הסטארטאפ הישראלי שרוצה לחסוך פגישות מיותרות: "עלות פגישה בודדת עלתה לארגון 679 אלף דולר"

לרבים מאיתנו כבר יצא להיות מופתעים באמצע היום מפגישה ששכחנו מקיומה, עד שפתאום צצה תזכורת אליה ביומן. בין אם היא פנים אל פנים, ובין אם בזום, מסתבר שפגישה אחת שגרתית יכולה לעלות לארגון אפילו מאות אלפי דולרים.

לפי נתונים חדשים של הסטארטאפ הישראלי SynqUp (סינק-אפ), ישיבה שנתית בודדת שנמדדה באמצעות המערכת עלתה לארגון 679 אלף דולר. איך הם חישבו את זה? שכר שעתי של כל משתתף כפול מספר משתתפים, ובפגישה הזאת היו הרבה בכירים והיא נמשכה הרבה זמן. בנוסף, בסינק-אפ מצאו כי 88.3% מהפגישות בפועל מתקיימות ללא אג'נדה ברורה, ויותר מ-53% מחלונות הפוקוס בארגוני פיתוח מופרעים על ידי ישיבות.

הנתונים מצטרפים למחקרים בינלאומיים שממחישים את הבעיה: לפי Zippia, עובדים בארה"ב מבזבזים בממוצע 31 שעות בחודש על פגישות לא אפקטיביות, ורק 11% מהן נחשבות פרודוקטיביות. דוח של מיקרוסופט מצא כי 68% מהעובדים מתקשים למצוא זמן רציף לעבודה, ו-57% מזמנם מושקע בתקשורת פנימית במקום במשימות הליבה. Harvard Business Review דיווח על עלייה של 60% במספר הפגישות מרחוק מאז 2020, משבר הקורונה, ודו"ח של Doodle העריך את הנזק השנתי למשק האמריקאי בכ-400 מיליארד דולר.

לדברי יניב ניצן, מנכ"ל ומייסד-שותף של SynqUp, "אנחנו רגילים למדוד כסף עד השקל האחרון, אבל כמעט לא מודדים זמן. התוצאה היא שארגונים יכולים לשרוף מיליונים על ישיבות שאין להן שום ערך אמיתי. הבעיה האמיתית אינה העובדים - אלא המערכת. בלי שקיפות ביומנים, אף אחד לא באמת יודע איפה הזמן נעלם".

כדי לתת לארגונים את השקיפות הזו, סינק-אפ פיתחה סוכני AI מבוססי LLM שמתחברים ליומנים הארגוניים, מנתחים תבניות עבודה ומזהים דפוסים מזיקים כמו פגישות ארוכות מדי, משתתפים מיותרים או ימים "חסרי חמצן". הסוכנים מציגים למנהלים תמונת מצב מלאה של מוקדי הבזבוז, ובמקביל פונים לעובדים עצמם ברגע הנכון ובשפה לא שיפוטית כדי לעודד שינוי התנהגותי - למשל לבדוק אם כל המשתתפים חיוניים או אם ניתן לקצר את הישיבה. "המטרה - לשנות דפוסים שמצטברים לנזק של מיליארדים".

סינק-אפ נוסדה במאי 2023 על ידי היזמים הסדרתיים יניב ניצן ומתן פרוטר, שכבר מאחוריהם שני אקזיטים (Soomla שנרכשה על ידי ironSource ו-InfinityAR שנמכרה ל-Alibaba). החברה פועלת כבוטסטראפ עם מודל הכנסות פעיל, ומתנהלת באיזון תזרימי בחודשים האחרונים, כך לדבריהם.

ההשראה למערכת שפיתחו נולדה מהתסכול היומיומי שכולנו חווים. "מנהלים ועובדים שמוצאים את עצמם 'רודפים אחרי הזמן' בין ישיבות, מיילים ותיאומים - ולא מספיקים לעבוד", כך לדברי ניצן.

סינק-אפ פועלת כבר היום בחברות ישראליות כמו Fiverr ו-EX.CO. לקוח נוסף, עם אלף עובדים, דיווח על חיסכון שנתי של מעל מיליון דולר, כך לדבריהם. "הפידבק של המשתמשים להמלצות הוא מקור המידע המרכזי לשיפור המנוע", אומר ניצן.

בחברה מספרים כי 40% מההמלצות שלהם לעובדים מיושמות, והם רואים בכך נתון גבוה: "גם אם מנכ"ל היה עובר אחד-אחד בין העובדים, הוא לא היה מגיע ל-40% קבלה של המלצות לשינוי דפוסי התנהגות", אומר ניצן. "יש ארגון שבו חסכנו לעובד 5.3 שעות בממוצע מדי חודש".

ומה הלאה? מבחינת SynqUp, פגישות הן רק השכבה הראשונה, הבעיה הרחבה היא התקשורת הארגונית כולה. "כיום, משימות כמו מילוי דוחות שעות, משובי רבעון או סקרי שביעות רצון נופלות על שכבת הניהול - מה שיוצר מצב שבו על כל עובד יצרני יש 9 מנהלים", אומר ניצן. "החזון של החברה הוא להשתמש בסוכני AI לא רק כדי לחסוך זמן בפגישות, אלא כדי להפוך את ניהול הזמן כולו למשמעת אסטרטגית - בדיוק כמו כספים או מלאי. המטרה: לחסוך לעולם מיליארד שעות עבודה בשנה".