רשות המסים נוהגים לערוך ביקורות פתע באופן שגרתי, כחלק ממבצע גאוגרפי תקופתי או משום שיש חשד לגבי העלמות כספים בעסק ספציפי. הפרסומים בתקשורת על ממצאים חריגים שנמצאו בהן, לצד תירוצים מופרכים ויצירתיים מדוע לא נרשמו הכנסות כנדרש, בדרך כלל מעלים חיוך. אבל כל עצמאי ובעל עסק זוכרים את אי הנעימות והלחץ שהם הרגישו בפעם הראשונה שנציגי רשות המסים דפקו פתאום בדלת. בכנס המיסים השנתי של לשכת יועצי המס שנערך לאחרונה, הקדישו זמן ממושך לנושא. פנינו ליועץ המס והמשפטן אייל אלון, יו"ר מחוז ת"א ומשנה לנשיא לשכת יועצי המס, שיספר לנו כל מה שעצמאים ובעלי עסקים חייבים לדעת, לקראת ובזמן ביקורת.
איך מוודאים התנהלות תקינה קבועה?
"באחריות עצמאים ובעל עסקים לוודא מול המייצגים שלהם, שהם וגם העובדים שלהם יודעים ומבינים כיצד להתנהל נכון ובהתאם להוראות החוק בכל מה שקשור לקבלת כספים והוצאה מיידית של חשבוניות וקבלות, שהן הדיווח על ההכנסות, ואיך לעדכן את הניהול ספרי העסק, שהוא הליך בירוקרטי פשוט של רישום ותיעוד בהתאם לסוג העסק. אם בזמן ביקורת פתע בעלי העסק לא נמצאים ואין ביכולתם להגיע, אז היא תיערך בלעדיהם, עם העובדים. על מה שלא יידעו לענות, בעל העסק ישיב בהמשך. לכן באחריותכם לוודא באופן שוטף וקבוע, שכל העובדים מקפידים לפעול לפי ההנחיות. מי שמתנהל כחוק כל הזמן, לא צריך לחשוש משום ביקורת," אומר אייל.
איך מתחילה ביקורת?
"המבקרים יזדהו ככאלה ויש להתייחס אליהם בכבוד ובנימוס, גם אם הופתעתם מהגעתם. כמובן שגם מהם מצופה להתייחס אליכם באותו האופן, ותמיד מומלץ לבקש לראות מסמך מזהה, המעניק להם סמכות לביצוע ביקורת בעסק.
מה הם באים לבדוק? רישום הכנסות וניהול ספרים
כל עצמאי וכל עסק חייבים בניהול ספרים על פי הוראות החוק לתחומי העיסוק שלהם. שימו לכם תזכורת שנתית חוזרת ביומן לוודא בכל תחילת שנת מס עם המייצגים שלכם, איזה רישום עליכם לערוך; לפעמים יכולים לחול שינויים בעסק – או בחוק עצמו. המייצגים גם ינחו אתכם איזו ניירת עליכם לשמור זמינה בעסק, להצגה כהוכחה להתנהלות עסקית תקינה.
אם מדובר בעסק של נותני שירותים, המבקרים יבקשו לראות את ספר ההזמנות, בו חייבת להיות רשומה כל הזמנת עבודה, טרם ביצועה. חשוב לציין, שספר הזמנות הוא לא טלפון נייד, לוח שנה או תיבת דואר אלקטרוני, אלא ספר כרוך – כזה שכל דפיו מחוברים ולא ניתן לתלוש אותם מבלי שתישאר עדות לכך.
עורכי דין עצמאיים למשל, נחשבים לבעלי מקצוע חופשי. עליהם לנהל הנהלת חשבונות בשיטה החד צידית הפשוטה - רישום של ההכנסות וההוצאות, בלי קשר להיקף מחזור העסקים השנתי, להוציא חשבוניות וקבלות ולנהל ספר רישום לקוחות. אם הם מנהלים חשבונות נאמנות ללקוחותיהם או חשבון פיקדונות, בהם מופקדים כספים השייכים לצד ג' ולא לעורך הדין עצמו, המבקרים עשויים לבדוק את החשבונות הללו ולוודא שכל הכספים שיש בהם, מתועדים ורשומים על פי חוק. מומלץ אחת לשנה לעבור על כל החשבונות הללו ולוודא שאין בהם כספים שמיועדים לעורכי הדין כתשלום, ואז יש לדווח עליהם כהכנסה.
על קוסמטיקאיות למשל, הפועלות כעוסק מורשה, לנהל קופה רושמת או פנקס/תוכנה להנפקת חשבוניות וקבלות, לצד ניהול ספר הזמנות, וזה הדבר העיקרי, שמבקרי מס הכנסה יבקשו לראות.
חשוב לדעת, שכל נותן שירותים המגיע למחזור שנתי של 2,150,000 שקל כולל המע"מ, חייב לעבור לניהול מערכת חשבונות לפי השיטה הכפולה המורכבת יותר, המאפיינת חברות בע"מ. אגב, בעלי עסק החווים סרבול בניהולו יכולים להתייעץ עם המייצג שלהם ולבקש מרשות המיסים הקלות בניהול הספרים.
המבקרים יספרו ויבדקו את כל הכסף המזומן והצ'קים למימוש מיידי או עם תאריך דחוי שיימצאו בעסק, בקופה, באפליקציות העברת תשלומים ובדפי פירוט חשבונות הבנק המשמשים את העסק. כל אלה חייבים להיות מתועדים מיידית, אחרת נוצר חשד להעלמת הכנסות והשתמטות מתשלום מס כחוק, העשויים להוביל לפסילת כל ספרי העסק. ואם יש חשד להשמטת הכנסות שיטתית, אז עשוי להיפתח הליך פלילי לצד הליך אזרחי.
זכרו: אסור לקבל מזומן רב, גם אם רושמים את קבלתו כחוק
מאז כניסתו לתוקף של החוק לצמצום שימוש במזומן, שנועד להיאבק בהלבנת הון ולצמצם את ההון השחור, המבקרים בודקים, שלא התקבל במזומן סכום הגבוה מהתקרה המותרת. יכול להיות מצב בו בעל עסק דיווח על תשלום שהוא קיבל, אבל אותו תשלום במזומן היה גבוה מדי, ואסור היה לו מלכתחילה להימסר או להתקבל. הפרה של החוק לצמצום השימוש במזומן תוביל לקנסות גבוהים לשני הצדדים - גם לבעל העסק וגם למי ששילם לו.
עוד חשוב לדעת: למבקרים אסור לערוך חיפושים בעסק ללא צו חיפוש. באותה מידה, אין להם סמכות לפתוח כספות הנמצאות בעסק או בבית. אם יימצאו בביקורת ממצאים פליליים מחשידים, יוזעקו למקום חוקרי רשות המסים, להם יש סמכויות פליליות המאפשרות חקירה, עיכוב ומעצר. סמכות זו יש גם למבקרי מע"מ.
פסילת ספרים היא סוף העולם? לא, אבל היא תעלה לכם ביוקר
בעל עסק, שלא רשם את כל הכספים שקיבל מיידית, יצטרך להגיב תוך 30 יום מדוע, והוא יוזמן לשימוע בנושא מול פקיד השומה, בו ישמיע את טענותיו, ומכאן זה יכול להתפתח לקבלת אזהרה, לפסילת ספרים ועוד. אם הוא קיבל אזהרה בלבד על אי רישום תשלומים, ותוך שנה שוב נתפס באי רישום, יפסלו את ספריו למשך 3 שנים רטרואקטיבית.
המשמעות של פסילת ספרים היא אובדן אמון המערכת בדיווחים על הכנסות העסק, ויש לכך השלכות כלכליות כבדות מאוד: העסקים יצטרכו לשלם מס בשיעור גבוה של 31% ומעלה על השנים לגביהן נפסלו הספרים, יבדקו לעומק את כל מערכת הנהלת החשבונות אל מול הדוחות שהוגשו למס הכנסה, ועשוי להתווסף מס נוסף בשיעורים של 10% ושל 20% מההכנסות שלא נרשמו ולא דווחו בשנה הראשונה שבה נמצאו ליקויים ובכל שנה נוספת לאחריה בהתאמה. בנוסף לכל זאת, רשאי פקיד השומה לסרב להכיר בהוצאות עליהם דיווח בעל העסק, לא להכיר בקיזוז הפסדים ובהוצאות הפחת, בהוצאות על ריבית ובחובות אבודים, אם יש כאלה לעסק.
ואם אנחנו לא יודעים לענות על משהו או שנלחצנו במהלך הביקורת?
בהחלט ייתכן מצב, בו לא תדעו לענות מיידית על כל השאלות של המבקרים. אם יש שאלה, שאתם לא בטוחים במענה שלה או לא הבנתם אותה, תגידו זאת ותבקשו שהות מספקת לצורך בדיקה. בכל מקרה חשוב שלא לענות תשובה מטעה או כוזבת – משום שהיא לכשעצמה דבר עבירה. אם יש מסמכים, שאתם צריכים או רוצים להציג כחלק ממתן מענה לשאלות, אבל הם לא נמצאים בידיכם או בעסק, חשוב שתגידו זאת למבקרים ותדאגו להעביר להם את החסר בהקדם האפשרי.
בכל מקרה בסוף הביקור, תתבקשו לקרוא את טופס סיכום הביקורת ולחתום עליו. חשוב מאוד לקרוא את כולו, ואם נפלה טעות בתיאור דבר מה, לבקש לתקן את המלל לפני החתימה. חשוב לבקש עותק של הטופס, שתעבירו למייצגים שלכם. אגב, אם נמצאו חריגות, הימנעות מחתימה לא תשנה דבר.
ביקורת בעסק יכולה להיות לא נעימה, והלחץ טבעי ומובן, גם אצל מי שמתנהלים כחוק. תהיו רגועים ותקפידו לשלם מס כחוק – והחוויה תהפוך לסיפור משעשע לחברים ולמשפחה".