לפני כמה ימים גוגל חסמו את החשבון של אמא שלי ל-24 שעות. הסיבה הייתה ”תנועה חשודה של אימיילים“. במילים אחרות, אמא שלי נכנסה לתיבה שלה אחרי העדרות ממושכת וביום אחד העבירה עשרות אימיילים לכל הקבוצות שיש לה - מאות נמענים. אני חושב על כל האמהות ששולחות עכשיו מאות מיילים, מכפיל אותם בכמות האמהות בעולם, ואני רק מתחיל להבין איזה שטף עצום ונוראי של אימיילים שוטף את העולם ומפריע לנו לעבוד. עכשיו תוסיפו למשוואה את מכונות המלחמה של הספמארים, ותבינו למה תיבת הדואר שלכם נראית כמו שהיא נראית. לאדם ממוצע יש לפחות עשרים או שלושים אימיילים לברור ביניהם מידי יום. במקרה הטוב: אם אתם עובדים במשרד ממוצע, האימייל הוא כנראה כלי העבודה העיקרי שלכם, ואתם מקבלים לעיתים מאות אימיילים ביום.
הבעיה מכפילה את עצמה כאשר לא מספיקים לענות לאימיילים ולפתע יש יותר אימיילים בתיבת הדואר שלכם מאשר תצליחו להתמודד איתה אי פעם. כאשר התיבה צפוצה, היאוש מתגנב ויעילות התגובה שלנו יורדת. הדרך היחידה להתמודד עם הכמות הזו היא להתחיל להיות קשוחים עם תיבת הדואר שלכם.
ספאם
הדבר הראשון שמשתמש אחראי חייב לעצמו הוא מסנן ספאם טוב. אם אתם משתמשים בג'ימייל אתם נהנים ממסנן לא רע בכלל. למייל המשרדי שלכם יש כמה חברות, כמו Atera, המספקות שירותי סינון. הבעיה שבניגוד שלמסנן של גוגל שעובד לרוחב – כלומר, מקבל את הסינון שלו מאלפי המשתמשים של גוגל שעוזרים להפוך אותו לטוב יותר – המסננים הפרטיים דורשים עבודת אימון מסוימת. מידי פעם תאלצו לברור בתוך ספריית הספאם כדי לאתר אימיילים ראויים שנזרקו בטעות על ידי המערכת. אותו הדבר גם כאשר מדובר בתוכנות לאנשים פרטיים. למשתמשי מק ישנה תוכנה מעולה בשם SpameSieve שעובדת עם רוב תוכנות האימייל הקיימות בשוק. לאחר כ-100 אימיילים שהמשתמש מגדיר כטובים או רעים, התוכנה מתחילה לפעול בדיוק גבוה מאוד.
ובכל זאת. אחת לשבוע מומלץ לעבור על תיבת הספאם (גם בגוגל) ולבדוק אם יש אימיילים חשובים שנעלמו.
חוק שתי הדקות
זהו, סיימתם. הספאם מהווה 95% מתעבורת המייל האינטרנטית. קרוב לוודאי שאם יש לכם מסנן ספאם טוב, אתם יכולים לנוח. העבודה שלכם הסתיימה. לכו לקרוא משהו קליל על ארנבונים חמודים ביוטיוב. אבל אם המצב שלכם חמור באמת, השלבים הבאים הם עבורכם.
השלב הבא הוא להתחיל וליישם את חוק שתי הדקות. החוק הזה הוא חוק המלווה את רוב שיטות הייעול הקיימות בשוק. הנה איך זה עובד. אם פעולה דורשת מכם תשומת לב של מתחת לשתי דקות בצעו אותה מיד. אל תדחו אותה. אנשים נוטים לדחות דברים. זה חלק מהקוד הגנטי שלנו כנראה. אם תיישמו את חוק שתי הדקות תגלו שאתם מתמלאים באנרגיה שנובעת מתוך תחושת סיפוק של השלמת משימה. בנוסף, תנקו לעצמכם את רשימת המשימות והאימיילים שלכם מדברים דחופים, וגם מהמוני אימיילים שסתם היו מצטברים.
אם קבלתם אימייל המודיע לכם על פגישה, הכניסו את התאריך ליומן, עכשיו ולא אחר כך. אשרו הגעה או לחילופין הודיעו שאתם לא יכולים להגיע ובקשו תאריך או שעה אחרת. לאחר מכן מחקו את האימייל. אין כל צורך בו. חברים שלחו לכם בדיחה קצרה? קראו אותה ואם אתם חושבים שאתם רוצים להעביר אותה הלאה שלחו. ואז מחקו את האימייל, או שמרו אותו בתיקיית החברים או הבדיחות שלכם.
מה עושים עם אימיילים שדורשים קצת יותר התייחסות ומחשבה? עובדים עם ספריות עבודה.
ספריות עבודה
כל תוכנת אימייל, מקוונת או שולחנית, מאפשרת בנייה של תיקיות בתוך תיבת האימייל. רוב האנשים עושים שימוש באפשרות הזו, רוב האנשים עושים שימוש שגוי. כמובן שחשוב לבנות תיקיות לפי נושאים: משפחה, פרוייקט X, סרטים מצחיקים, תיקייה לחברה שלכם, תת תיקייה לחברה עם הצעות מחיר ועוד. לפני שנגיע לדרך הנכונה להתעסק עם התיקיות הללו, חשוב נבנה את התיקיות הבאמת חשובות. צרו לעצמכם את התיקיות הבאות:
להגיב, דורש פעולה, להמתין לפרטים נוספים, להעביר הלאה, למיין. לפני כל אחת מהתיקיות הללו הוסיפו מספר ומקף תחתון כך שהתיבה תראה כך - 1_להגיב (או 1˝_˝respond˝).
הוספת המספר תדאג לכך שהתיקייה הזו תופיעה ראשונה ברשימת התיקיות. הטריק הזה יאפשר לכם להגיע אליהם במהירות. רחוק מהעין רחוק מהלב הוא משפט שלא מדבר רק על מרחק פיזי. על מנת שספריות העבודה יהיו אפקטיביות הן חייבות לעמוד מול העיניים שלכם. אם הן יזרקו לתחתית הרשימה של התיקיות, אתם לא תשתמשו בהן.
מה השימוש שאתם עומדים לעשות פה? השמות של התיקיות מדברים בעד עצמם – וגם זה חשוב. (שמות יצירתיים לספריות זה מגניב, אבל אם אתם צריכים לגרד את הראש כל פעם שאתם מסתכלים על הספריה "זהב דאשתקד", כנראה שהשם הזה לא שימושי.
בבוקר, כאשר אתם עוברים על תיבת האימייל (ולאחר מכן, בכל שעה שאתם בודקים אימיילים), כל אימייל שדורש יותר מ-2 דקות של התייחסות יועבר לאחת מהתיבות. המטרה שלכם היא לשמור את תיבת ה-Inbox ריקה לחלוטין. כן, שמעתם אותי. ריקה.
איך עובדים
אם אתם מתחילים את התהליך הזה עם תיבת אינבוקס מלאה סדר העבודה שלכם צריך להיות כזה: להגיב לאימיילים שדורשים פחות משתי דקות. לאחר מכן להגיב לאימיילים אשר שרצו בתיבת האינבוקס שלכם ומהם התעלמתם וכעת אתם מגלים שהייתם אמורים לענות להם אתמול. כל אימייל אחר הולך להכנס לתיקיות עבודה. אימיילים שדורשים תגובה נזרקים לתיקייה ”להגיב“. אימיילים שדורשים מכם פעולה (להזמין מקום במסעדה, לקבוע פגישה עם חברים, לאתר סמנכ“ל חדש) נכנסים לתיקייה המתאימה. אימיילים שאתם לא יכולים להגיב להם או לעשות איתם משהו קונקרטי כי אין לכם את כל הפרטים נזרקים לתיבה השלישית ”להמתין לפרטים נוספים“. אימיילים שהגיעו אליכם ואתם יודעים שיש אדם אחר שעדיף שהוא יטפל בנושא עוברים לתיקייה המתאימה הבאה. לבסוף, אימיילים שהם בעלי מידע חשוב שאין לכם מה לעשות איתם עוברים לתיקיית מיון.
התיקיות הללו אינן המקום האחרון של האימיילים. התיקיות הללו יעזרו לכם לפעול בצורה הטובה ביותר עם האימיילים שבתוכם.
לבסוף יהיו לכם אימיילים שהרלוונטיות שלהם כבר אינה קיימת, שאין בהם עוד עניין, שעברה שנה מאז נכנסו ואמרתם לעצמכם שיום אחד תקראו אותם וכדומה. אל תהססו למחוק אימיילים. אחרי הכל, אם הם מעל לחצי שנה בתיבה שלכם אף אחד לא ממש מחכה כבר לתשובה.
האינבוקס שלכם כבר ריק? בכתבה הבאה נבחן אחת אחרי השנייה את תיקיות העבודה, נראה מה המטרה של כל תיקייה וכיצד ליישם את הרעיונות המקושרים לכל תיקייה.