מדהים לגלות שלמרות שהאימייל הוא הכלי המוביל לתקשורת באינטרנט, מעטים כל כך יודעים כיצד לעשות בו שימוש נכון. ואני בכלל לא מדבר על אלה שעדיין לא מבינים את ההבדל בין Cc לבין Bcc, או על מי שמעבירים אימיילים לכל רשימת התפוצה שלהם מבלי לחשוב פעמיים מי נמצא שם. מספיק להתרכז בבעיית הכתיבה עצמה כדי לגלות בעיה חמורה בניסוחים ובפניות שאנשים שולחים.
מלבד לתקשורת הרגילה בין חברים, אימייל זה כלי ליצירת קשר גם עם אנשים שאנחנו לא מכירים. זה כלי מצוין שיכול לשמש אותנו כדי לשלוח הצעת עבודה, או להגיע ליוצר שאנחנו מעריכים ומבקשים לזכות לתשובה ממנו. אימייל יכול להיות כלי מנומס לשאול בשלומו של אדם שפגשנו בעבר ואיתו אנחנו רוצים לחדש קשר, או להשיג ממנו מידע.
כיצד אם כן, בעולם של ספאם ועודף גירויים, נוכל לשלוח אימייל אפקטיבי ולקדם את האינטרסים שלנו? עקבו אחרי הכללים הבאים:
ניסוח מוקפד
קודם כל, המלצה: לא כדאי להתעלם מעשרות המיילים שאתם מקבלים בשבוע ומיד מייחסים אותם לספאם. תאמינו או לא, אבל האנשים איתם אתם רוצים לתקשר נמצאים באותה הבעיה עצמה: הם מוצפים בבקשות, שאלות וסתם הודעות מטרידות, ויש להם מעט מאוד זמן לסנן את המידע ולהגיב. זו הסיבה שניסוח נכון ומוקפד יניב את התוצאות הטובות ביותר. מבין שלל הזבל, חפשו את ההודעות המנוסחות באופן קצר ומדויק – יכול מאוד להיות שמיילים אלה ראויים לתשומת לבכם.
שורת הנושא אינה פח זבל: הקדישו לה יותר מלחיצת כפתור
הדבר הראשון שיש לשים לב אליו היא שורת הנושא, שלצערי רבים מתעללים בה. לא פעם אנחנו מעבירים אימיילים הלאה במקום לכתוב מכתב חדש, והתוצאה היא שורת כותרת שנראית במבט ראשון כמו ספאם. אותן אותיות FW או RE בתחילת הנושא גורמות לאנשים למחוק את התוכן עוד לפני שהביטו בו.
אימייל הוא לא מסמך עבודה
גוף האימייל צריך להכיל את הפרטים הנדרשים ולא יותר מזה. זכרו שמדובר באימייל ולא במסמך. מסמכים, תמונות, סרטים וכדומה נשלחים כתוספות לאימייל. אם אתם אמורים להעביר בקשה בעלת סעיפים רבים כתבו את המכתב הארוך עצמו כמסמך, שמרו וצרפו להודעה. בעניין הזה, נקודה חשובה: את המסמך מומלץ לשמור בצורת RTF או PDF. כאשר אתם שולחים מסמך בסיומת של DOC אתם לא לוקחים בחשבון שלא לכל האנשים יש את התוכנות בהן אתם משתמשים – משתמשי מק, למשל, יתקלו בבעיה בבואם לפתוח מסמך שכזה.
קודם הנושא, אחרי זה התואר
הדברים שאתם כותבים בגוף האימייל צריכים להיות ברורים ופשוטים. זכרו שלאנשים אין זמן. עם כל הכבוד והגינונים הנדרשים כתבו את הבקשה שלכם כבר בפסקה הראשונה. לא פעם אנשים חוששים שהצד השני ייעלב מכך שלא פנו אליו בכל הכבוד הראוי, אז הם כותבים שתיים שלוש פסקאות של חנפנות מעיקה. חבל. אנשים, בכל רמה ודרג, יעדיפו לדעת למה שולחים להם את האימייל. דברי חנופה תמיד אפשר לשים בפסקה השנייה, זה גם יעיל יותר כי האדם מבין מה אתם רוצים ממנו ומוכן כעת לשמוע כמה הוא נהדר ולמה הוא האיש המתאים ביותר לעניין.
להקפיד על הנמענים
לא תמיד בעל התפקיד הבכיר ביותר הוא זה שצריך להיות הנמען הראשי. אנשים לא פעם מפעילים מסננים עבור תוכנת האימייל – שקובעים, למשל, שאימיילים שלא נשלחו אליהם ישירות יכנסו לתיקייה משנית. דבר זה מקל עליהם להתמודד עם כמות המיילים, ולקרוא את המיילים הפחות חשובים בזמן נוח יותר. כאשר אתם כותבים אימייל ואתם רוצים שמספר אנשים יקבלו אותם, חשבו: מי אמור להיות הנמען הראשי? גם אם אתם רוצים שמנכ“ל החברה יהיה מכותב, זכרו שאין זו זילות לשים אותו בכתובת ה-Cc. להפך, יש סיכוי גדול יותר שהוא יודה לכם שאתם לא מבזבזים לו את הזמן.
כוחו של ה-Bcc
במערכת כמו חלונות, הפרוצה לוירוסים, סוסים טרויינים, פרות ארמניות ושאר החולי הנמצא ברשת, שורת ה-Bcc היא אולי השורה החשובה ביותר. כאשר אתם שולחים אימיילים המוניים רשמו את האימייל שלכם בשורת הנמען הראשי. את שאר האימיילים שימו ב-Bcc. הדבר ימנע מוירוסים המפיצים את עצמם דרך מערכת האימייל לעשות שימוש בכל הכתובות שכן לרוב, וירוסים מהסוג הזה רואים רק את הכתובות הראשיות ואלו הנמצאות ב-Cc.
סכנות האימייל ההמוני
זה אולי הדבר החשוב ביותר שאתם צריכים לזכור מהכתבה הזאת. שימו לב שאחרי ששלחתם למנכ“ל חברה אימייל עם בקשה רשמית, כתובתו נזרקת אל תוך מאגר הכתובות שלכם. אם החלטתם לשלוח בדיחה גסה או סרטון מטופש לכלל הכתובות שלכם, גם אותו מנכ“ל שהשקעתם שלוש שעות בניסוח כדי להרשימו יקבל את האימייל. טוב זה לא יעשה ולכן כאשר אתם שולחים אימיילים המוניים, הקפידו מאוד לעשות שימוש בקבוצות או לפחות לבחור באופן ידני את הנמענים.