לפני שלוש שנים התחלנו לעבוד Remote. כמו הרבה תהליכים, קודם זה התחיל, אחר כך שמנו לב שזה קורה, ואז נתנו שם לתופעה.

המשרד שלנו היה ממש יפה.  מרכז תל אביב, בניין לשימור שעבר שיפוץ מושקע מאוד. חלל גדול, תקרה גבוהה, מטבח וכו. לפעמים ראש צוות הפיתוח היה עובד מהבית. כשהיה צריך להיות מאוד בפוקוס ולא רצה הסחות דעת. הוא גם רצה להתאמן בחדר כושר בצהריים. לא בערב עם עוד מאה איש, כשהוא מותש מיום שלם, אלא בשעה שהוא באמת מקבל ערך מהאימון. הוא גם הראשון שרצה לעבור לעבודה מלאה מרחוק. לפעמים מנהל התפעול עבד מהבית, הבן שלו למד לבגרות בבית והוא במילא עסק בניהול תשתיות מרחוק אז היה נוח שיעשה את זה מהבית. זה גם חסך לו שעה פקקים בכל כיוון. לפעמים מנהל הלקוחות עבד מהבית. היו לו הרבה שיחות והעדיף לעשות אותן בבוקר מוקדם בלי להיות ארבעים דקות בפקק ואז בחדר הישיבות, בבית יש לו עמדה גדולה ומרפסת והיה לו יותר כיף לעשות את השיחות משם. לפעמים מנהלת המוצר עבדה מהבית, היא רצתה שקט וגם היה לה משהו חשוב בצהריים וחבל לבזבז את היום בנסיעות מיותרות. לפעמים אני עבדתי מהבית, שילוב של שיחות ופגישות בחוץ.

היו הרבה ימים שמצאנו את עצמנו במשרד כמעט ריק. ראש צוות הפיתוח אהב להגיע אחר הצהריים ונשאר עד אמצע הלילה. אחד המפתחים הגיע מוקדם בבוקר והעדיף לצאת בצהריים. באותה תקופה, ובלי קשר, הצוות בהודו גדל. מנהלת המשרד עברה לקנדה.  ואז הבנו שלמעשה אנחנו עובדים Remote , אבל עוד לא הגדרנו את זה כך ובטח שלא חשבנו לוותר על משרד, חניון, לובי, שומר, חברת אחזקה, מטבח. אחד הדברים שהיו לנו ברורים, זה שאם עוברים לעבוד מרחוק, זה לא ליום בשבוע, זה ALL IN. זה לא יום בחירה, זה לא ימי ראשון בפיג'מה ולא ימי חמישי Happy Hour. ואז התחלנו להכניס כלים שיאפשרו לנו לעבוד מרחוק.  מפסיקים להגיע למשרד, מפסיקים להחזיק משרד.

"איך תדע שהצוות באמת עובד?"

בפגישת הבורד בה עדכנתי שהחלטנו לעבור לעבוד מרחוק השתרר שקט מלווה במבטים עצובים. האווירה בחדר היתה של פליאה מעורבת ב -"תגיד אתה דפוק?" הפחדים והשאלות שעלו בחדר היו רציניים ולגיטיימים מאוד: "אתה בטוח שהצוות באמת ימשיך לעבוד?", "אתה חושב שצוות יעבוד כמו היום?", "אתה בטוח שהם עובדים רק איתך?", "איך תדע כמה שעות ביום הצוות יעבוד?", "איך תתקשרו?", "איך לשמר תרבות ארגונית?", "מה עם סיעור מוחות?", "כיצד תשתפו מידע?", "חברה בלי משרד נראית לא רצינית", "איך תפגשו לקוחות?", "איך תנהלו תהליכים?", "עבודה רצינית נעשית במשרד", "מה הצוות יעשה כל היום?", "אולי הם בכלל בחדר כושר?", "מנהל צריך לראות את העובדים שלו", וגם- "אתה דביל".  אבל ברנוח זרם ואמר שאם זה מה שאנחנו חושבים שנכון לעשות, הוא תומך.

עבודה מרחוק, כמו כל מיומנות, היא מיומנות נלמדת. לוקח זמן ואימון כדי לפתח את המיומנות הזו. עם הזמן מתפתחת תחושה חדשה - כמו אצל טבעונים, או יוגיסטים, או ספורטאים - תחושה שאתה חלק ממשהו חדש, השקפת העולם משתנה, הפריזמה מתפקסת. יעילות היא הבסיס והתוצאה של עבודה מרחוק, יעילות תפעולית וכלכלית הופכות את הארגון לחזק הרבה יותר. חסכון בעלויות תפעול וזמן נסיעות, מעבר לעבודה עם כשרונות ברדיוס רחב מאוד, ללא תלות במיקום גיאוגרפי, ניצול שעות העבודה לעבודה איכותית.   

כשיש משרד בתל אביב מחפשים צוות ברדיוס של 30 ק"מ. התחרות על גיוס הצוות המוכשר ביותר היא מול גוגל מיקרוסופט אמזון, פייסבוק ועוד עשרות ענקים שתמיד יוכלו להציע יותר, בכל קטגוריה. בחברה שעובדת מרחוק מחפשים צוות ברדיוס רחב מאוד. טווח הכשרון, המחירים והגיוון עולה בצורה אקספוננציאלית.

עבודה מהבית
עבודה מרחוק היא מיומנות נלמדת | אילוסטרציה: Shutterstock

כללי בסיס לעבודה מרחוק

כדי שזה יצליח יש כמה כללים שצריכים להישמר:

  • ביצוע המשימה האישית
  • ביצוע המשימה הצוותית
  • סיוע לצוות להשיג את המטרות שלו
  • זמינות מלאה בין 10:00 ל-17:00 של כלל חברי הצוות
  • עזרה לאחרים להיות בקשר איתך
  • תיעוד ושיתוף של מידע בערוצים המתאימים
  • משוב וביקורת חיובית על כל התהליכים כדי לשפר אותם
  • תקשורת רחבה ופתוחה
  • מיקוד היעדים היומיים / שבועיים / רבעוניים
  • פגישת בוקר יומית בעשר
  • סיכום יומי המשותף עם חברי הצוות - מה נעשה היום, האם יש צורך בסיוע כלשהו
  • עדכון יומי של כל הקבצים שנוספו היום לכל פרויקט
  • פגישה שבועית לסקירה מעמיקה
  • האצלת סמכויות ואחריות ככל שניתן
  • שיתוף הצוות כאשר בזמינות נמוכה / חופש / נסיעת עבודה
  • וידוא כי לא נשארים נושאים פתוחים בוערים שדורשים את מעורבותך כאש אינך זמין

להשתמש בכלים הנכונים

 מעבר להקפדה על כללי העבודה, עבודה מהבית בצורה מוצלחת תלויה גם בכלים הנכונים, אלו הכלים שאנחנו משתמשים בהם:

ZOOM - זה מוזר / מדהים, אבל גם היום, עשרים שנה אחרי מהפכת ה- VOIP, רוב הכלים לשיחות ווידאו ממש גרועים, כדי לא להיכנס ללשון הרע נמנע משמות (אתם בטח יודעים אותם). אלו שנתקעים באמצע השיחה, לא עולים כלל, דורשים פתאום סיסמה, עושים דיליי, מפילים אותך מהקו, משאירים אותך משוחח עם עצמך, מעבירים קול ולא וידאו ועוד ועוד.

עם זום שום דבר מכל אלו לא קרה לנו. מעולם. שירות הפרימיום שלהם מציע, בין היתר, סיכום מוקלט ומוקלד של הפגישות. הכל עובד חלק. כל בוקר בעשר כל הצוות עולה לשיחה.

 Basecamp- כל התיקיות והקבצים, שיושבים בענן ב-Drive מנוהלים ב-Basecamp. הכלים שלהם מאפשרים לנו לנהל את כל הפרויקטים והלקוחות במקום אחד, נגיש לצוות. כלי השיתוף שלהם מספקים בין היתר עדכון יומי על מה כל אחד בצוות עשה היום, מה התחדש בכל אחד מהפרויקטים וגם איזה ספר מעניין קרא החודש מנהל הפיתוח.

SLACK - עדכונים בנושאים שונים, קבוצות דיון לפי פרויקט / נושא. ערוץ כללי, ערוץ לעדכונים מ- GitHub  ערוץ CI - CD, Sentry ועוד כמה. מי שרוצה מידע מקבל אותו ישירות בפיד, בקבוצה הרלוונטית.

שיחת ועידה, וידאו צ'אט
מנהלים שיחות צוותיות בכל בוקר | צילום: By Rawpixel.com, shutterstock

זה קודם כל עניין תרבותי

עבודה מרחוק היא גישה תרבותית ליצירה. היא מגיעה עם אמון, פתיחות, שיתוף, שקיפות, אחריות אישית, אמינות, דיוק, עבודת צוות, ראש גדול. זה כמובן מה שכולנו רוצים כל הזמן, בכל הארגונים. העבודה מרחוק מרתיעה צוותים מנוסים, ובצדק. הרגלי העבודה ששירתו טוב מאוד את הארגון משתנים והשאלות העולות לגבי מהות, היתכנות סיכויי ההצלחה של השינוי, רבות.

בשלב הראשון ההרגשה היא של איבוד שליטה. התקשורת הרב כיוונית ובלתי פוסקת מתחלפת בשקט ותקשורת מדויקת.

אחרי תקופת הסתגלות מתחילים להיווצר הרגלים חדשים. שיחת בוקר כל יום בעשר בה כולם מעדכנים סטטוס, על מה הם מתכננים לעבוד היום, האם יש קשיים כלשהם, צורך בסיוע. משתפים חומרים רלוונטיים לכל פרויקט בתיקיה שלו. יש שקיפות, חברי הצוות יכולים להיכנס לתיקיות הפרויקטים השונות ולראות מה הסטטוס של כל פרויקט ומה החומרים העדכניים ביותר לגביו. סטטוס טכני מתעדכן בערוצים הרלוונטים וכל מי שצריך לקבל את המידע נרשם לערוצים אלו. סיכומי פגישות ועדכונים חשובים אחרים משותפים בערוץ הרלוונטי. בסוף כל יום משתף כל אחד בסיכום קצר של הפעילות שלו. זה לא מיקרו מנג'מנט, זה מאקרו שיתוף. יש ימים שמדברים בהם כמה פעמים לאורך היום, יש ימים שמדברים רק בבוקר. פעם בכמה שבועות נפגשים, פיזית, כל הצוות. ארוחת צהריים, לבלות יחד ולשתף.

צוות המתמחה בעבודה מרחוק מביא תוצאות עסקיות טובות ויעילות יותר, עם עבודת צוות ואחריות פנימית. הפקקים, החניון, הפקקים בחניון, השומר, המטבח, חלל העבודה, המשרד הענק, הפסקות הצהריים הארוכות, חדר הכושר, פינת הקפה, כל אילו פינו את מקומם למיקוד, שעות של עבודה איכותית, חופש ואחריות אישית, תחושה של עיסוק בעיקר, שכמו הטבעונים והיוגיסטים, אנחנו מאוד שמחים לשתף עם העולם - אבל עדיין הרוב מסתכלים עלינו כמו על משוגעים. חוץ מברנוח.

הכותב הוא אורי אדמון יזם ומנכ"ל חברת Captain Up,  המפתחת כלי ניתוח וניהול ביג דאטה ליצירת ותגמול נאמנות לקוחות.  מרצה באוניברסיטת תל אביב, החוג לתואר שני במנהל עסקים וחבר הנהלת איגוד המשחקים הישראלי. מעביר סדנאות בנושא עבודה מרחוק.