החגים זה זמן לקחת הפסקה וליהנות קצת מהחופש, אבל זה גם זמן מצוין לעשות סדר ולהתכונן לקראת החזרה לשגרה. כולנו מכירים את הימים שבהם מרוב מיילים, הודעות וישיבות אנחנו לא מצליחים לעשות כמעט אף אחת מהמשימות שתכננו. התסכול מוכר לכולם – הכנו לכם כמה כלים לניהול הזמן בצורה נכונה. המדריך המלא
יש כמה טעויות שאנחנו עושים שלא במודע בניהול הזמן שלנו. ברוב הזמן הדגש שאנחנו שמים הוא בלהספיק כמה שיותר במהלך העבודה – זו טעות. "הדבר החשוב הוא לא כמה הספקנו, אלא הבחירה על מה לעבוד ועל מה לא", מסביר ליאור פרנקל, שותף וסמנכ"ל מוצר בחברת ג'ולט שמעבירה הכשרות למקצועות ההייטק. "אפשר להגיד שבעידן החדש יש היום לכל אחד מנהלי זמן חיצוניים: טלפון, אימייל ופושים מאפליקציות. במערכות ניהול המשימות כל המשימות מופיעות כרשימה ללא קונטקסט. אין שום קשר בין איך שהן מופיעות ביומנים לחשיבות שלהן".
פרנקל מסביר שבמצב כזה אנחנו פועלים באופן ראקטיבי, מגיבים לסיטואציה ומנוהלים על ידי היומנים, במקום להיות פרואקטיבי - ליזום ולנהל את הזמן. "יכול להיות שיופיעו 30 משימות באותה הצורה ורק 2 מהם דורשות תגובה מיידית". הטיפ של פרנקל במקרה הזה: "אני נוהג לבקש משהו אחר - להתחיל את הבוקר במחשבה מה אני מרגיש שחשוב שיקרה".
"אני רוצה שהיום יתחיל במוטיבציה שלי ועל פי הכוונות שלי", הוא מסביר. "אז אני רושם לעצמי על פתק בין 3 ל-5 נקודות שאני רוצה שיקרו היום – שאם אצליח לעשות אותן אני אהיה שמח בסוף יום העבודה. רק אחרי זה אני נכנס לאימייל, לוואטסאפ ומחליט מה חשוב לי. חשוב להדגיש שבג'ימייל או באאוטלוק לא משנה אם הבוס שלי שלח אליי משימה או כל בן אדם אחר – כולן יראו אותו הדבר ולכן חשוב להפריד בין העיקר לטפל".
איך לבחור את המשימות החשובות?
פרנקל מסביר שכדאי להכין מטריצה שמייצרת 4 ריבועים – החלק העליון שלה מקוטלג כחשוב, התחתון כלא חשוב. החלק השמאלי מוגדר כדחוף והימני כלא דחוף. כך נוצרים 4 ריבועים: חשוב ודחוף, חשוב ולא דחוף, לא חשוב ודחוף, לא חשוב ולא דחוף. "אני עושה רשימה של כל המשימות ושם אותם בריבועים המתאימים. הריבוע המוזנח ביותר זה החשוב ולא דחוף, משימות שתמיד דוחים אותן, זה יכול לקרות עכשיו וזה יכול לקרות עוד שלוש שנים".
פרנקל נותן דגש על ריבוע אחד – שיכול לקדם אותנו מאוד בקריירה, אך הרבה פעמים אנחנו לא מגיעים לשם – משימות חשובות ולא דחופות. “כשמסתכלים על קריירות ועסקים ורואים מתי הם קפצו – זה כשהתפננו לטפל בחשוב ולא דחוף", הוא מסביר. "כדאי להשקיע בו הכי הרבה, זה הריבוע עם ה-ROI (החזר ההשקעה) הכי גבוה".
פרנקל מסביר שהרבה פעמים הנטייה שלנו לתעדף משימות היא על פי הרגש – מה בא לנו לעשות. כך שפעמים רבות אנחנו יכולים למצוא את עצמנו עושים המון משימות, אבל כולן לא חשובות. חשוב למיין את המשימות ולבחור באופן אקטיבי את הדברים שאנחנו רוצים לעשות.
דבר נוסף שצריך לשים לב אליו – הוא ההשקעה שלנו בפרויקטים. לפעמים אנחנו עובדים על משהו כמה שבועות ורואים שזה לא הולך לשום מקום – ואז אנחנו אומרים, כבר השקענו כל כך הרבה לא נעבוד עוד קצת? התשובה הפשוטה: לא. חשוב לדעת מתי לשחרר משימות.
כמנהלים, חשוב לשים לב לזמן שמקציבים למשימה. אחת התובנות בחוק פרקינסון, הספר שיצא לאור ב-1958 וקיבץ מספר תובנות שפורסמו לראשונה בשבועון אקונומיסט היא שלאנשים יש נטייה למשוך את המשימה שעליהם לעשות בהתאם לזמן שהוקצב לה. כך שאם הוקצב חודש לביצוע המשימה – העובד יסיים אותה בחודש, אם לאותה המשימה יוקצבו שבועיים – אז העובד יסיים אותה בשבועיים. "אנחנו לא יודעים להעריך זמן לדד ליין", מציין פרנקל.
קונטקסט סוויטש (החלפת הקשר)
אתם יושבים על מצגת שאתם חייבים לסיים כבר שלושה שבועות, אתם בשיא הריכוז. הכול זורם ואתם מתקדמים מעולה, אבל אז מגיע אליכם מישהו ומבקש עזרה במשימה אחרת, אתם הולכים לעזור לו ופתאום אתם שמים לב שאתם לא מצליחים לחזור למצגת. פתאום בא לכם קפה, אתם מדברים קצת עם חברים וקשה לכם לחזור לפוקוס. לדבר הזה יש שם – קונטקסט סוויטש (החלפת הקשר) וזה פוגע באופן משמעותי בפרודקטיביות שלכם. "עשו על זה כמה מחקרים", מסביר פרנקל. "חזרה לפוקוס במשימה שהייתי מושקע בה יכולה לקחת עד 23 דקות. אם אני עובד בהייטק או במקום אחר שיש אופן ספייס ויושבים איתי 20 אנשים, יש סיכוי טוב שמישהו יפנה אליי. כל אחד 'גונב' 20 דקות ובסוף אתם מוצאים את עצמכם בסוף יום העבודה כשלא עשיתם אפילו חצי ממה שתכננתם".
פרנקל מכניס במקרה הזה שני מושגים נוספים "מייקרס טיימס", זמן של ביצוע משימות של עשייה שדורשות מיקוד ופוקוס ו"מנג'ינג טיימס", זמן של ביצוע משימות ניהול. "אלה שני סוגים שונים של משימות", מסביר פרנקל. "ניהול זה אופרטיבי וכולל תיאומים ושיחות. במקרה כזה אין לנו בעיה 'לג'נגל' בין משימות, כך שגם אם יפריעו לנו אנחנו לא נאבד זמן".
במקרה שאנחנו בזמן של "מייקרס" המצב הוא שונה. אם אתם עובדים על משימה שדורשת מכם ריכוז ופוקוס כשיפריעו לכם יכול להיות שלא תצליחו במשך יום שלם לסיים משימה של כתיבת 800 מילים, אבל אם תשבו מההתחלה עד הסוף יכול להיות שתוך חצי שעה כבר תסיימו את המשימה.
הפתרון שמציע פרנקל: "יש להפריד בין המשימות גם בקלנדר (יומן)", הוא מסביר. "במשימות שהן 'מייקרס' צריך לשים 40 דקות (או כמה שנדרש למשימה) שבהן אף אחד לא מפריע לי. רק התובנה הזו יכולה לפנות לכם שלוש שעות לפחות בשבוע".
אם אתם עובדים באופן ספייס אז מומלץ ללכת לאזור שיש לכם בו פרטיות או אפילו לשים אוזניות על האוזניים – כך אנשים יבינו ולא יפריעו לכם.
האויב או העוזר האישי? כך הטלפון החכם שלכם ישרת אתכם
הטלפון החכם יכול לתת לכם הרבה כלים לניהול יעיל של הזמן שלכם, אבל הוא גם גורם משמעותי להסחות דעת והוא יכול להפריע לכם בעבודה. פושים, הודעות וואטסאפ, כל אלה יכולים להוציא אתכם מריכוז ולבזבז שעות של עבודה. "כדאי לצמצם את הפושים שאתם מקבלים מאפליקציות שונות", מסביר פרנקל. "אני למשל לא מוכן לעבוד בוואטסאפ אלא רק במייל, אז אני פותח אותו רק כמה פעמים ביום. עם חברים ועם אשתי אני מתכתב בטלגרם שממנה אני מקבל נוטיפקציות וכך אני מפריד בין מה שחשוב למה שלא. כשיש לי שעה פנויה אני בודק מי חיפש אותי בוואטסאפ ועונה – לאנשים בהתחלה היה קשה להתרגל אבל בסוף הם הבינו".
ניהול הפגישות
כמנהלים או כעובדים יכול להיות שהיום שלכם מתמלא בפגישות, שלא מאפשרות לכם להתקדם בעבודה. פרנקל ממליץ לרכז את כל הפגישות בימים ספציפיים ולהשאיר יום אחד ללא פגישות בכלל או לשריין בכל יום ביומן שעות ללא פגישות שאותן תוכלו להקדיש לעבודה. "מאוד חשוב להתחבר למתי יש לך אנרגיה במהלך היום", מסביר פרנקל. "יש אנשים של בוקר ויש של ערב, ינשופים, כל אחד יודע על עצמו מתי השעות הטובות שלו. זה אומר שאם אני הכי פרודוקטיבי בבוקר, השעות האלה הן הכלי החזק שלי ואני צריך לשמור עליו - לא קובעים פגישות על הזמן הזה. בשעות האלה תוכלו בשעתיים לסיים משימות של יום שלם".
פרנקל מציע להפוך את היומן באאוטלוק או בג'ימייל לרשימת המשימות שלכם. "כשיש לי משימה לעשות מצגת אז אני סוגר בשבילה שלוש שעות בלו"ז שלי. ככה לא יקבעו לי פגישות".
כך תשתלטו על הזמן שלכם
קודם כל תחנכו את הסביבה. "כשלי כותבים משהו שנראה כמו משימה אני עונה בשיא העדינות שישלחו לי באימייל", הוא מסביר. "הפתרון הכי טוב שתבקשו לקבל את כל המשימות בערוץ אחד שנוח לכם – אימייל, וואטסאפ או בכל צורה אחרת שתתאים".
כדאי שלא תתפזרו בכמות הכלים שבהם אתם משתמשים, תשתמשו בכלי אחד להזרמת המשימות או גג שניים ותעבירו הכול ליומן."הכי חשוב שתעבדו עם הכלים שנוח לכם איתם", מסכם פרנקל. " המילה האחרונה זו אמפתיה. כולנו באותה הצרה וצריך להיות מאוד רגישים מול אנשים אחרים. בתוכנות האימייל אפשר לתזמן את השליחה של ההודעה ולי בתור מנהל חשוב לכבד את הזמן של העובדים. אני לא שולח מיילים בשישי כי לא עובדים בשבת וזה סתם יכניס את העובדים בלחץ. אם אתם פוחדים לשכוח, תזמנו את המייל שיישלח בראשון בבוקר".
ליאור פרנקל הוא שותף וסמנכ"ל מוצר בחברת ג'ולט שמכשירה מקצוענים לתפקידים בהיי־טק ברחבי העולם. יזם בתחומי הקריירה והחינוך בעשור האחרון, המראיין של הפודקאסט ״פופקורן״, וכתב מספר ספרים העוסקים בבניית קריירה בעולם החדש.