אם עד לפני כמה שנים, אנשים יכלו להסתובב בעולם מבלי להיעזר בשירותיה של אפליקציית ווטסאפ, דומה שהיום כבר כמעט ולא נשאר אדם כזה. מדובר בדרך התקשורת המובילה והלגיטימית היום שהצליחה להחליף לא פעם גם את שירות המיילים במקומות העבודה. הווטסאפ הארגוני הפך מזמן לכלי עבודה, מינגלינג ובהיותו כזה - גם לא פעם מקור ללא מעט בעיות מהותיות בעסק.
"סמנכ״ל תפעול בחברה קמעונאית גדולה עזב למתחרים - אך לא הוצא מקבוצת הוואטסאפ של ההנהלה במשך חודשים, והמשיך לקבל מידע פנימי רגיש כמו סכומי סגירות קופה, מוצרים חדשים שיושקו, ומבצעים עתידיים; עובדת שהוצאה מקבוצות הוואטסאפ של החברה וכך גילתה למעשה על פיטוריה לפני שנערך לה שימוע כמתחייב בחוק - תבעה, וזכתה; תמונות אישיות שמצאו את דרכן לקבוצת הוואטסאפ הארגונית, והזכירו שוב את הטשטוש בין החיים הפרטיים לעבודה. אלה רק דוגמאות בודדות מתוך מקרים רבים שנחשפו בתקופה האחרונה, ושגרמו נזקים כבדים לעסקים רבים", אומר עו״ד חן שופר, מנהל אסטרטגיית מוצר בכיר בחברת קונקטים ומתמחה בתקשורת פנים ארגונית בעידן החדש. הנה כמה מהאיומים הגדולים שמציבות קבוצות וואטסאפ ארגוניות ומה ניתן לעשות.
קבוצות וואטסאפ במקום העבודה חושפות את הארגון לתביעות
"השילוב של האופי הבלתי פורמלי של קבוצות וואטסאפ, יחד עם ריבוי הקבוצות, אנשי הקשר וההתראות, הוא מתכון לטעויות. כבר היו מקרים של עובדים ועובדות ששלחו תמונות חושפניות בקבוצה הלא נכונה (קבוצת העובדים)", אומר שופר. "שליחת בדיחות גזעניות ותכנים בלתי הולמים או פוגעניים בקבוצת הוואטסאפ של הארגון עלולה להוביל לבעיות במקום העבודה עד כדי תביעות משפטיות נגד המעסיק - הטרדה, אפליה, או לשון הרע. בית המשפט קבע, שארגון כבר לא יכול להתנער ולהגיד שקבוצות הוואטסאפ לא קשורות אליו.
"גם בתחום דיני העבודה קבוצות הוואטסאפ מזמנות תביעות. עובדת שהוצאה מקבוצות הוואטסאפ של החברה וכך גילתה למעשה על פיטוריה - תבעה, וזכתה בפיצוי כספי נאה. בהחלטתו, ציין בית המשפט שהוצאת עובדים מקבוצות וואטסאפ לא היה דבר שבשגרה בחברה, ושיקף למעשה את רצון החברה לפטר אותה. העיתוי בו היא הוצאה מהקבוצה - לפני השימוע - הפר את חובת השימוע שמחייב החוק".
מידע עסקי חשוב ורגיש דולף מקבוצות הוואטסאפ
לרבים מאיתנו יש עשרות קבוצות וואטסאפ, ומאות אנשי קשר, ובשל כך, מנהלי קבוצות ארגוניות לא תמיד מצליחים לנהל את כל התזוזות של עובדים בחברה. שופר מספר שזה בדיוק מה שקרה בחברה קמעונאית גדולה כאשר סמנכ״ל תפעול שעבר לחברה מתחרה נשאר חודשים ארוכים בקבוצת הוואטסאפ של ההנהלה הקודמת, מבלי שהוצא מן הקבוצה. באופן הזה הוא המשיך בפועל להתעדכן ללא שום בקרה ופיקוח בנושאי החלטות ניהוליות, מדדים, ומידע כספי רגיש.
"ככלל, מדובר בנושא אבטחת מידע קריטי, מהסיבה שהוא יכול לפגוע אנושות, ואף למוטט ארגונים; ולרוב, אין דרך לנטר מה עובד לשעבר עושה עם המידע עד שהנזק כבר נגרם. עובדים לשעבר אף יכולים להשתמש במידע מקבוצת הוואטסאפ כדי לתבוע את החברה. חשוב להדגיש כי, גם עובדת שעזבה, וכבר הוצאה מקבוצת הוואטסאפ, עדיין מחזיקה במידע רגיש מאוד של החברה, כולל תמונות, היסטורית שיחות, נתונים ואנשי קשר. היא יכולה לפנות לגורמים חיצוניים ולספק מידע על העובדים בחברה; והיא עלולה להשתמש במידע יקר ערך מקבוצת הוואטסאפ לטובת החברה החדשה בה היא מועסקת – אין מנהלת גיוס שלא הייתה שמחה לקבל את רשימת העובדים של המתחרים, ולהחליט את מי 'לגנוב', והיכולת להעביר את הספקים המצוינים שעבדת איתם לחברה החדשה תקל עליך ותתן לך 'נקודות'".
וואטסאפ מטשטש את הגבול הדק בין הפרטי למקצועי
בחברות בהן העובדים ללא מייל ארגוני וללא עמדת מחשב, וואטסאפ הפך להיות הכלי המרכזי לתקשורת, והוא פעיל 24/7 – עם לא פחות מ- 12 קבוצות לעובד בממוצע. "בישראל במיוחד, אנחנו לא מתנתקים מהנייד כמעט אף פעם, ואם אנחנו חברים בקבוצת וואטסאפ ארגונית, הרי שמקום העבודה יכול לחדור לחיינו הפרטיים בכל רגע נתון, ולרובנו זה קורה כמעט כל יום, גם כשאנחנו בחופשה או פשוט לא במשמרת".
לדברי שופר, מספר מדינות בעולם החליטו לשים סוף לטשטוש בין החיים הפרטיים לעבודה. :בצרפת עבר לפני מספר שנים חוק לפיו אסור לדרוש מעובדים להגיב למייל מהעבודה מחוץ לשעות העבודה; בקליפורניה מנסחים בימים אלה חוק לפיו לא יהיה ניתן לתקשר עם העובד אם זה לא בשעות המשמרת שלו. אני מאמין שבסופו של דבר גם ישראל תסדיר את הנושא".
מה הם הפתרונות לבעיות הללו?
עם כ- 70 מיליארד הודעות שנשלחות ביום בוואטסאפ על-ידי 2 מיליארד משתמשים, מדובר בכלי נוח, יעיל וזול, והוא כנראה ימשיך להיות דומיננטי בשנים הקרובות.
יחד עם זאת, בשלוש השנים האחרונות, גם בזכות הרגולציה, מנהלי אבטחת מידע ו- IT שמים יותר דגש על הפרדה בין חיי העבודה והחיים הפרטיים. עסקים רבים כבר הבינו שצריך לעבור לכלי שהוא יותר מותאם. הפתרון יכול ללבוש צורה של נהלים, לדוגמא תקשורת רק במייל או בסלאק; ואם את בעלת עסק בו רוב העובדים לא נגישים למחשב ואין להם מייל – נהגי אוטובוס, מאבטחות, חדרנים, עובדות במפעלים, שליחים, ועוד – הנטייה הטבעית היא לאפליקציות תקשורת פנים ארגונית.