרט חשבונות תשלום בע"מ.
כפוף לתנאי השירותים.