מסיימים יום עבודה עם רשימת מטלות שלא הספקתם לבצע? מרגישים שאתם עם הלשון בחוץ גם אחרי 10 שעות בעבודה ועדיין נאלצים להמשיך לסגור קצוות מהבית? בסופו של יום, הסוד הוא בניהול זמן נכון. פשוט, לא? ובכן, עבור רבים מאתנו מדובר ביכולת שהיא כמעט בלתי אפשרית. איך עושים את זה? מתעדפים ומחשבים מסלול מחדש.
"אני לא מאמינה במשפט: 'אין לי זמן'. אני כן מאמינה שהזמן מאוד יקר לנו ולכן צריך לנצל אותו בצורה הכי טובה, כי הוא לא חוזר והוא שובב גדול. אני פשוט מחליטה מי ומה יקבל את הזמן שלי", אומרת שירלי גרפונקל, מנהלת מוצר שעובדת בספרינטים של שבועיים-שלושה בין פרוייקט לפרוייקט ובעלת הבלוג "למה שאהנה לבד" וקבוצת הפייסבוק, תחת אותו שם. ויש לה 9 טיפים עיקריים שיעזרו לכם להבין איך מנהלים זמן נכון בעבודה ואיך אפשר ליהנות לצד העומס.
1. תחליפו תקליט
זה נכון שזה מאוד נוח להתלונן ולהסביר לעצמנו למה אנחנו לא עושים משהו, אבל אם אתם כאן, כנראה שאתם רוצים לנהל נכון יותר את הזמן בעבודה. זה נכון גם שמי שמתלונן הרבה על כמה הוא לא מספיק מקבל יותר אמפתיה, אבל זה לא באמת מספק אותנו. קשה לי להאמין שבסוף יום של קיטורים, מישהו מרגיש טוב עם עצמו.
אז בלי קשר למה הספקתם ולמה לא, השפה צריכה להיות שפה של: אני יכולה, אני אוכל, אני אספיק, כן, בטח וגם: יש לי עוד רעיון. שורש י.כ.ל - זו השפה שאנחנו צריכים לדבר.
2. הגדירו אסטרטגיה
אני מגדירה לעצמי אסטרטגיה לתפקיד שלי. כל משימה שלא קשורה לפרויקט הכי חשוב שלי כרגע - פשוט לא נכנסת לי ללו"ז, למעט מקרים בהם המשימה באמת קטנה ואני יודעת מראש שהיא לא תגזול ממני זמן ומשאבים.
3. תמיד תדאגו להסתובב עם פנקס ומרקר
כל יום שלי נראה כך: אני באה בבוקר לשולחן העבודה וכותבת בדף A4 את כל המשימות שיש לי לעשות. אז אני לוקחת טוש זוהר ומסמנת את כל הדברים שאני חייבת לעשות היום. למה בדף ולא במחשב? כי מחשב לא תמיד מול העיניים ואנחנו צריכים שהדף כל היום ידבר אלינו.
4. כתבו הערות והארות לאורך היום
בכל פגישה שיש לי ומישהו אומר משהו חכם או משימה שעליי לבצע, אני כותבת בדף ההוא את הדברים. מאוחר יותר, אני מעבירה אותם לתוכנת המשימות שעליה אני עובדת (אתם יכולים בכל דבר שנוח לכם: keep, אסאנה, אקסל, word.. זה באמת לא משנה). גם אם מישהו אומר משהו כרעיון וזה נשמע לי מדליק אבל לא רלוונטי לעכשיו, אני כותבת לי. בכל יום אני מעדכנת את הדף, עם המשימות לטווח הקצר. זה לוקח לי בדיוק דקה, וזה עושה סדר גדול.
5. שימו לב לזמן לא מנוצל בשיחות זום
כשיש פגישות בזום עם משתתפים רבים והחלק שרלוונטי לעבודה שלי נגמר - אני מנצלת את הזמן הזה לעבודה, אבל נשארת קשובה במקביל. ודאי שמתם לב כמה זמן מבוזבז יש בפגישות.
6. האצילו סמכויות אך קחו גם כמה על עצמכם
אם יש מישהו שאני תלויה בו והוא לא יכול לתת את השירות, אני אעשה ואלמד בעצמי לפחות חלק מהתפקיד. כך אנחנו מפסיקים דפוס של תסכולים ותירוצים ומקדמים עשייה. ועל הדרך גם מעשירים את עצמנו. כל זה חוסך לנו הרבה זמן.
7. העשירו את עצמכם בשוטף
הקדישו כל שבוע זמן להעשרה. גדול עליכם? פעם בחודש. או רק בסופ"ש. משהו. ברגע שאתם מעשירים את עצמכם בקורס מעניין, ספר מקצועי טוב או סתם לעבור על מה שהקולגות שלכם עושים, אתם מתעלים מעל המצב העמוס רגשית שאתם בו ומתמלאים במוטיבציה ובערך עצמי. כך אתם יוצאים מהמעגל של התלונות ועוברים למעגל של הניצחונות. בטווח הרחוק תחסכו זמן בכך שלא תהיו תלויים באף אחד, אלא רק בעצמכם.
8. תעדפו את הרגשות שלכם
מקום עבודה הוא לא פעם כר פורה לרכילויות ועימותים מקצועיים ואישיים, ומדובר בזללן אנרגיה וזמן. אם קורה משהו מעצבן בעבודה ואתם מאד רוצים להתעסק בזה עכשיו כי זה יושב עליכם, אבל במקביל יש לכם מטרה: למשל, להיות ראש צוות עד השנה הבאה. תשאלו את עצמכם: האם ללכת ולדבר על זה יקדם אותי למטרה שלי או לא? כמובן שלרוב התשובה היא לא. אגב, זו יכולת שלמדתי לעשות רק בשנים האחרונות, כך שהיא נרכשת לגמרי ורואים תוצאות מיידיות.
9. פחות פגישות, יותר התכתבויות.
אם הפגישה יכלה להיות אימייל - עדיף. הנה מאמר על זה בדיוק.