אוי לא, רק קמתי וכבר יש לי 32 הודעות שלא נקראו בתיבת הדואר! מאיפה בכלל מתחילים לטפל בכולן? אולי אני רק אקרא את הראשונות? אולי אני אענה על כמה ואחזור אל השאר אחר כך? ומה אני אעשה עם כל ההודעות שדחיתי מאתמול פשוט כי לא היה לי כוח להתעסק איתן? אוף!!!
אם גם אתם מנהלים את החיים שלכם דרך תוכנת הדוא"ל, אתם בטח מכירים את תחושת הלחץ שהדואר הנכנס יוצר. ההודעות זורמות מדי יום ואפילו מדי שעה, והעומס בתיבה הופך לעומס מנטלי. אבל אם תנסו להחיל על הדוא"ל שלכם את גישת הזן - שבמרכזה הפשטות והניקיון - תגלו שהראש מתפנה לעסוק בדברים החשובים. השיטה הבאה תאפשר לכם לשמור על תיבת דואר נכנס נקייה, ובהתאם גם על ראש נקי. אפשר ליישם אותה בכל תוכנת דוא"ל. ככה זה עובד:
1. אל תבדקו דוא"ל על הבוקר
בדיקת הדוא"ל על הבוקר עלולה לתקוע אתכם מול תיבת הדואר הנכנס לזמן ארוך, ולשבש לכם את התחלת היום. במקום זה, נצלו את האנרגיה של הבוקר בשביל לעשות את המטלה (או שתיים שלוש מטלות) שדחיתם מאתמול. אחרי שהצלחתם לסיים, קחו את תחושת הניצחון הקטנה הזו ואז פנו לבדוק דואר.
2. אל תשאירו את הדוא"ל פתוח כל הזמן
הטיפ הזה דומה לטיפ הראשון. תוכנת דוא"ל פתוחה היא מלכודת של תשומת לב - אתם לא מפסיקים להציץ אליה, בעיקר כשאתם עסוקים במטלות שמבאסות אתכם. המצב עוד יותר חמור אם יש לכם הודעה אוטומטית על כל דואר שנכנס. נסו לבדוק דואר כל שעה עגולה או בין משימות אחרות.
3. טפלו בכל הודעה מיד
במקום לצבור הודעות, מיינו אותן באופן מיידי, לפי השיטה הבאה:
• דואר זבל, מצגת מיותרת או סתם דואר המוני?
מחקו אותו מייד.
• הודעה ארוכה שלא דורשת מכם תגובה?
העבירו אותה לתיקיית "לקריאה", או אפילו הדפיסו אותה וקראו אותה ברגע פנאי (כשאתם באוטובוס, בארוחת הצהריים או בתור לבנק).
• ההודעה דורשת פעולה קצרה?
אם אפשר להיפטר מהמטלה תוך דקה או שתיים, בצעו אותה מייד. המטלות הקצרות הן מקור כל רע, וכשהן מצטברות, הן תופסות נפח גדול מהמשקל האמיתי שלהן.
• ההודעה דורשת פעולה ארוכה?
רשמו את הפעולה ברשימת המטלות שלכם, ותייקו את ההודעה בתיקיית "לביצוע". אם ההודעה כוללת מידע החשוב לביצוע המטלה, תוכלו לחזור אליה מאוחר יותר.
• ההודעה לא לביצוע, אבל אתם ממתינים למידע נוסף או תגובה?
העבירו את ההודעה לתיקיית "בהמתנה", אותה תוכלו לבדוק מדי יום. אל תשאירו אותה בתיבת הדואר הנכנס, היא סתם תסתום לכם את הנוף.
בהתאם לרוח הזן, גם השיטה עצמה לא מורכבת מעשרות סעיפים. תוכלו כמובן להתאים אותה לצרכים שלכם, אבל אם תקפידו על העקרונות הפשוטים שלה, תקבלו תיבת דואר נקייה ובעיקר ראש נקי להתעסק בעבודה שלכם.
ואם יש לכם עוד טיפים - תנו לנו בטוקבקים.