אין ספק שהוא כלי עבודה משובח, ורובנו משתמשים בו במהלך יום העבודה (וגם מעבר לשעות אלו) לשלוח הודעות, הצעות מחיר, טקסטים, מידע ויזאולי ומה לא. מיה יהלום, מאמנת לדיגיטל, מעניקה שלל טיפים מנצחים שישדרגו את העבודה שלכם עם Gmail ויהפכו אותה להרבה יותר יעילה ופרודוקטיבית.
לשלוח מייל לאדם מבלי ששאר הנמענים ידעו מכך
ניתן לשלוח עותק מוסתר, כך שהנמען הראשי של המייל לא ידע שהמייל התקבל אצל אדם נוסף, בניגוד ל"עותק" בו הנמען הראשי רואה שנשלח העתק גם לנמען נוסף.
איך שולחים עותק מוסתר?
בשורת ה"אל" - מכניסים את המייל של הנמען
בהמשך השורה בצד שמאל יוצגו אפשרויות נוספות:
במידה ורוצים לשלוח עותק מוסתר, כותבים את כתובת המייל של הנמען בשורה של "העותק המוסתר"
אם הג'ימייל באנגלית
במקום "עותק" יהיה כתוב CC שזה Carbon Copy
ובמקום "עותק מוסתר" -יהיה כתוב BCC שזה Blind Carbon Copy
חלוקה לתיקיות
בתוכנות מיילים אחרות יש אפשרות לחלוקה לתיקיות שבהן אפשר לקבץ מיילים עם נושא משותף בתיקיה ייעודית. בג'ימייל אין את האפשרות הזו אבל יש חלופה טובה לא פחות: תוויות.
ניתן להצמיד תווית למייל, ואף ניתן לשייך מספר תוויות שונות לאותו המייל.
למה אנחנו צריכים את זה? כי זה עוזר לסדר את טריליון המיילים שלנו, ולהציג במהירות את כל ההודעות שקשורות לנושא מסויים כמו למשל: "ביה"ס", "לטיפול בהמשך", "קבלות" וכן הלאה.
בלחיצה על התווית יוצגו כל המיילים שהוצמדה להם תווית זו.
יצירת תווית
ניתן ליצור את התווית גם דרך ההגדרות וגם בעת הוספת התווית למייל.
איך נצמיד את התווית שיצרנו למייל?
- בדואר הנכנס נסמן את המייל הבודד או קבוצת המיילים להם נרצה להצמיד תווית
- ייפתח בר עליון ובו האייקון של תווית בחירה בו תאפשר לשייך את המייל לתווית קיימת, ליצור תווית חדשה, או לנהל את התוויות הקיימות.
- נבחר בתווית הרצויה
- החלת השינויים
- ועכשיו המייל
איך נצפה במיילים תחת תווית מסויימת?
בצד ימין של המסך נראה את רשימת כל התוויות שיצרנו.
קליק על אחת התוויות ייפתח את כל המיילים שהוצמדו לתווית זו.
סינון מיילים
יש אפשרות ליצור פילטרים, או מסננים וכך, באופן אוטומטי יתבצעו פעולות על המייל - כמו הצמדת תווית, מחיקה, סימון כחשוב, העברה לכתובת מייל אחרת וכו'.
איך ליצור את המסנן?
יש שתי דרכים להגיע למקום בו מגדירים את הסינון מיילים:
האחת דרך שורת החיפוש בעמוד הראשי, והשנייה מתוך המייל עצמו לפיו רוצים לעשות סינון.
- מסנן מהעמוד הראשי:
- בשורת החיפוש בראש המסך נלחץ על האייקון הכחול ובו ארבעה פסים עם חיצים
יפתח חלון ובו "אפשרויות חיפוש מתקדמות" - יש למלא את אחד השדות המופיעים
למשל: בשורת ה"מאת" נכתוב את המייל של ביה"ס - נבחר בטאב של "מסנן חדש"
- בחירה בו תוביל אותנו לחוקים שאנחנו רוצים להגדיר למסנן
ניתן לבחור בתווית, למחוק או לסמן כחשוב וכן הלאה. - מומלץ לסמן בווי את ה"הפעלת המסנן על X שיחות ישנות"
כך הסנן יחיל את הפעולות על מיילים שהתקבלו מתישהו בעבר - ללחוץ על ליצירה של המסנן עצמו.
-
מסנן מתוך המייל עצמו
- להיכנס למייל אותו רוצים לסנן
- ללחוץ על השלוש נקודות מצד שמאל
- לבחור ב"סינון הודעת מסוג זה"
- ייפתח החלון "אפשרויות חיפוש מתקדמות" וניתן להמשיך עם הגדרות הסנן לפי השלבים כפי שכתוב מעלה בשלבים 1.2-1.6
ניקיון פסח במיילים
ההמלצה שלי היא ניקיון בכמה שלבים אבל שני דברים חשובים קודם לכן:
- קליק על מספר המיילים המוצגים -1-50 ישנה את התצוגה למאה מיילים מוצגים. וכך יהיה ניתן למחוק יותר מיילים במכה אחת
איך?
- אפשר ללחוץ על ה-"תמרור עצור" עם הסימן קריאה: ולדווח כספאם ולבטל את הרישום לאותו השולח.
מה נמחק?
1. מיילים מניוזלטרים שאנחנו לא רוצים להיות מנויים בו יותר
2. מיילים ישנים ממש
3. מיילים עם קבצים גדולים במיוחד
איך?
- מחיקת מיילים לא רצויים מאותו השולח
מעתיקים את כתובת המייל ממנו נשלח הניוזלטר או הספאם לשורת החיפוש
יוצרים מסנן חדש
ושם בוחרים ב"מחיקה"
והחלת החוק על מיילים ישנים
ניתן לראות את ההסברים בטיפ של המסנן למעלה במדריך. - מחיקת מיילים ישנים
בשורת החיפוש כותבים את הטקסט הבא older_than:1y ולוחצים "חיפוש".
את המספר 1 ניתן להחליף בכל מספר אחר. - מחיקת מיילים עם קבצים גדולים
בשורת החיפוש כותבים את הטקסט הבא: has:attachment larger:10M ולוחצים "חיפוש".
ניתן להחליף את המספר המתאר את גודל הקובץ במספר אחר.
ניתן לבצע סינון נוסף ע"י בחירה באחד הכפתורים המוצגים תחת שורת החיפוש.
אך לא רק המיילים תופסים לנו שטח אחסון ועליהם אנחנו מקבלים התראה, אלא גם הגוגל דרייב והגוגל תמונות. מומלץ גם אותם לנקות ולפנות מדי פעם. נכנסים לקישור הזה, ושם גוגל עצמו מציע לנו קבצים למחוק גם מהדרייב, מהג'ימייל ומהתמונות. יש מצב שבעתיד הלא רחוק יהיה שווה לשלם על האחסון בענן. זה לא סותר שצריך לבצע ניקיונות פסח מדי פעם בענן, אבל זה ידחה את זה מעט.
תצוגה מקדימה למייל
באאוטלוק ישנה אפשרות לתצוגה מקדימה למיילים, ולא מזמן גם לג'ימייל נוספה אפשרות זו.
איך להוסיף תצוגה מקדימה?
לשינוי התצוגה לוחצים על הסימן הזה: שנמצא בבר העליון מצד שמאל (אם יש לכם ג'ימייל בעברית) או לחילופין תחת הגדרות. ניתן לבחור אם מעדיפים את התצוגה המקדימה לצד המייל או תחתיו. בלחיצה על אחד מהמיילים בתיבת הדואר תהיה תצוגה מקדימה
איך לסמן את ההודעה עם התצוגה המקדימה כהודעה שנקראה מיידית ולא לאחר 3 שניות?
ניתן לשנות בהגדרות של הג'ימייל
תחת "חלונית התצוגה המקדימה": לבחור את הזמן שמתאים לך
איך לבטל שליחת מייל לאחר שנשלח
"אופס, שכחתי להוסיף קובץ וכבר שלחתי את המייל"; "אופס הוספתי את האיש קשר בשדה של ה "אל" במקום ב "עותק מוסתר"". אם לא עברו עד 30 שניות אז לא נורא, אפשר לבטל את המייל שנשלח. חשוב להגדיר קודם לכן את טווח הזמן בו ניתן לבטל את שליחת ההודעה.
איפה משנים את טווח הזמן לביטול השליחה?
הגדרות
בטאב "כללי"
ביטול 'שליחה'
לבחור ב 30 שניות
ולא לשכוח לשמור
איך מבטלים שליחה לאחר שהמייל נשלח?
לאחר שהמייל נשלח, מופיעה הודעה מצד ימין למטה במסך עם האפשרויות "ההודעה נשלחה | ביטול | הצגת הודעה": לחיצה על ביטול, תבטל את שליחת ההודעה וההודעה תיפתח במסך לעריכה.
חתימה במייל
חתימה במייל היא טקסט שמופיע בסופו של כל מייל ומטרתו לספק מידע נוסף עליך, שולח המייל.
מה מומלץ שיהיה בחתימה?
תמונה שלך או לוגו, שם ושם משפחה, תפקיד, חברה, מספר סלולרי, כתובת אתר אינטרנט, קישורים לרשתות החברתיות או לכרטיס ביקור דיגיטלי. חשוב לבדוק שהחתימה נראית טוב גם במחשב וגם בסלולרי.
איך מעדכנים חתימה בג'ימייל?
- הגדרות
- בטאב של "כללי"
לגלול למטה כמעט עד הסוף - לבחור ב "+ תווית חדשה" - ניתן להוסיף מספר תוויות.
כל תווית היא בעצם חתימה אחרת וכך אפשר לשנות ולהחליף מבלי לדרוס את הישן. - לתת שם לתווית - לחתימה.
- ליצור אותה.
- ייפתח שדה בו ניתן לעצב את החתימה: להוסיף תמונה, לשנות גופן, להוסיף קישורים וכן הלאה.
- תחת "ברירות מחדל לחתימה"
בוחרים איזו חתימה לשלוח בהודעות מייל חדשות ואיזו חתימה לשימוש בתשובה/ העברה של מייל - לשמור בתחתית הדף
- לשלוח מייל ניסיון ולראות גם במחשב וגם בסלולרי את הנראות של החתימה.
לשלוח לקבוצת אנשים
איך שולחים מייל למספר אנשי קשר מבלי לכתוב את כתובת המייל לכל אחד מהם? לא חייבים להכניס כתובת מייל אחת אחת. ניתן ליצור קבוצה ולכתוב בשורה של הנמענים את שם הקבוצה.
בדומה לתוויות שהצמדנו בטיפ הקודם להודעת מייל, גם פה, כשרוצים ליצור קבוצה של אנשי קשר אליהם נשלח את המייל, עושים זאת ע"י הצמדת תווית לאנשי קשר. לאחר שנוצרה התווית עם אנשי הקשר בשביל לשלוח מייל לכולם, יש לכתוב בשורת הנמענים את שם התווית.
איך ליצור קבוצת אנשי קשר?
- לצפייה בכל אנשי הקשר המחוברים לחשבון הג'ימייל שלך יש להיכנס לקישור הזה
שם נראה את כל אנשי הקשר שלנו. אלו עם כתובת מייל ואלו בלי כתובת מייל. - לפני הצמדת את התווית לאנשי הקשר, נייצר אותה.
בחלק של התוויות, תחת יצירת תווית
בחירת שם לתווית
ושמירה. - יש 3 דרכים להוספת התווית לאנשי הקשר
- יצירת איש קשר חדש
לצד התמונה יש את האייקון של התווית
- עריכת איש קשר קיים והוספת תווית
בשורת החיפוש נחפש את אנשי הקשר אותם נרצה להוסיף לתווית
נקליק על העיפרון לעריכת איש הקשר
ומשם נבחר בתווית שנרצה להצמיד לו
- הוספת תווית למספר אנשי קשר במקביל.
לצד שם איש הקשר יש תמונה או את האות הראשונה בשמו.
לחיצה על זה יציג לנו תיבת סימון, נסמן את אנשי הקשר אותם נרצה לצרף לתווית.
יפתח בר עליון עם אייקון של תוויות
נבחר בתווית הרצויה
ו"החלה" על מנת לאשר.
שליחת המייל
כל שנותר הוא לכתוב מייל חדש ובשורת הנמענים לכתוב את שם התווית שיצרת
תזמון מיילים
ניתן לשלוח מיילים בתאריך ובשעה לבחירתכם. זה טוב במיוחד לכאלו שעובדים בשעות מאוחרות, או כשרוצים לשלוח לעצמך תזכורת לעוד כמה ימים או לאיחולי יום הולדת שמח.
איך מתזמנים מייל?
- פותחים אימייל חדש
- כותבים את המייל עצמו, כולל שורת הנושא והנמענים
- ללחוץ על החץ הקטן שלצד כפתור השליחה
- ללחוץ על "תזמון שליחה"
- תיפתח חלונית עם תאריכים ושעות לתזמון ההודעה
- במידה והאפשרויות המוצגות לא מתאימות ניתן ללחוץ על "בחירת תאריך ושעה"
אז ייפתח יומן שיאפשר לבחור את היום והשעה שיישלח המייל - לאחר לחיצה על "תזמון שליחה" תופיע בתחתית המסך הודעת אישור