דומה שאישורי הגעה הם אחד הרגעים הכי מביכים לקראת החתונה: הזוג וחבריהם הטובים ביותר היו יושבים על הטלפון מול רשימות של מאות אורחים ומתקשרים אחד אחד, לוודא האם יגיעו לאירוע. על אף אי הנעימות, ידיעת מספר האורחים שיגיעו בסופו של דבר לחתונה היא עניין קריטי למדי. הוא משפיע על מספר המנות, הכיסאות והשולחנות עליהם תשלמו ומספק לכם מושג כללי האם תצליחו לכסות את הוצאות החתונה.
למזלנו, עם גדילת והשתכללות שוק החתונות, עוד ועוד חברות נכנסו למשבצת הזו ומסייעות לכם לחסוך את אי הנעימות הכרוכה בסבב הטלפונים האינסופי ועדיין להקפיד על ההליך החשוב בלי לסנג'ר את הבסטי להתקשר לחברים של אמא מחוג ריקודי העם. אבל גם אם אתם מוציאים את ההליך לחברה חיצונית (וגם אם בכל זאת החלטתם לעשות זאת לבד), יש כמה דברים שחשוב שתדעו.
מתי כדאי להתחיל את סבב אישורי ההגעה?
יש מספר דברים שמשפיעים על ההחלטה מתי להתחיל לקבל אישור הגעה. החשוב ביותר הוא התאריך בו אתם צריכים לתת את ההתחייבות הסופית למקום בו אתם מתחתנים. רוב המקומות לאירועים דורשים לקבל את מספר האורחים הסופי כשבוע לפני האירוע. מאחר והליך האישורים עצמו יכול לקחת כמה ימים (בדרך כלל ארבעה או חמישה), מומלץ להתחיל את אישורי ההגעה כ-10 עד 12 יום לפני האירוע. ביצוע אישורי הגעה יותר משבועיים לפני החתונה עלול לגרום לכמות גדולה של מתלבטים ולכן מומלץ להימנע מכך.
החלטתי להסתייע בחברה שתעשה עבורי אישורי הגעה, למה לצפות?
כל חברת אישורי הגעה מעניקה שירות שונה. השיטה המומלצת ביותר לביצוע אישורי הגעה כוללת שליחת הודעת אישור הגעה וביצוע 4 סבבים טלפונים לאחר מכן. אל תתפשרו על פחות מזה. חשוב מאוד לוודא שכל סבב טלפוני מתבצע בשעות שונות ובימים שונים. חלוקת הסבבים חשובה במיוחד בגלל שהיא נותנת לאורחים ״המתלבטים״ הזדמנות לחשוב על תשובתם ולהעניק לכם תשובה מדויקת.
האם אקבל עדכון בזמן אמת של תוצאות אישורי ההגעה?
חשוב לשאול האם קיימת מערכת אישורי הגעה שמתעדכנת בזמן אמת תוך כדי ביצוע אישורי ההגעה. מעבר לכך, חשוב לבדוק שמועבר לכם מידע בנוגע למתלבטים, אורחים שמגיעים עם ילדים או בני זוג ועל מספרי טלפון שאינם זמינים בכדי שתוכלו לעדכן את המספר התקין.
על כמה אורחים להתחייב לאולם לאחר שסיימנו את סבב האישורים?
לאחר סיום תהליך אישורי ההגעה יהיה בידכם את מספר האורחים שאמרו שהם מגיעים לאירוע. ההמלצה שלנו בדר״כ היא להתחייב מול מקום האירוע על 10% פחות מכמות האורחים שאמרו שיגיעו. בפועל לא כל האורחים שאמרו שיגיעו באמת מגיעים ובכדי להגן על עצמכם מבחינה כלכלית חשוב להפחית את הכמות מתוך כמות המגיעים. הגישה הכללית היא שעדיף לפתוח שולחן רזרבה כי הגיעו יותר אורחים מאשר שיגיעו פחות אורחים מההתחיבות.
אורחים מתלבטים - מה עושים איתם?
לצערנו תמיד יהיו מתלבטים - אי אפשר להימנע מהם. ההמלצה היא להתעלם מאותם מתלבטים ולא להחשיב אותם ברגע בו אתם מתחייבים על כמות האורחים. מניסיון, הם בדרך-כלל לא מגיעים.
הכותבת היא מנהלת אירוע ובעלים ב-RSVP – אישורי הגעה וניהול אירוע