כל חייל צה"ל מחויב להתקין את אפליקציית דו"ח 1 ולמלא דרכה דיווח נוכחות עבור אותו יום. עד היום (ראשון), חיילים היו מחויבים לשלוח דיווח באפליקציה מדי יום בשעות הבוקר. כך קרה שחיילים רבים שכחו למלא את הדו"ח, וחלקם אף הורידו אפליקציות בתשלום, שימלאו עבורם את הדיווח אוטומטית.
כעת וכדי לצמצם בירוקרטיה, יתאפשר לחיילים למלא דיווח עד שבוע קדימה - במקום בכל בוקר מחדש. החיילים יועלו להזין את הימים בהם הינם עתידים לשהות בבסיס במהלך השבוע, כשבמידת הצורך ניתן יהיה לבצע תיקונים ולעדכן שינויים, באישור המפקדים.
בצה"ל מדגישים שרק החייל או החיילת יכולים לדווח על סטטוס הנוכחות שלהם לשבוע הקרוב. כמו כן, על המפקדים לאשר את הדיווחים של חייליהם בכל יום בצורה פרטנית - גם אם מדובר בדיווח במרוכז עתידית.
בצבא אומרים כי דו"ח 1 נועד לאפשר שליטה מלאה בכוח האדם ביחידות צה"ל, הן בשגרה והן בחירום. אחריותו של כל מפקד ביחידה היא לדעת היכן נמצאים פקודיו בכל רגע נתון.
באמצעות דיווח תקין של דו"ח 1, יש מעקב משאבי אנוש על הטיפול במשרתים: ביקורים של חיילים מאושפזים, ראיונות לאחר חופשה מיוחדת, מעקב אחרי ניצול ימי חופשה להם זכאים החיילים וכו'.
"שליטה בכוח אדם היא ראשית הצירים לבקרה ומעקב אחרי נוכחות משרתי צה"ל", מסבירים בצבא. "מעצם דיווח הנוכחות, נגזרות ההפניות המקצועיות לטיפול בפרט, באמצעות הפקודות והנהלים בהתאם לדיווח".
כך השתנה הדו"ח 1
עד לפני פחות משנתיים דו"ח 1 בצה"ל התנהל רובו באופן ידני, כך שתמונת הנוכחות של כוח האדם המלאה התקבלה לאחר זמן עבודה רב. עם עליית אפליקציית דו"ח 1 והדיווח של המשרתים עצמם באפליקציה, תמונת נוכחות כוח האדם מתקבלת באופן מיידי.
עתה, אומרים בצה"ל כי עשו צעד נוסף להנגשת הדיווח למשרתים, באמצעות החידוש באפליקציה שפותחה ע"י יחידת שחר, בשיתוף מפקדת חיל משאבי האנוש. בצה"ל אומרים כי צעד זה הוא חלק קטן מעבודת מטה רחבה שנועדה לצמצם את הבירוקרטיה, כחלק מתפיסת "חווית המשרת" שמהותה הסתכלות רחבה ושלמה על הפרט. "זהו רק קצה המזלג, צפויות בשורות נוספות בקרוב", אומרים בצה"ל.
בצבא מדגישים לחיילים כי האפשרות להזנת דו"ח 1 עתידי עבור פתוחה בכל אחד מימות השבוע ולמשך שבוע קדימה. שעות הדיווח יישארו ללא שינוי למי שמעדכן על בסיס יומי: 10:15-5:00.