חברות ההייטק הישראליות שהחליטו לבטל כמעט לגמרי את הפגישות: "בזבוז זמן יקר"

לצד ההתלבטות סביב מספר ימי העבודה מהמשרד, נושא שעלה לאחרונה לכותרות בשל ההחלטה של וויקס להחזיר את עובדיה לחמישה ימים מהמשרד, נתונים מהשנים האחרונות מצביעים על גורמים נוספים שמשפיעים על יעילות העובדים. כך, דוח העבודה של מיקרוסופט משנת 2024 חשף כי העובד הממוצע מקדיש 60% מזמנו לתקשורת (פגישות ומיילים) ורק 40% ליצירה ממשית, מה שיוצר "חוב דיגיטלי" המעכב חדשנות. במקביל, מחקר של MIT משנת 2022 הראה כי מחיקה של 40% מהפגישות ביומן הובילה לזינוק של 71% בתפוקה.

בחברת הדאטה העסקית לושה (Lusha) החליטו לאחרונה על ביטול גורף של פגישות שבועיות קבועת ופגישות 1:1, מפני שבראייתם הן הפכו לרוב ללא אפקטיביות.

"גילינו ש-60% מהפגישות ביומן הן 1:1, ורובן קבועות מראש, כך שהן מצטברות למאות שעות עבודה", אומרת מורן יונה-מץ, VP People & Culture בלושה, פסיכולוגית ארגונית ומנהלת מוצר. "המודל הזה מתבסס על הנחות יסוד של עולם יציב, היררכיה ומשימות פשוטות, אבל זה כבר לא העולם שבו אנחנו חיים. היום המשימות מורכבות וחוצות מחלקות, והעבודה צריכה להיות מאורגנת אחרת, א-סינכרונית וסינכרונית. המידע צריך לזרום חכם ולא להיתקע בפגישה בין ארבעה קירות".

לדבריה, "כשכבר נפגשים, הפגישות צריכות להיות סביב פרויקט - עם כל האנשים הרלוונטיים לחשיבה משותפת ואפקטיבית. צריך להעביר מידע ולייצר שקיפות באופן שוטף בסביבות עבודה דיגיטליות, ואת הפגישות לייחד לחשיבה משותפת ולבריינסטורמינג (סיעור מוחות) ולא לדיווח".

"ריבוי פגישות ה-1:1 פוגע בזמן המוקדש לסיעור מוחות ולחשיבה קבוצתית משמעותית", מוסיפה יונה-מץ. "במקום לכנס את כולם לדיון משותף, נוצר מצב של סבב פגישות אישיות שגוזל פי שלושה יותר זמן. לכן, התחלנו בתהליך של 'ניקוי יומנים' ומעבר לפגישות אד-הוק לפי צורך".

לדבריה, כבר לאחר שבועיים המנהלים דיווחו שהמהלך "שינה להם את העולם". "פתאום נוצר זמן, נפגשים סביב הנושאים הנכונים, והיחסים הבין-אישיים והמקצועיים אפילו השתפרו. המהלך הזה הוא לא נגד השיח האישי, שעדיין קיים כשצריך, הוא נגד הריטואל והקיבעון. המציאות החדשה דורשת מאיתנו לנהל אחרת, להתאים את עצמנו לצרכי השעה ולערער על כל מה שמקובע ולא מקדם".

גם בחברת הטכנולוגיה ONE, שמעסיקה מעל 9,000 עובדים בעשרות חטיבות וחברות-בת, מספרים כי בשנה האחרונה החליטו להפחית פגישות עדכון שוטפות שקובעות ביומנים, ועברו ל"פגישות נחוצות וממוקדות בלבד", רק כאשר עולה צורך קונקרטי לקיים אותן.

לדברי עודד סנדלר, מנהל אשכול חברות ה-ERP בקבוצת ONE, "הבנו שהעבודה בכל מקרה מתבצעת במקביל ובאופן א-סינכרוני בהרבה ערוצים וממשקים צוותיים ובינאישיים, וכן - אני מתכוון גם לוואטסאפ".

סנדלר סבור כי שינוי המדיניות עובד: "אני חושב שזה הצליח למקד, ועוזר לכולנו לנצל את הזמן שלנו טוב יותר לטובת הלקוחות וההצלחה שלהם, ולכן בשנת 2026 אנחנו ממשיכים במדיניות הזו", הוא אומר.

"חדר הישיבות עומד מיותם כל השנה"

בחברת Bright Data, שפיתחה מגוון כלים לאיסוף דאטה פומבי מהרשת, מספרים כי הבינו כבר בתחילת הדרך שפגישות עבודה מרובות משתתפים הן לרוב "בזבוז זמן יקר, שלא מקדם את העובד ולא את השגת המטרות הארגוניות".

לראיה, במטה החברה המעסיקה כ-500 עובדים, קיים רק חדר ישיבות קטן אחד, שגם הוא מיותם במרבית ימות השנה, כך לדבריהם.

"יומן הפגישות השבועי שלי לרוב ריק לחלוטין, ואם בכל זאת משובצת שם פגישה, זאת פגישה קצרה אחד-על-אחד עם אחד מהעובדים שלי או המנהל שלי", מספר אורי רפאל באום, Senior Director of Marketing Operations בחברה. "כל עובד ועובדת יודעים היטב על אילו פרויקטים ומשימות הם עובדים, ואם הם זקוקים לתמיכה של קולגה או להתייעצות עם המנהל, הם יכול לקפוץ לשיחה קצרה בארבע עיניים כדי להתקדם בביצוע המשימה.

"לרוב, פגישות מרובות משתתפים מובילות לשריפת זמן מיותרת, שבה כל אחד אומר את דעתו, ובסוף מתברר שכל משתתפי הפגישה יכלו לעשות דברים מועילים יותר עם הזמן שלהם".

באום מציין כי הפגישה היחידה שנמצאת קבוע ביומן של כל העובדים היא מפגש חודשי אחד של 30-45 דקות עם המנכ"ל, המיועדת לעדכון כללי ומתן הזדמנות לשאול שאלות. "כשהיומן ריק מפגישות, יש ניצול מיטבי של הזמן שמאפשר לנו להיות ממוקדים בעבודה, זה חלק אינהרנטי מההצלחה שלנו. אצלנו לא שומעים משפטים כמו 'כל היום הייתי בפגישות ולא הספקתי לעשות שום דבר'".

"פגישות הן לא ברירת מחדל"

"יש פגישות שאתה יוצא מהן ושואל את עצמך איך עברו 45 דקות ומה בעצם השתנה. בעיקר פגישות 'סינכרון'. אלו פגישות שלא מחליטים בהן כלום אבל כולם מעודכנים, רק שבדרך איבדנו שעת עבודה טובה. אז עם הזמן הבנו שפגישות הן כלי, לא ברירת מחדל", אומר שחר פולק, Head of Engineering בחברת Imagen, המתמחה בעבודה עם מודלי AI לצלמים מקצועיים.

"לכן, ביום יום הם מצמצמים אותן למינימום. ב-R&D כל צוות מחליט לבד מתי ואיזו פגישה הוא צריך. יש Show and Tell אחת לשבועיים, 45 דקות, בלי סטטוסים. רק דברים שנבנו, נשברו ונלמדו. מעבר לזה, רוב העבודה מתבצעת א-סינכרונית".

ויש גם חוק פשוט, מגלה פולק: "אם מישהו מרגיש שפגישה לא נותנת לו ערך, או שאין לו מה לתרום בה, זה לגיטימי לגמרי להגיד תודה ולצאת.

"אני אומר את זה מניסיון אישי, עבדתי בעבר בחברה שבה 90% מהיום עבר מקפיצה לפגישה לפגישה. בקושי נשארה דקה ללכת להתפנות, וגם לא באמת עשינו שם יותר מדי, אבל כל הזמן היה וויב של כולם עסוקים. מאז אני מאמין בזה: פגישה צריכה להצדיק את הקיום שלה, וכשהיא לא עושה את זה, עדיף לוותר".