אף מנהל לא אוהב לבצע שיחות קשות עם העובדים שלו. הרבה יותר נעים לספר לעובד שקיבל בונוס גדול במשכורת מאשר לבשר לו שהלקוחות מתלוננים על התפקוד שלו בזמן האחרון. ובכל זאת, כל מנהל נדרש מפעם לפעם גם לבצע שיחות טעונות בנושאים רגישים.
"מסקרים גלובליים עולה כי 50% מהמנהלים מציינים את השיחות הטעונות כאחד מהמצבים שהם הכי חוששים מפניו", מסביר ירון בידרמן, סמנכ"ל בפורטל Proso לחיזוק יכולות ניהול בפועל ובזמן אמת. "ניהול שיחה טעונה עם עובד נחשב לאתגר המרכזי ביותר בשגרת הניהול אשר אינו פוסח על מנהלים חדשים ומנוסים כאחד. כשאנחנו ניגשים לשיחה טעונה אנחנו עושים זאת עם המון הנחות מקדימות שמערבות מערכת רגשות סוערת. התחושה הזו מטלטלת ומוציאה אותנו מאיזון, ולכן, במקרים כאלה, דווקא תכנון מראש של השיחה נותן לנו את מרחב התמרון הגדול ביותר, ומאפשר לנו להתמודד בצורה רציונאלית ככל שניתן בתרחיש אמוציונאלי."
הסוד בהובלת שיחה כזו מצוי ביכולת של המנהל לקרוא את האדם שמולו, לדעת לנווט בביטחון בתוך רובדי השיחה השונים, ולסיים אותה כך ששני הצדדים יצאו ממנה בתחושה טובה. הנה כמה כללי אצבע שיעזרו להבין איך עושים את זה כמו שצריך – מה לעשות או לא לעשות כאשר מזדמנת לך כמנהל שיחה טעונה עם אחד העובדים.
עוד בלימודים וקריירה:
- "מי ינצח בקרב – באטמן או סופרמן?" שאלות מוזרות בראיון עבודה
- יוצאים להפסקה של 10 דקות? המעביד לא רשאי לקזז משכרכם
- תם עידן הנסיכות? הגיבורות הבאות של דיסני הן גאונת מחשבים ונהגת חללית
אל תדחה ואל תמנע מקיום השיחה
הכי קל זה פשוט לחרוק שיניים ולטאטא את הבעיה מתחת לשטיח. יהיו מנהלים שיגלגלו את האחריות להעברת המסר הקשה אל גורם אחר, ויהיו כאלה שימנעו מהשיחה אבל ישלחו עקיצות או הערות לא נעימות אל העובד, במקום פשוט לפתוח איתו את הדברים. זכור שאם יש בעיה שמפריעה לך אצל העובד, סביר להניח שהיא לא תיפתר מעצמה. ללא ההתערבות שלך, במקרה הטוב המצב ימשך כפי שהוא, ובמקרה הרע הוא אף יחמיר.
הגדר לעצמך את מטרת השיחה
עליך כמנהל להכין את עצמך לשיחה, ולהבין מה המטרה שלה עוד בטרם תזמן את העובד אליה. האופן בו תגדיר את המטרה ישפיע על התנהלות השיחה כולה. גם אם הנושא המדובר הוא טעון, חשוב שתבין מראש באיזו תחושה היית רוצה להוציא את העובד מהשיחה. למשל, אם מדובר בשיחה על הישגים נמוכים בעבודה, ומדובר בעובד שחשוב לך לשמר, סביר להניח שתרצה להוציא אותו מהשיחה מעודד ובעל מוטיבציה לשיפור.
זמן את העובד לשיחה באופן ישיר ואישי
אל תשלח מייל, אל תזמן אותו באאוטלוק ואל תשלח בו את המזכירה – פשוט גש אליו וקבע איתו בעל פה, למרות הקושי.
יידע את העובד מראש בנושא השיחה
תן לעובד שלך את ההזמנות להגיע לשיחה מוכן. אם תפתיע אותו בנושא הטעון במהלך השיחה עצמה, סביר להניח שרמת המורכבות והקושי שלה תעלה. השתדל ליידע אותו מראש, כבר בשלב הזימון, על הנושא עליו אתם עומדים לשוחח. כמובן שהעובד ירצה לפתוח את הנושא מיד באותו הרגע, ועל כך תוכל לענות לו במשפט כמו "אנחנו נדבר על הכול בהרחבה ביום השיחה".
הכן סביבה מתאימה לקיום השיחה
שיחה רגישה צריכה להתקיים בחלל שקט ונטול הפרעות, ובוודאי בכזה המאפשר דיסקרטיות. תן לעובד שלך את התחושה שאתה מתמקד בו ובצרכיו, ותן לו את האינטימיות הדרושה כדי שיוכל להביע את רגשותיו.
פתח באופן ישיר והצג את הבעיה
בשיחה טעונה האווירה היא מלכתחילה של ציפייה מתוחה, לכן לא כדאי לנסות לשבור את הקרח או להתחיל משיחת חולין ואז להגיע אל הנושא בדרך עקיפה. העובד שזומן לשיחה מצוי במצב של חרדה, וסביר להניח שהוא חסר סבלנות. היה הוגן איתו – וגש מיד לעניין.
נסה לדבוק בעובדות ולהימנע מהנחות
דיון בפרטים: מה קרה, מי היה מעורב, מה היו הכוונות – יאפשר לך לקבל תמונה בהירה של הסיטואציה ולהבינה לעומק. הנחות והשערות, לעומת זאת, הן בסיס רע מאוד והן תורמות לחוסר ההבנה בין העובד למעביד. נסה להתמקד בלמידה הדדית במטרה להשתפר – דרך מצוינת לעשות זאת היא לשאול שאלות במקום להניח הנחות.
הימנע מביטויים שיפוטיים ורגשיים
העובדה היא כי "בפרויקט בוצעו טעויות רבות", אבל משפט כמו "בפרויקט בוצעו טעויות איומות" הוא פירוש רגשי ואף שיפוטי, ויש להימנע מכך. תוכל לבחור לומר כי העבודה לא הייתה מספקת, במקום לומר שהעבודה בוצעה באופן גרוע. מילים כמו איום, חמור, גרוע, חצוף, מאכזב, מנצל, או ביטויים כמו הוא 'עושה לי דווקא', 'הוא הביא את זה על עצמו', 'הוא משחק משחקי כוח' - הם ביטויים שעשויים לעכב את השיחה במקום לקדם אותה.
שמור על האגו של העובד
האגו מקנה לנו, בין היתר, גם את הביטחון בעוצמות וביכולת שלנו כעובדים. השתדל עד כמה שניתן לא לערער את האיזון הרגשי של העובד שלך – אל תציג את ההתנהגות שלו כקיצונית, כי האמת היא שבמציאות לא הכל שחור או לבן. תכונה טובה של עובד יכולה להפוך למגרעה רק משום שהיא מיושמת לא נכון, ולכן מוטב שתאיר בפני העובד את היתרונות שלו לצד חסרונותיו הדורשים שיפור.
אל תמנע משתיקות
שתיקה יכולה להיות מביכה, אבל בסיטואציה כזו יש לה דווקא תפקיד חשוב: זהו זמן בו העובד מעכל את הנאמר וחושב כיצד להגיב לדברים. אל תמהר להמיס את השתיקה – תן לקצב השיחה לזרום בטבעיות, כדי שהתובנות הנכונות יבשילו ויעלו.
העובד כועס? אל תכעס בחזרה
מאוד טבעי להגיב בכעס על כעס, אבל תגובה כזו לא תקדם את השיחה אלא תגרום לנזק. אם העובד שלך מגיב ברגשות שליליים למהלך הדברים, נסה לקבל את רגשותיו באמפטיה ולתת מקום לביטוי שלהם, גם אם אתה לא מסכים איתם.
אל תמהר לסיים את השיחה
כשאנחנו מצויים בסיטואציות שאינן נוחות לנו אנחנו נוטים למהר, במטרה "לגמור עם זה וזהו". אלא שלדחוק את השיחה לסיומה הלא טבעי לא בהכרח יוביל אותנו לתוצאות הרצויות. גם אם כל דקה נוספת בתוך השיחה גורמת לך לסבל ממשי, תן לצד השני את הזמן לעכל, להגיב, לשאול שאלות ולהבהיר את עצמו.