שוק האירועים מגלגל מיליארדי שקלים בכל שנה, כשאירוע ממוצע כמו חתונה בינונית או בר מצווה גדולה עולה כמו טיול מסביב לעולם, רכב קרוסאובר לכל המשפחה או 5 אחוזים משווי דירה יד שנייה בפריפריה. כדי לנסות לצמצם עלויות איפה שאפשר, בדקנו עם צלמים, מאפרות, שירותי הסעות, ועוד נותני שירות לאירועים באתר מידרג המדרג בעלי מקצוע על-פי חוות דעת של לקוחות מאומתים, מה הטיפ שרוב הלקוחות לא יודעים אבל אבל יכול לחסוך אלפי שקלים טובים.
הסעות: מאיפה אוספים ומתי חוזרים?
אתם תצאו אחלה מארחים אם תזמינו הסעה לאירוע. ככה כל האורחים שירצו יוכלו לשתות, ליהנות ולחזור הביתה בשלום. אבל, הסעה היא עסק די יקר, ויש שני טיפים חשובים שיעזרו לכם לחסוך בעלויות: כמה שפחות עצירות וקביעת שעת חזרה מוקדמת.
אם תבקשו מהאורחים להגיע למקום איסוף מרכזי במקום לפזר עצירות בדרך, המחיר יהיה זול יותר משמעותית מאשר לדוגמא לקבוע שלוש עצירות שונות בתוך עיר גדולה. גם שעת חזרה מוקדמת יחסית, למרות הפיתוי והמחשבה שהאירוע יהיה כל כך מוצלח ויסתיים רק בשעות הקטנות של הלילה, יחסוך הרבה מעלויות ההסעה. ברוב האירועים, ובמיוחד באמצע שבוע, כדאי לקבוע עם הנהג שיחזיר את האורחים עד-00:00 ולא ב-02:00. כך תחסכו במקרה בו האורחים ירצו לחזור מוקדם יחסית. אם בכל זאת האורחים ירצו להמשיך לחגוג0 אפשר לדבר עם הנהג ולבקש להאריך במקום בעוד שעה – שעתיים, ולהוסיף תשלום. אבל חבל להחליט מראש לשלם על השעות הנוספות.
השכרת ציוד לאירועים: עדיף לפרק את הציוד ביום שאחרי
השכרת ציוד לאירועים זה לא דבר זול: צריך להשכיר שולחנות, כיסאות, כלים ולפעמים גם גנרטורים. טיפ שיוכל לחסוך לכם בעלויות הוא לחגוג במקום בו אפשר לקפל את הציוד יום לאחר מכן. "אם עושים אירוע בשטח פתוח וצריך לפרק את הציוד בערב - זה עולה יותר כי אלו שעות נוספות", משתף אבי, בעל חברת השכרת ציוד. "אם הדבר מתאפשר מול מקום האירוע וחברת הציוד, עדיף לחכות עם הפירוק לבוקר שלמחרת, וכך שעות העבודה יהיו זולות יותר".
צילום האירוע: טובים השניים מהאחד
צלם הוא אחד הספקים החשובים ביותר באירוע, ואם יש משהו שאתם לא רוצים להתפשר על פחות מהטוב ביותר- זה עליו. ועדיין, צילום אירוע הוא עסק די יקר, וכדי לנסות לחסוך עלויות מומלץ לקחת חבילת צילום סטילס ווידיאו קומפלט, שלרוב תהיה זולה יותר מלהזמין כל צלם בנפרד. גם אם צלם וידאו או סטילס שרציתם לא מציע את השירות הכולל מטעמו, לרוב תהיה לו רשימת צלמים שהוא עובד איתם שיציעו מחיר נמוך יותר ללקוחות שמגיעים דרכו. במקרה כזה מרווחים פעמיים – גם יודעים מראש שיש חיבור טוב בין הצלמים, וגם חוסכים במחיר.
לצד זאת, חשוב תמיד להשוות מחירים ולבדוק עם צלמים נוספים, כדי שלא יצא מצב שתסמכו יותר מדי על הצלם שלכם ותשכירו צלם וידאו במחיר גבוה מהממוצע.
אם בכל זאת רוצים להתפשר ולצמצם עלויות בתחום, אפשר לוותר על הצעה לאלבום. "כשצלם עושה אלבום מקצועי זה יפה, אבל ממש לא חייב. אפשר גם לעצב את התמונות לבד דרך אתרים ייעודיים באינטרנט כמו לופה או אלבומי, ולחסוך עוד כמה מאות שקלים" ממליצה הדר נעימי, עורכת תוכן במידרג.
תקליטנים: עצמאי בשטח
תקליטן טוב הוא תקליטן טוב, אבל תקליטן עצמאי יהיה לרוב זול יותר מאשר תקליטן ששוכרים דרך חברה, שצריכה לממן כוח אדם ולהחזיק משרדים. לצד זה צריך לזכור שלחברה יש גם יתרונות – במקרה שמסיבה כלשהי התקליטן שבחרתם לא יוכל להגיע - תקבלו תקליטן אחר מהחברה, ואילו עם תקליטן עצמאי צריך לבדוק ולסכם מה קורה בתרחיש כזה.
אופציה נוספת להוזלה במחיר היא לוותר על הרקדה. לא, אנחנו לא מתכוונים לריקודי עם, אלא לזה שאם חוגגים אירוע קטן באווירה רגועה כמו יום הולדת 70 לסבתא או חתונת הכסף, אפשר לשקול לוותר על רחבת הריקודים ולבחור בתקליטן שילווה את האירוע במוזיקת רקע, שתעלה הרבה פחות מאירוע עם הרקדת קהל.
איפור ועיצוב שיער: אחדו כוחות
אם אתן רוצות להוזיל איפור ושיער לאירוע, תוכלו לנסות ולהתאפר כמה נשים יחד, או לבחור במאפרת שהיא גם מסרקת. מאפרת שלוקחת 550 שקלים לאיפור יחיד ו-100 שקלים עבור נסיעות, עשויה לתת הנחה בגובה עלות הנסיעה, אם יתאפרו אצלה לדוגמה שלוש בנות יחד. לא מדובר בכלל אצבע, וכל מאפרת בוחרת את גובה ההנחה ואיפה היא יכולה להתגמש. אם תבחרו במאפרת שיודעת גם לאפר וגם לעצב שיער, תחסכו עלות משמעותית של כמה מאות שקלים במקרה של אירוע רגיל, ואפילו עד 1,000 שקלים במקרה של איפור ושיער לכלה.
אם לא הספקתן למצוא מאפרת והאירוע כבר מתקרב, יש סיכוי שככל שתסגרו עם מאפרת קרוב לאירוע - היא תהיה במחיר מוזל יותר. "כשמבקשים לסגור בזמן קרוב לתאריך ועל בסיס מקום פנוי, מאפרת פנויה תעדיף לרוב לסגור עוד עבודה, גם אם במחיר קצת נמוך יותר" מציינת נעימי.
קייטרינג: אל תשכחו לבקש את מה שנשאר
אם אתם מתלבטים בין קייטרינג חלבי לבשרי והמחיר הוא השיקול העיקרי – תרשו לנו לטלטל את עולמכם: קייטרינג חלבי עולה לא פחות, ולפעמים אפילו יותר מקייטרינג בשרי. נכון שבשר יכול להיות יקר - אבל גם גבינות ודגים. לכן אם תחליטו ללכת על מנות בשר סולידיות יחסית, קיים סיכוי לא רע שתשלמו פחות למנה מאשר בקייטרינג החלבי.
בכל אופן, אל תשכחו לוודא עם חברת הקייטרינג שכל האוכל שנשאר באמת הולך אליכם בסוף האירוע. דעו שלחברות קייטרינג אסור להעביר את האוכל שנשאר לתרומה על פי חוק, ואם באמת יישאר לא מעט אוכל ששילמתם עליו ממיטב כספכם – חבל להשאיר אותו לחתולים ליד הפחים.
קחו בחשבון כי חברות קייטרינג ממליצות להזמין יותר מנות ממספר המוזמנים המוערך, רק ליתר ביטחון. סיון, בעלת חברת קייטרינג, מספרת: "צריך תמיד לקחת 10 אחוז מנות אקסטרה, כך שגם אם לא תשתמשו הכל בכל מקרה זה ייארז וילך ללקוח".
צילום מגנטים: זול עולה ביוקר
אם בחרתם בצלם מגנטים לאירוע, דעו כי גם בדברים קטנים כאלו לא תמיד כדאי לחסוך. האופציות לפיתוח המגנטים הן הדפסת דיו או הדפסה תרמית. אם תרצו לחסוך עלויות, תוכלו לבחור באופציה הזולה יותר: הדפסה בדיו – אבל דעו כי צלמים לא ממליצים על זה. בסוף מדובר בהבדלי עלויות זניחים יחסית הזה (בכל זאת אתם הולכים להשקיע עשרות ואפילו מאות אלפי שקלים באולם וקייטרינג), ואם כבר מזמינים צלם מגנטים – שווה להשקיע בתמונות שיחזיקו לשנים ולא בכאלו שידהו אחרי שנה וישאירו לאורחים שלכם מגנט לבן מאירוע שהם לא יצליחו לזכור.