החגים כבר מאחורינו והגיע הרגע שבו כל מה שהבטחתם לעצמיכם שתעשו השנה צריך להיעשות. שאלנו את מאמנת האפקטיביות עדי מאור סיסו, מאמנת אפקטיביות איך ומאיפה אנחנו אמורים להתחיל.
"תכנון זו מיומנות שחשוב לתרגל לאורך זמן על מנת לגרום לזה להיות אפשרי ואפקטיבי", אומרת מאור סיסו. "צריך לבוא בראש פתוח וקליל ולזכור שגם אם לא הספקנו לעשות מה שרצינו - יש לנו לאן לשאוף ולאן להשתפר".
דבר ראשון יש להציף את השאלה: "מה חשוב לי שיקרה השנה/החודש/השבוע/היום ולאן אני רוצה להגיע", כדי לדעת מהי נקודת ההתחלה. משם נגזור את כל היעדים והמשימות. "יש הרבה נתיבים בחיים שלנו ואנחנו רוצים לבחור מה הכי נכון לנו", אומרת מאור סיסו, "לכן, כשהכיוון ברור ויש בהירות יותר קל לנו לגשת לדברים".
יתרה מזו, תכנון מראש עוזר לנו להוריד עומס מנטלי מאוד גדול. במיוחד כשיש הצפה והמון דברים שצריך לטפל בהם במקביל, ולכן, לאחר שהגדרנו את המטרות יש לפתוח מחברת ריקה ולהחיל לרשום בצורה אינטואיטיבית את כל הדברים שאנחנו צריכים לעשות ואת כל הדברים שאנחנו רוצים להשיג, קטנים כגדולים.
נסו להשתמש במפת חשיבה (MIND MAP) אם אתם אנשים ויזואליים או בטבלת חלוקת משימות לחובבי האקסל.
איך לנהל את המשימות שלנו?
לאחר שהצפנו את כל מה שאנחנו רוצים לעשות חשוב מאוד לפרוט את אופן ההגשמה לכל משימה. "רשמו באופן מאוד ספציפי איך אתם מתכוונים לקדם כל משימה ומה צריך לעשות בשביל שהיא אכן תמומש", אומרת מאור סיסו. "הפריטה למשימות קטנות וספציפיות היא זו שתעשה לכם סדר בראש ותיקח אתכם יד ביד אל עבר המטרה".
לאחר שפרטתם את רשימת המשימות שלכם למשימות קטנות יותר קבעו לגבי כל אחת מתי חשוב שהיא תתבצע (היום, השבוע, החודש, הרבעון) והכניסו ליומן מסודר כל יום מה אתם נדרשים לעשות.
"אל תקפצו מעבר לפופיק ואל תציפו את היום יום שלכם בשלל משימות אחרת המוטיבציה שלכם לבצע אותן תרד", מזהירה מאור סיסו, "השתדלו לשבץ לא יותר משתיים שלוש משימות ביום ועבדו באופן מהגיוני - אתם מכירים את עצמיכם הכי טוב".
איך מתכננים שנה?
תכנון ארוך טווח הוא חשוב וצריך להיעשות בראשי פרקים. קחו דף נייר וחלקו אותו ל-12 ריבועים. כל ריבוע מייצג חודש ובכל חודש כתבו מהי "מטרת העל" של אותו חודש. אם יש לכם מטרה שמצריכה יותר מחודש על מנת לבצע אותה כתבו אותה על פני מספר ריבועים.
"בכל ריבוע רשמו את הסיבה מדוע אתם מעוניינים להשיג את המטרה שכתבתם, זה יפקס אתכם ויעורר בכם מוטיבציה", מציעה מאור סיסו. "כתבו את כל מה שתרצו להספיק ותראו אם זה בכלל הגיוני ומסתדר לכם. שחקו עם הרשימה כך שדברים בעדיפות יבוצעו קודם ודברים גדולים שדורשים תכנון רב ולשם הגעה ליעד דרושות עשרות משימות קטנות - רחוק יותר".
איך מוציאים מן הכח אל הפועל מה שתכננו?
אחרי שכתבתם את המטרות השנתיות, קחו דף חדש וכתבו עליו את המשימה החודשית ואת פירוט כל המשימות שדרושות כדי לבצע אותה. את המשימות הללו פרטו למשימות קטנות ואותן למשימות קטנות עוד יותר עד שתיווצר רשימת מטלות מסודרת וברורה לביצוע.
כעת שבצו ביומן כל יום 2 עד 3 משימות קטנות שתבצעו כל יום כדי להגיע ליעד. עם זאת, זכרו שהחיים דינמים והרבה יכול להשתנות בדרך. כמו כן אל תשכחו את מטלות היום יום ולכן אל תעמיסו יותר מידי. "אם שיבצתם לכם משימה שדורשת זמן רב אל תשבצו באותו יום משימות אחרות ונסו לשבץ אותה ביום שהוא יחסית פנוי ואין לכם הרבה על הראש", מציעה מאור סיסו.
תכנון שבועי ויומי
בכל שבוע רשמו את המטרה הגדולה שאתם רוצים להשיג השבוע. בסוף כל שבוע, לקראת יום חמישי, עשו לכם מנהג לסכם את השבוע שהיה, לראות מה בוצע ומה לא, מה דורש מעקב ומה צריך לפרוט למשימות קטנות יותר. העבירו את הדברים שעוד לא בוצעו לשבועות הבאים.
לאחר מכן, רצוי במוצאי שבת, בצעו איפוס שבועי. ראו מה הולך לקרות השבוע, מהם העוגנים שלכם (דברים קבועים שלא יכולים לזוז) ושבצו את המשימות שלכם לפי לוח הזמנים הצפוי. "הכי חשוב שדברים יעשו תוך מתן סדרי עדיפות והכי חשוב - התמקדות בעיקר", אומרת מאור סיסו.
עבודה מול יומן
לא משנה איך נוח לכם לעבוד, מול יומן אלקטרוני או מול יומן נייר, הכי חשוב זה לעבוד עם יומן פתוח מול העניין על מנת שלא תתעלמו ממה שיצרתם לעצמיכם.
"נסו לחלק לצבעים נושאים שונים כמו, עבודה, פנאי, משפחה, רווחה כלכלית ועוד", ממליצה מאור סיסו. "שימוש בצבעים יוצר הפרדה ויזואלית בין תחומים, פרויקטים וחלונות זמן ויוצר סדר והנעה לפעולה".
זכרו תמיד להגדיר ולכתוב הכל ביומן וזכרו - מה שלא מוגדר ביומן לא קיים.
לחגוג הצלחות קטנות
"כל הצלחה היא חשובה. גם אם הרמתם עכשיו טלפון שחששתם ממנו או גם אם השלמתם פרויקט ענק בעבודה - חשוב לראות ולהוקיר את ההצלחות שבדרך כדי להכניס אופטימיות ושמחה לחיים שלנו", ממליצה מאור סיסו.
אפשר לקחת מחברת קטנה ולרשום בא על בסיס יומי את כל ההצלחות שלכם. זה יעזור לכם במיוחד ברגעי משבר שתדפדפו ותראו כמה הספקתם. ניתן גם לעשות רשימת מתנות פיזית או מנטלית ולצ'פר את עצמיכם אחרי משימות ספציפיות. זאת יכולה להיות חופשה שתמיד חלמתם אחרי השלמת פרויקט גדול או חצי שעת כוס קפה במרפסת אחרי השלמת קובץ אקסל. "כל מה שיעזור לכם ולדרבן אתכם להמשך הדרך מומלץ. יו ניים איט", מסכמת מאור סיסו.