הוועד אישר עסקה בשם האגודה? לא תמיד זה מספיק

נוהל חדש של רשמת האגודות השיתופיות מבהיר

מעסקאות עם קבלנים בהיקף של מיליוני שקלים ועד הקמת מתקנים סולאריים על קרקעות חקלאיות, החלטות שמקבל ועד האגודה עשויות להשפיע על נכסיה ועל עתידה הכלכלי במשך שנים רבות. אבל האם הוועד רשאי לקבל את ההחלטות האלה לבדו, ומתי הוא חייב להביא אותן לאישור החברים?

על רקע תלונות רבות שהגיעו למשרד רשמת האגודות השיתופיות על התקשרויות שבוצעו ללא הליך מסודר, בניגוד לתקנון האגודה וללא שקיפות מספקת, רשמת האגודות השיתופיות פרסמה לאחרונה נוהל התקשרויות חדש.

הנוהל נועד להסדיר את אופן קבלת ההחלטות בנוגע להתקשרויות, אך גם להזכיר עיקרון בסיסי: נכסי האגודה וכספיה אינם עניין של חברי הוועד בלבד.

מתי הוועד יכול להחליט, ומתי צריך את אישור האסיפה?

החידוש החשוב ביותר נוגע להגדרת "עסקה מהותית". בנוהל נקבע כי עסקה כזו מחייבת אישור של האסיפה הכללית לפני החתימה על ההסכם. ההגדרה כוללת ארבע חלופות:

• עסקה עם נושא משרה באגודה;
• עסקה שעניינה מקרקעין, למעט שכירות למגורים;
• התקשרות שאינה חלק מפעילותה השוטפת של האגודה;
• עסקה בהיקף כספי משמעותי, לפי רף שתקבע האגודה בנוהל הפנימי שלה.

כמו כן, יש לצרף את נוסח ההסכם להזמנה ולסדר יומה של האסיפה הכללית, לעיון החברים.

הנוהל גם אוסר במפורש לפצל עסקה למספר התקשרויות קטנות במטרה לעקוף את הדרישה לאישור בפורום המתאים.

כיצד בוחרים ספק?

הנוהל קובע כי האחריות לביצועו מוטלת על "אחראי רכש", בעל תפקיד שהוסמך לכך על ידי ועד ההנהלה ותפקידו לטפל ברכש ובהתקשרויות מטעם האגודה.

עוד נדרש כי פנייה לספקים לקבלת הצעות תיעשה בכתב, באופן אחיד ושוויוני (כל הספקים שאליהם פונה האגודה צריכים לקבל את אותם תנאים). לאחר קבלת ההצעות, אחראי הרכש נדרש להביא אותן לוועד, והוועד צריך לקיים דיון מסודר ולתעד בפרוטוקול את הבחירה ואת הסיבות לדחיית ההצעות האחרות. למשל, אין חובה לבחור דווקא בהצעה הזולה ביותר. ניתן לשקלל ניסיון, מקצועיות, איכות, זמינות והמלצות. אבל את השיקולים האלה צריך להסביר, ולא להסתפק באמירה כללית ש"הוועד החליט".

הנוהל גם קובע כי התקשרות לא תצא לפועל ללא מקור תקציבי מתאים, שאושר במסגרת התקציב השנתי של האגודה.

בה בעת, לא כל קנייה יומיומית מחייבת הליך מלא. הנוהל מחריג התקשרויות שוטפות (למשל, רכישת ציוד משרדי או חומרי ניקוי), הנדרשות להתנהלותה הרגילה של האגודה ואף מאפשר טיפול בהארכת חוזה מכוח אופציה קיימת. התקשרויות כאלה יכולות להתבצע באמצעות אחראי הרכש, ללא צורך בקיום כל השלבים.

בהסכם עצמו יש לכלול לפחות את מהות ההתקשרות, התמורה ותקופתה, לרבות אפשרויות הארכה, וכן להסדיר אפשרות לביטול, עילות ביטול, הודעה מראש והדרך למסירתה. ההסכם צריך להיות חתום בידי מורשי החתימה ולהישמר בתיק ההתקשרות.

מה הוועד חייב לחשוף לחברים?

בהתאם לנוהל, האגודה חייבת לנהל "תיק התקשרות" שיכלול את תיעוד ההתקשרות על כל שלביה (למשל: פניות לספקים, הצעות מחיר, השוואות והחלטות).

התיק אמור להיות פתוח לעיון החברים. במקרים מתאימים אפשר להתנות את העיון בחתימה על התחייבות לסודיות, או להסתיר פרטים מסחריים בשלב המשא ומתן.

לכך מצטרפת חובת דיווח של הוועד לאסיפה על פעילות הרכש וההתקשרויות, אחת לשנה או בתדירות אחרת שתקבע האגודה.

מה עושים כשיש קשר אישי?

בעל תפקיד שיש לו עניין אישי, ישיר או עקיף, בהתקשרות (למשל עקב קשר משפחתי) חייב לגלות זאת ביוזמתו, והגילוי צריך להירשם בפרוטוקול. לאחר מכן הוא לא ישתתף בדיון ובהצבעה ואף ייצא מהישיבה. בעלי התפקידים נדרשים גם לחתום עם מינויים על כתב התחייבות להימנע מניגוד עניינים.

כמו כן, בעל תפקיד לא ינצל מידע שהגיע אליו מתוקף תפקידו באגודה לצורך עשיית רווח אישי או רווח למכר, חבר, קרוב משפחה, או תאגיד קשור. בכל שאלה העולה בקשר לקיומו של ניגוד עניינים יש לקבל חוות דעת מהיועץ המשפטי של האגודה.

בנוסף נקבע כי חבר ועד או קרוב משפחה שלו מדרגה ראשונה לא ישמש כיועץ משפטי, מבקר פנים, מנהל חשבונות, מזכיר או רואה חשבון מבקר של האגודה. יצוין כי ההגדרה של "קרוב משפחה מדרגה ראשונה" בהתאם לנוהל רחבה מהמקובל בשימוש היומיומי. כך היא כוללת בנוסף לבן/בת זוג, הורה ובן/בת גם אחים, דודים, גיסים וחמים.

מה ההשפעה של הנוהל על מיזמים סולאריים?

אחד התחומים שבהם יש לנוהל החדש חשיבות מיוחדת הוא התקשרויות של קיבוצים ומושבים עם יזמים להקמת מתקנים סולאריים.

בשונה מהתקשרות רגילה, הסכם להקמת מיזם סולארי עשוי להשפיע על יכולתה של האגודה לעשות שימוש בקרקעות במשך עשרות שנים. משום כך, חשוב במיוחד שהחברים יכירו לא רק את ההכנסות הצפויות מהפרויקט, אלא גם את המגבלות וההתחייבויות שהאגודה נוטלת על עצמה. בין היתר, יש לבחון את משך ההתקשרות, היקף השטחים שיועמדו לרשות היזם ואת האפשרות להרחיב את המתקן בעתיד. רק כך יוכלו החברים לקבל החלטה מושכלת לפני אישור העסקה.

יש להדגיש כי אישור האסיפה הכללית אינו מחליף את הצורך בקבלת האישורים הנדרשים לפי דין ובבחינה משפטית של תנאי ההסכם. מדובר בהליכים נפרדים, שיש להקפיד עליהם לצד הדרישות החדשות.

מה קורה כשחברי הוועד פועלים בניגוד לנוהל?

חשוב להבהיר כי הנוהל החדש אינו קובע סנקציות מפורשות נגד חברי ועד שיפרו את הוראותיו. עם זאת, אין פירוש הדבר שהפרת ההוראות חסרת השלכות משפטיות.

ראשית, נקבע כי תלונות של חברי אגודה בנושא התקשרויות שיוגשו למשרד הרשמת ייבחנו "בהתאם להוראותיו, לתקנון האגודה ולנוהל העבודה הפנימי שלה". יש לזכור כי בחינה כזו מצד רשמת האגודות השיתופיות עלולה להוביל להפעלת סמכויות בדיקה וחקירה רשמיות (כגון מינוי חוקר לפי פקודת האגודות השיתופיות), על כל ההשלכות והחשיפה הכרוכות בכך עבור האגודה וחברי הוועד.

שנית, בנסיבות המתאימות, התקשרות שבוצעה ללא האישורים הנדרשים או תוך הפרת חובותיהם של בעלי התפקידים עלולה להוביל לסכסוכים משפטיים ולתביעות נגד האגודה. במקרים מסוימים עשויה להתעורר גם שאלת אחריותם האישית של חברי הוועד.

מה נדרש מהאגודות לעשות כעת?

הנוהל מנחה את האגודות לגבש ולאמץ נוהל עבודה פנימי בנושא התקשרויות, תוך התאמתו לאופי פעילותן, ולהביאו לאישור ועד ההנהלה והאסיפה הכללית. במסגרת זו רשאית האגודה לקבוע אילו סוגי התקשרויות טעונים אישור של הוועד בלבד, אילו עסקאות יובאו לאסיפה הכללית ומהו הרף הכספי שמעליו תיחשב עסקה למהותית. אבל בכל הנוגע לעסקאות מהותיות ולניגודי עניינים, הוראות הנוהל החדש מחייבות ואין לשנותן.

לכן, מומלץ לאגודות שיתופיות לבחון כבר כעת את נהלי העבודה הקיימים שלהן, את חלוקת הסמכויות בין הוועד לאסיפה הכללית ואת אופן ניהול ההתקשרויות ותיעודן. מומלץ גם לוודא שבעלי התפקידים מכירים את דרישות הנוהל, במיוחד בכל הנוגע לאישור עסקאות מהותיות ולמניעת ניגודי עניינים.

בסופו של דבר, גם עסקה משתלמת במיוחד עלולה להפוך לבעיה משפטית וכלכלית אם לא אושרה בדרך הנכונה. לכן, לפני שהאגודה מתחייבת כלפי יזם, קבלן או ספק, חשוב לוודא לא רק שההסכם מגן על האינטרסים שלה, אלא גם שההחלטה להתקשר בו התקבלה בסמכות ותוך שמירה על זכויות החברים.

"איילת רייך - משרד עורכי דין, נוטריון וגישור" מתמחה בקיבוצים, מושבים ואנרגיה מתחדשת. עו"ד איילת רייך-מיכאלי משמשת כבוררת וכמגשרת במחלוקות.

אנו מזמינים אתכם לבקר באתר האינטרנט שלנו: WWW.AYELET-RAICH.CO.IL, ולעקוב אחרינו בפייסבוק: "איילת רייך – משרד עורכי דין נוטריון וגישור".

***

כתבה שיווקית בחסות איילת רייך - משרד עו"ד נוטריון וגישור; הכתבה נערכה על ידי מערכת Duns 100.