עסקים שמתנהלים ללא הסכמים כתובים וללא נהלים לעבודה מול לקוחות עלולים למצוא את עצמם בפני שוקת שבורה בבואם לגבות חובות. מהם הכלים המרכזיים בהם ניתן לנקוט לצורך הגברת יעילות הגבייה וצמצום ההוצאות המשפטיות הכרוכות בכך?
מתווה לקליטת לקוח
רצוי כבר בתחילת ההתקשרות להתוות מדיניות ברורה וליישם מתווה קבוע לקליטת לקוחות. המתווה צריך לכלול החתמת הלקוח על מסמכים משפטיים, הבהרת מדיניות האשראי ותנאי התשלום, חתימה על שטר חוב ובטוחות ועוד.
הסכם התקשרות
הסכם התקשרות בין ספק ללקוח מסייע במניעת מחלוקות פוטנציאליות שכן הוא מסדיר בכתב את תנאי התשלום ואת הזכויות וחובות של הצדדים במסגרת העסקה.
ההסכם צריך לכלול את סוג השירות או הסחורה שמסופקים, מועדי האספקה, היקף שירותי התמיכה, פריסת התשלומים, משך תקופת האחריות, סעדים עקב הפרת חוזה, השבת כספים במקרה של ביטול עסקה ועוד.
מעבר לכך, הסכם התקשרות עשוי להגביר את מחויבות הלקוחות לעסקה ואף יכול למנוע את הניסיון להתחמק מביצועה.
חתימה על שטר חוב, כתב ערבות ובטוחות שונות
לעריכת שטר חוב מול הלקוח מספר יתרונות. אחד המרכזיים שבהם הוא שאם הלקוח התדרדר למצב של חדלות פירעון או שהוא איננו עומד בתשלום החוב, ניתן לפתוח נגדו לאלתר בהליכי הוצאה לפועל על בסיס השטר, ללא צורך בהגשת תביעה.
קביעת מדיניות אשראי
מומלץ לקבוע את מדיניות האשראי מול הלקוח ותנאי התשלום כבר בתחילת ההתקשרות. בדרך כלל במציאות העסקית הישראלית, התשלום מהלקוח דחוי ומתקבל חודשיים אחרי מתן השירות או אספקת הסחורה, קרי ״שוטף פלוס 60״ (המונח ״שוטף״ מתייחס לתום החודש שבו נמסר החשבון ללקוח).
מעבר לקביעת תנאי התשלום מומלץ שמדיניות האשראי תכלול חיוב הלקוח למסור לספק אמצעי תשלום עד תום תקופת ה״שוטף״, עצירת צבירת האשראי עד לתום תקופת ה״שוטף פלוס 60״ והבהרת מדיניות הגבייה במקרה בו מועד האשראי חלף.
מבחינה סטטיסטית, מרגע סיום תקופת האשראי ועד ל-90 יום לאחר מכן, ישנם סיכויים של 72% לגבות את החוב. בהתאמה, ככל שספק שוקט על שמריו ולא פועל לגבות את החוב, פוחתים סיכויי הגבייה.
גבייה טרום משפטית
אם חלף מועד התשלום מומלץ לפנות לעורך דין לצורך הפעלת הליכי גבייה טרם נקיטת הליכים משפטיים. הליכים אלה כוללים שליחת מכתבי התראה ויצירת קשר ומגע עם החייב.
כמו כן, בשלב זה ניתן לערוך הסכמים או הסדרים לסילוק החוב. מעבר לפן המשפטי המחייב של הסדרים אלו, יש בהם גם כדי לחפות על העדרם של הסכמים בכתב במועד קליטת הלקוח. כמו כן, בנקודת זמן זו ניתן להביא את הלקוח למסור בטוחות חדשות שלא נמסרו לספק במועד ההתקשרות.
להליך הגבייה הטרום משפטי מספר יתרונות:
- איסוף מידע ראשוני אודות החייב לשם המשך הליך הגבייה.
- ריכוז כל המסמכים המצויים בידי הספק.
- פנייה ממשרד עורכי דין משדרת לחייב כי גביית החוב עלתה מדרגה.
- תשלום החוב בשלב זה הוא דינמי. כלומר, ניתן לשלם את החוב בטרם החלו הליכים משפטיים, אשר בסופו של יום מעמיסים על החוב הוצאות נוספות וגורמות לתפיחתו.
- תיעדוף תשלום החוב – מקום בו לחייב חובות כלפי נושים אחרים, שיחה מעורך דין יכולה להביא אותו לשקול מחדש אילו מן החובות הוא ישלם בסדר עדיפות ראשון.
- שימור קשר מסחרי עם הלקוח – לעיתים ניהול הליך משפטי מביא לסיומם של קשרי המסחר בין הספק לבין הלקוח, בעוד שמקום בו מתנהל מול הלקוח משא ומתן ללא חרב הפיפיות של הליך משפטי, יש בכך כדי לשמר את קשרי המסחר בין הצדדים.
חשוב לציין כי הליך הגבייה הטרום משפטי כרוך בניסיונות מוגבלים בגבייה, כאשר בסיומם, חוזר הטיפול בחייב אל הספק על מנת שיבחן האם הוא מעוניין בניהול הליך משפטי.
בכל מקרה מומלץ כי הצוות המקצועי במשרד עורכי הדין המטפל יהיה בעל ידע והבנה הן מהבחינה המשפטית והן מהבחינה החשבונאית וכן, בעל מיומנות בגביית חובות ובניהול משא ומתן.
לסיכום, יתרונות רבים טמונים בהליך הגבייה הטרום משפטי כמו גם בקביעת מדיניות ונוהל קליטת לקוח, אשר יכולים בסופו של יום לסייע לספק לגבות חובות. יש חשיבות ניכרת לליווי התהליך על ידי עורך דין הבקיא ברזי הגבייה.
עורך דין אברהם מיכאל עוסק בליווי עסקי והוצאה לפועל
הכתבה באדיבות אתר המשפט הישראלי פסקדין