כבר שמענו על חדרי ישיבות ממותגים או על חברות שהחליטו להכניס שלל פינוקים לעובדים כדי, לתת להם תחושה ביתית (כמו חדרי שנ"צ מעוצבים במשרד, אולפן הקלטות וחדר חזרות לג'אם סשן ואפילו משרדים שבהם יש ברז בירה חופשי). אבל מה לגבי אורחים חיצוניים שמגיעים לחברה ויש לכם רק הזדמנות אחת ליצור עליהם רושם ראשוני בלתי נשכח?

לאחרונה נכנס טרנד חדש למשרדים ולחברות ישראליות, שמאפשר בעזרת כמה גימיקים פשוטים ללכוד את לב המשקיעים או לעשות רושם טוב על האורחים שמגיעים אליכם לישיבה, שהרי לפעמים זה אפילו חשוב יותר מאשר תוכן הפגישה עצמה.

למצוא בקפה את הפנים שלכם

נסו לדמיין את עצמכם מגיעים לישיבה עסקית שגרתית ואפורה כשלפתע אתם רואים את תווי הפנים שלכם מודפסים על כוס הקפה שאתם מקבלים. נשמע חלום? ובכן, חברת הסטארטאפ הישראלית Ripples, כבר הפכה את הרעיון הזה למציאות. מדובר בפלטפורמה חדשה המאפשרת הדפסה של תמונות ומסרים על גבי משקאות מוקצפים (כמו קפה ובירה) או לחילופין קוקטיילים (למקרה והישיבה שלכם תופסת כיוון זורם יותר). כל זה קורה באמצעות מדפסת משקאות חכמה המאפשרת בתוך 10 שניות להדפיס על כוס משקה עתירת קצף, על ידי שימוש בסילון "דיו" המופק מתמציות טבעיות.

"התגובות הראשונות בדרך כלל הן הפתעה מוחלטת, ממש וואו ראשוני המלווה בצילום במכשיר הסלולרי ושיתוף במדיות החברתיות", מספר יוסי משולם מנכ"ל החברה, "באמצעות פרסונליזציה של הקפה ניתן 'לשבור את הקרח' בפגישות עסקיות, בראיונות עבודה ובפגישות רבות משתתפים. כך מתאפשרת חוויה ייחודית לכל אורח, איתה הוא יכול להתחבר ואותה ישמח לשתף עם העולם".

איך להרשים את האורחים שבאים למשרד
"התגובות הראשונות בדרך כלל הן הפתעה מוחלטת" | צילום: גל בן זאב, יחצ

המדפסת המיוחדת שנקראת גם Ripple Maker, כוללת ספריית תוכן עשירה, אליה ניתן להוסיף גם תכנים מקוריים בזמן אמת - כך שאפילו בזמן אמת אתם יכולים להחליט שאתם מחליפים ומשנים דברים ואפילו מתכתבים עם מהלך הישיבה.

קוביות במקום כיסא משרדי

אחד האתגרים הכי קשים בישיבה עסקית ארוכה הוא למעשה הישיבה הארוכה עצמה, שמתמשכת וגורמת לאי נוחות פיזית ואף לכאבים בגב התחתון - כשאתם יכולים למצוא את עצמכם ממשיכים איתם הרבה אחרי שכיוונתם את הוויז הביתה. ובכן, גם כאן נמצא פתרון יצירתי ומפתיע על ידי חברת גלובל ישראל לריהוט משרדי. החברה מציעה ריהוט מקורי עם גימיקים ומוצרים שאתם לא רגילים למצוא בחדרי ישיבות למשל – קוביות ה-PIXEL שמתפקדת ככיסא, כשולחן, כמדף ואפילו כמקום אחסון וכטריבונה. בעזרת כמה קוביות בגדלים שונים חדר הישיבות הופך למעבדת חשיבה צעירה, מודולרית ויצירתית.

איך להרשים את האורחים שבאים למשרד
כשבאים לתכנן חלל ישיבות צריך לחשוב על התחושה של האורח" | צילום: גלובל, יחצ

"כשבאים לתכנן חלל ישיבות צריך לחשוב על התחושה של האורח כשהוא נכנס לחלל וזה כולל שלושה גורמים", מסבירה גילי וקס, מנהלת השיווק של החברה, "הנוחות לפגישות ארוכות, היצירתיות לסיעור המוחות והריכוז. כשאנחנו מעצבים את הריהוט אנחנו נותנים את הדגש לרבדים האלה כדי שהפתרון יהיה אולטימטיבי – גם איכותי, גם יפה, גם קולע וכמובן – שירשים את האורחים".

כשחדר הישיבות הוא בעצם מרתף יין

ואם אנחנו מדברים כבר על חלל שונה, אולי במקום להישאר בחדר הישיבות הלקוני והקר, למה שלא תיפגשו באיזה מרתף יין מהמם או חדר עם נוף לים? בחברת Meetinkz הישראלית כבר חשבו גם על הרעיון הזה ומציעים לכם לקיים ישיבות בחדרי ישיבות מיוחדים, כמו למשל חדר ישיבות במגדל תל אביבי הצופה אל הנוף של כל גוש דן, או לחילופין לופט אורבני בלב העיר, מזקקת וויסקי, סטודיו באווירת שוק הפשפשים וגם סלון ביתי ואינטימי.

הרעיון שמאחורי המיזם הוא לייעל שטחי נדל"ן שיכולים להתאים לפגישות, אך עומדים ריקים במשך רוב שעות היום. החללים מושכרים לפי שעה וניתן להזמינם אונליין בכמה קליקים בודדים, לפי פרמטרים כמו תקציב, כמות משתתפים, מיקום ומטרת הפגישה. כיום החברה הינה חברה גלובלית ומאפשר לאנשי עסקים להזמין חדרי ישיבות גם במהלך נסיעות עסקיות מחוץ לישראל.

איך להרשים את האורחים שבאים למשרד
ישיבה עסקית באמצע בניין לשימור | צילום: דור שרון, יחצ

"הבנתי שיש קושי גדול ומורכבות במציאת חדרי ישיבות לפי שעה באופן מהיר וזול", מספרת דורין שרון מייסדת החברה, "עד שהקמנו את החברה ב-2017 הנושא הזה העסיק מנהלות כוח אדם ומחלקות שיווק במשך ימים שלמים. כרגע טווח ההזמנה התקצר משמעותית, מגוון המקומות גדל ואיתו גם ההשראה שניתן לקבל".

שרון ממשיכה עם אנקדוטה שהיא אוהבת לספר כדי להסביר את מהות הרעיון: "כששאלו את הברון רוטשילד מה היה היין הכי טעים שהוא שתה בחייו, התשובה הייתה שזה היה לצד נערה יפיפייה ועל גדות הנהר", היא מספרת, "הוא לא נקב בשם היין אלא התמקד באווירה, ואפשר להסיק מזה גם בנוגע לעולם פגישות העסקים – לא רק תוכן הפגישה חשוב אלא גם האווירה וכל המשפיעים מסביב".

איך להרשים את האורחים שבאים למשרד
גלריה להרצאות בגליל המערבי | צילום: דור שרון, יחצ

"אנחנו באמת מאמינים שעל ידי זה שאנחנו עוזרים ללקוחות שלנו לייצר את האווירה המושלמת, הפגישה עם לקוחותיו תהיה מוצלחת. ללקוח שלנו נשאר רק להגיע לפגישה ולעשות את מה שהוא יודע הכי טוב ולהציג את המוצר שלו". בנוסף, בחלק מהמקומות ניתן לקבל גם שירותים "אקסטרה" כמו כיבוד מתחלף, מסך ענק, ריהוט נוח ואורתופדי ועוד. בעלי המקומות המושכרים יכולים לראות זאת כעוד הכנסה לעסק והזדמנות ליצירת קשרים עם שותפים עסקיים. מנגד צרכני השירות נהנים מחדרי ישיבות מרשימים, מבלי לתחזק אותם באופן שוטף.

סתם גימיק או השקעה חכמה?

ועכשיו בואו נשאל את השאלה החשובה באמת – בהתחשב בעובדה שאף אחד מהשירותים שציינו כנראה לא ניתן בחינם ודורש השקעה של זמן ותקציב, כמה באמת משתלם להשקיע במגוון הפיתויים היצירתיים למהלך הישיבה?

"בידול, מיצוב ומיתוג של חברות צריך להיעשות בשני רבדים", מסבירה איה לחמי, יועצת ארגונים ומנכ"לית 'איה לחמי יועצים', "הרובד הראשון הוא החוצה אל מול הלקוחות והרובד השני הוא פנימה אל מול העובדים. המיתוג הפנימי חשוב מעין כמותו ליצירת חוויה איכותית של העובדים במסגרת עבודתם בארגון, שבתורה מביאה למחוברות ארגונית ולרווחיות ארגונית. את הקסם הזה ניתן לראות באספקטים ארגוניים רבים, החל מנראות חלל המשרדים ועד לאופן שבו מנהלים ישיבות חברה, ראיונות עם מועמדים וכדומה".

איך להרשים את האורחים שבאים למשרד
איה לחמי, יועצת ארגונים ומנכ"לית 'איה לחמי יועצים' | צילום: איה לחמי יועצים, יחצ

"ישנן חברות למשל שמקפידות שחלל המשרדים יהיה שקוף ופתוח, בלי חדרים פרטיים ובלי דלתות, על מנת להדגיש את ערך השקיפות, ישנן חברות שיתחילו ויסיימו בזמן ישיבות ואחרות לא יקפידו כלל על הזמנים ויש חברות שלא יקיימו פגישות בשעות צהריים או אחרי 17:00 על מנת לא לפגוע בלוח הזמנים של העובדים שצריכים לצאת הביתה להיות עם הילדים", מסבירה לחמי, "יש חברות שיזמינו כיבוד של פירות וירקות משום שחשובה להם בריאות עובדיהם ואחרות שינהלו פגישות ללא הובלה כבסיס לניהול לא היררכי".

לחמי מסכמת כי ערכים אלו, שאנו רגילים לראות בתוך המשרד, חשוב להחצין כלפי השותפים העסקיים הנוכחיים או הפוטנציאליים של החברה. "ניתן לגייס את היצירתיות והחשיבה הפנים ארגונית לניהול המיתוג החיצוני כלפי לקוחות. למשל חברות שמשתמשות בגימיקים במהלך ישיבות או חברות שמנהלות ישיבות בחללים לא סטנדרטיים שלעיתים כוללים ספות ישיבה, עיצוב ייחודי על הקירות או המון מוצרי השראה. חברה שרוצה להדגיש את ערכי היצירתיות או החדשנות יכולה לארח את האורחים כך ובעצם להמחיש את המהות שלה. את החשיבות של זה לנטוורקינג ולרושם החיצוני אפשר להבין בקלות".