רשימת המטלות בחיינו כמעט אינסופית. אם מדובר בניהול הבית ואם בעבודה, יש לנו רשימה ארוכה מאוד של מטלות, חלקן חשובות מאוד וחלקן פחות. האחריות הגדולה הזו יוצרת עומס משימות שעלינו לזכור לבצע, והעומס גורם לנו לשכוח חלק מהן. לא פעם אנחנו מתחילים משימה ולא מסיימים אותה, או בוחרים להתמקד דווקא במשימות הפחות חשובות.
בדיוק לשם כך פיתח דיויד אלן את שיטת GTD - Getting Things Done. מטרת השיטה היא להפחית את עומס המשימות שעלינו לזכור, ובו זמנית להגדיל את היקף הביצוע של אותן המשימות.

איש עסקים ממהר מסתכל על השעון (צילום: jupiter images)
בלי לאבד משימות, בלי להילחץ מהן | צילום: jupiter images

בניהול זמן קלאסי העיקרון המנחה הוא סדר העדיפויות. לעומת זאת, אלן מציע שיטה המבוססת על שני עקרונות – שליטה ופרספקטיבה. כלומר, שליטה בהיקף המשימות שעלינו לבצע בעזרת עזרים חיצוניים (פתקים, מערכת ממוחשבת וכו') ופרספקטיבה רחבת היקף המאפשרת לסדר את המשימות היומיות והשבועיות, וגם את המטרות לשנה הקרובה, לחמש השנים הקרובות ואת המטרות לחיים.

שמים את המטלות בסל

"מצאתי הרצאה של דיויד שעוסקת ב-GTD", מספר אריק ברץ מפורום NLP ודמיון מודרך באתר תפוז, על היכרותו עם השיטה. "מה שהוא אמר נגע בכמה נקודות כואבות אצלי - התחלת משימות מבלי לסיים אותן, העומס בראש. ההסבר שדיויד נתן לנושא מצא חן בעיני. הוא קרא לזה באנגלית Open Loops, או מעגלים פתוחים, ומכיוון שלא נסגרו הם תופסים מקום במחשבות שלנו ומכבידים עלינו".

ברץ מספר כי העיקרון הבסיסי בשיטה הוא להעתיק את אותם מעגלים פתוחים מהראש אל מערכת שנמצאת מחוץ לראש, "למשל על נייר, במחשב, בטלפון וכדומה. לא משנה מה המערכת, מה שחשוב זה שאנחנו בוטחים בה לחלוטין.
"המערכת שלי כוללת פיסות נייר אינדקס שאני שומר בארנק, מערכת תיקיות ממוחשבת שמשותפת לטלפון הסלולרי ולמחשב, יומן ממוחשב ודואר אלקטרוני. כל אחד והמערכת שנוחה לו. התוצאה של ההעתקה אל מערכת חיצונית ואמינה היא שאין צורך להחזיק את המעגלים בראש ואפשר לתת למערכת לזכור אותם".

לדבריו, השיטה כוללת איסוף מטלות, עיבוד מטלות - כלומר מציאת הפעולה הבאה הקשורה אליהם, וחלוקה לשלוש קטגוריות: לביצוע מיידי, להאצלת סמכות או לדחות.

וההשפעה? "ברמה היומיומית יותר קל לי להחליט מה לעשות בכל רגע. יש לי את המערכת שמציגה לפניי בבירור מה המשימות הפתוחות ובאיזה הקשר. מספר הדברים שנופלים בין הכיסאות כי שכחתי לחזור למישהו וכדומה ירד משמעותית, ואני יותר רגוע במהלך היום כי אני עסוק במשימה אחת בלבד. אני כבר די מתורגל בהעברת הדברים שמגיעים אל שולחני למערכת ויצירת פרויקטים ומשימות עבורם. הכלל הזה גרם לי להרבה נחת ויכולת להעריך בצורה טובה יותר את מה שקורה מסביבי.

עם זאת, לא הכל מושלם. "יש לי בעיה בתכנון מעבר ליום אחד", אומר ברץ. "אני מבצע משימות רבות כי הן נראות דחופות, למרות שחשיבותן אינה גבוהה, אבל זה תהליך לימוד עבורי". ואכן, השיטה המלאה מדברת על שש רמות של אחריות: הפעולות הנוכחיות, הפרויקטים הנוכחיים, שטחי אחריות בחיים, מטרות שנתיות, חזון לחמש השנים הקרובות, מטרות לכל החיים. כלים אלו, לאחר שלומדים ליישם אותם, עוזרים לאסוף את כל המשימות הרבות, לקבוע את סדרי העדיפויות, ולפקח על היישום שלהם.

רוצים ליישם את שיטת אלן בחייכם? קבלו כמה טיפים בסיסיים

גבר מיואש במשרד (צילום: Justin Horrocks, Istock)
במקום לשבור את הראש, נקה את הסל | צילום: Justin Horrocks, Istock

ראשית, הגדירו את הסל שלכם. בסל תשימו את המשימות שעליכם לבצע. הוא יכול להיות דואר אלקטרוני, מחשב, טלפון חכם וכו'. המטרה היא להוציא את כל המשימות מהראש לסל.

שנית, עליכם לרוקן את הסל שלכם ממשימות אחת לשבוע בצורה כזו:

  • מתחילים עם המשימה הראשונה.
  • מטפלים בכל פעם במשימה אחת בלבד.
  • לעולם לא מחזירים משימה לסל.
  • אם המשימה לוקחת פחות משתי דקות - יש לבצע אותה, או להטיל על מישהו אחר לבצע אותה, או לדחות את הביצוע.
  • אם המשימה אינה דורשת ביצוע, יש לתייק אותה להתייחסות עתידית או למחוק אותה.

כל משימה הדורשת יותר מפעולה פיזית אחת להשלמתה מוגדרת כפרויקט. יש לעקוב אחר הפרויקטים ולבדוק אותם על בסיס קבוע כדי להבטיח שהם בטיפול.

בפיקוח על יישום פרויקטים יש לבצע רישום מדויק של כל שלב ולפקח עליו. אם הפרויקט הוא לסיים את הכנת המצגת בעבודה, יש להפריד בין השלבים ולעקוב אחר כל משימה בנפרד: פגישה עם אחד מעובדי החברה, איסוף חומר מהאינטרנט וכו'.

אם אתם מחכים לתגובה או פעולה של אדם אחר ביחס לפרויקט שלכם, חשוב לרשום זאת בסל שלכם ולוודא שהנושא בטיפול.

>> איך לסדר את היום מבחינה אנרגטית?
שבע דרכים מהירות להוריד את הלחץ