ארגז כלים לעבודה בדיגיטל בימי הקורונה

התפשטות וירוס הקורונה, שכבר הוכרז כמגפה עולמית, ממשיכה להכות גלים גם בשוק העבודה. בכל יום אנחנו מקבלים הנחיות חדשות, והגבלות נוספות מה שמוביל לפגיעה בעסקים ומצריך שינוי הרגלים ומעבר לעבודה בצורה שעד היום לא הכרנו.

בישראל קיימים כיום  כ- 280 אלף עצמאים ועוד 235 אלף עסקים זעירים המהווים יחד בקירוב כ- 60% מכוח העבודה בישראל וכ-54% מהתוצר העסקי בישראל.  בשונה מהעובדים השכירים העצמאים ובעלי העסקים לא זוכים להגנתם של חוקי המגן וכן אינם זכאים לרוב לדמי אבטלה. אוכלוסייה זו מהווה את אחת האוכלוסיות שיותר פגיעה להשלכות הכלכליות של מגפת הקורונה.

אך למרות הקושי, התסכול והאתגרים, אפשר להמשיך לעבוד ואפילו לעמוד ביעדים, בעזרת שימוש בכלים הנכונים. לכל העצמאים בעלי העסקים והעובדים שצריכים להסתגל בימים אלו לשגרה החדשה ולעבוד מהבית דרך המחשב, הכנו לכם ארגז כלים, מצוייד בכל מה שצריך כדי לשמור על פעילות עסקית.

להוציא את המיטב מעצמנו ומהעסק

מה המשמעות של המצב לעסקים, האם אמורים לחכות שזה יחלוף?  דפנה רולס-איש שלום, יועצת עסקית לחברות, מנכ"לית ומייסדת חברת D-Rolls, מסבירה כי אפשר בהחלט למתן פעילות לעת עתה, אך צריך לשים לב שגם אם לא תראו את ההשפעה השלילית שיש לכך על השורה התחתונה כעת, תרגישו אותה בעתיד. זה לא חייב להיות המצב- אפילו בימים קשים אלו בצל משבר הקורונה, אתם עדיין בהחלט יכולים להגשים את מטרות 2020.

"השנים האחרונות הכינו את כולנו בדיוק למצבים כאלה. בשני העשורים האחרונים, הטכנולוגיה והאינטרנט השתלטו כמעט על כל ההיבטים של חיינו. העולם כבר מזמן הפך לדיגיטלי, ויש לנו את כל מה שדרוש לנו כדי להמשיך בעסקים כרגיל, מבלי להציב את עצמנו או את העובדים שלנו בסיכון" אומרת רולס-איש שלום.

"תערוכה בוטלה? ברור שחבל. אין כמו להיות בתערוכה ולהכיר אנשים, להרצות באירוע גלובלי, או להציג את הפתרונות שלכם בביתן מעוצב להפליא. עם זאת, גם בלי להיות שם פיזית, עדיין יש לכם אפשרות להתחבר לאנשים. פנו למרצים, מציגים ומשתתפים אותם תכננתם לפגוש באירוע, והתחילו בשיחה בלינקדאין. קבעו שיחות וידאו, וטפחו את מערכות היחסים העסקיות שלכם בעזרת הכלים הרבים הקיימים – רשתות חברתיות, דוא"ל, כלים לשיחות ועידה ופלטפורמות זימון פגישות" היא מציעה. "בעוד אירועים מסוימים מבוטלים, מארגנים אחרים לא מוותרים, ועוברים לאירועים מקוונים – כי זה אפשרי. ניתן ליצור קשרים ולחתום על עסקאות עם שותפים ולקוחות חדשים מבלי לקחת סיכון בנסיעה."

אם נאלצתם לבטל טיסה למטרת פגישת לקוחות פוטנציאליים אל תחכו עד שווירוס הקורונה יחלוף כדי לקבוע פגישה חדשה. קבעו אותה עכשיו – בעזרת שיחת וידאו. "הלקוחות יבינו אתכם, ובוודאי יעריכו את היוזמה שלכם. תוכלו להמשיך להגיע לקהל היעד שלכם דרך הרשתות החברתיות ודוא"ל, ולתזמן הדגמות מקוונות ושיחות וידאו במקום פגישות פנים-אל-פנים. אתם יכולים למלא את הפייפליין שלכם עם לידים מוסמכים, גם בלי לעלות על מטוס."

בסופו של דבר, אומרת דפנה, הכל קשור לשימוש בכלים ובמתודולוגיה המתאימים – החל ממחקר מעמיק לקהל היעד שלכם וכיצד לגשת אליהם, והמשך בכלים ליצירת קשרים ופגישות מקוונות שניתן לסמוך עליהם. "בניית תהליך יעיל תסייע לכם ולשורה התחתונה של העסק שלכם בזמנים כאלה, ותמשיך לסייע ולמלא את הפייפליין מכירות כאשר תחזרו לנסיעות. בפעם הבאה שתלכו לאירוע או פגישת עסקים, היומן שלכם כבר יהיה מלא עם פגישות שאתם יודעים שרציתם. אל תחכו שהווירוס יעבור - פעלו עכשיו, והגיבו למשבר על ידי תזמון פגישות מקוונות עם קהל היעד שלכם. עם אסטרטגיה נכונה ושימוש מקסימאלי באמצעים הדיגיטליים השונים, שום דבר לא יעצור אתכם מלהגשים את מטרות שנת 2020. נקודה למחשבה."

האמצעים הדיגטליים שיעזרו לכם לעשות זאת

פגישות מקוונות- לשמור על שגרת עבודה מרחוק

כדי להתעדכן עם הקולגות ולשמור על שגרת פגישות עם השותפים העסקיים והלקוחות, קיימות מספר אפליקציות המאפשרות יצירת מפגשים מרחוק שיאפשרו לכם לשמור על קשר ועדכונים שותפים:

• ZOOM- אפליקציית ZOOM מאפשרת לקיים את כל המפגשים העסקיים שמתקיימים בשגרה באמצעות כינוסי וידאו מרחוק, החל מישיבות מרובות משתתפים, צא'ט עסקי מאובטח ועד שיחות וידאו אישיות.
• TEAMVIEWER- מאפשרת השתלטות מרחוק על מחשבים, העברת קבצים גדולים וקיום מפגשים עסקיים בצורה חלקה ומתקדמת.
• Skype- תוכנת הצ'אט וידאו המיתולוגית והמוכרת של מיקרוסופט - מאפשרת שיחות וידאו עם כמות משתתפים מרובה ומלווה בצ'אט צמוד.

  

כל מה שמסביבך

תקופת הבידוד וההסתגרות בבתים מקשה לדעת ולעקוב מי מבתי העסק השונים ברחבי הארץ ממשיך לפעול ומי סגר את העסק עד שתעבור התקופה הקשה. על מנת לעבוד עם ספקים/שותפים אפשריים, יש צורך בשירות אחד שירכז את כל בעלי העסקים הפעילים שזמינים לתת שירות ויאפשר לכם לעדכן את הלקוחות במצב העסק שלכם. 

אפליקציית Easy מאפשרת לחפש את כל בתי העסק בארץ על פי מיקום וסוג בית העסק וללמוד דרך האפליקציה על התנהלות העסק בימי הקורונה -האם פתוח או סגור? האם עושים משלוחים? האם עובדים במתכונת מצומצמת. כמו כן, אם אתם בעלי עסק תוכלו להיעזר באפליקציה כדי לעדכן את הציבור הרחב ולאפשר מגע ישיר ללקוחות בצורה דיגיטלית ובטוחה. בימים האחרונים ובעקבות המצב, פיתחו באיזי גם פיצ'ר חדש, "עד הבית", באמצעותו תוכלו לעדכן את לקוחותיכם שעברתם למתכונת שירות עד הבית בין אם מדובר בשירות משלוחים, תיקונים או כל דבר אחר.

מעקב וניהול משימות

המגבלות הרבות מקשות גם על ניהול משימות העסק והמעקב אחריהן, לשם כך ישנם אמצעים טכנולוגים המאפשרים ניהול משימות מרחוק ותכלולן. אלו מאפשרים המשך פעילות מהבתים בצורה מסודרת תוך מעקב  שוטף על סטטוס משימות העובדים - שמעניק למנהל את היכולת לראייה כוללת של פעילות העסק.

• MeisterTask- מאפשרת מעקב וניהול משימות לעסק בין כל העובדים בצורה פשוטה וחכמה, עם עיצוב פשוט ונקי. 
• TRELLO- מאפשרת מעקב אחר המשימות מכל מחשב/מכשיר. מיועד לכל העסק ומסתנכרן בקלות עם היומן האישי במכשיר הנייד. 

  

הנגשת ושילוח מוצרים ומסמכים עד הבית

כדי להגיע לקהל לקוחות כמה שיותר רחב יש צורך להנגיש את המוצרים ושירותי החברה עד לבית הלקוח. כדי להתגבר על מגבלת ההתקהלות, חנויות רבות נעזרות בחברות שילוח וחברות דיגיטציה כדי להמשיך ולספק את מוצריהם ושירותיהם גם בזמנים אלו. לשם כך ישנן מספר אפליקציות המאפשרות לכל בעל עסק לספק את מוצריו/ להעביר מסמכים. כדי לשמור על שגרה עסקית גם בזמנים אלו. מבין האפליקציות:

• Gett Delivery- מאפשרת משלוחים בטוחים ומהירים של מגוון המוצרים שהעסק מציע, החל ממסמכים וחוזים ועד לשילוח חבילות ומוצרים פיזיים מבית העסק. כמו כן, מאפשרים איסוף ושילוח חבילות מדואר ישראל עד הבית ובכך מצמצמים התקהלות וסיכויי הדבקות מסניפי הדואר השונים
• Comsign- מאפשרת חיתום דיגיטלי ונעילת המסמך מרחוק באישור משרד המשפטים, כך שניתן להעביר מסמכים כמו חוזים/קבלות בצורה דיגיטלית מאובטחת שאינה מחייבת מגע פיזי. כמו כן, קומסיין פיתחה פתרון אבטחתי אשר מאפשר לעובדים להתחבר למערכות החברה מהבית בצורה מאובטחת ובטוחה על ידי יצירת סיסמאות חד פעמיות אשר נעלמות תוך מספר שניות ואינן ניתנות לפריצה, כך שהעובד יוכל להתחבר למערכות החברה ב-VPN מכל מקום בעולם ולהמשיך בעבודתו. 

תשלום בכלים דיגיטליים

בעקבות המלצת ארגון הבריאות העולמי לצמצום המגע במזומן ואשראי אפליקציות התשלומים מקבלות משמעות חשובה לשמירה על פעילות העסק. אפליקציות התשלומים מאפשרות תשלום מהיר ונוח, תוך צמצום המגע ומאפשרות התשלום מרחוק. 

הארנק הדיגיטלי של  PayBoxמאפשר העברת תשלומים לספקים, גביית תשלום מלקוחות ועוד פעולות תשלום שונות, שחיוניות לעסק, באמצעות קבוצה ייעודית לבית העסק בלבד. כל אלו תוך הימנעות ממגע והכל בשלט רחוק מהבית- ללא שימוש במזומן או אשראי. PayBox היא האפליקציה היחידה שמאפשרת מקסימום תקבולים שנתי 150 אלף בתהליך הזדהות מוגבר. מאחר שהכסף נשמר בקופה הדיגיטלית אפשר תמיד למשוך לחשבון הבנק או לזכות את  כרטיס האשראי, ובכך לעקוף את העמלה. בנוסף, האפליקציה אינה גובה תשלום פר העברה בודדת לארנק, מאחר שהכסף נשמר בקופה הדיגיטלית, ובכך חוסכת עמלות שורה מיותרות. יתרון נוסף של השימוש באפליקציה הוא שכל אחד יכול להשתמש בה גם מהמחשב, כך אין הכרח להוריד את האפליקציה לשם קבלת/ העברת תשלום, הכל אצלכם בכל מכשיר. 

שמירה על הבריאות הפיזית והנפשית גם בבית 

המציאות החדשה בה מאות אלפים שוהים בבתים, לאחר שנשלחו לבידוד או חל"ת מעלה את הצורך להסתגלות בבת אחת לא רק למצב פיזי חדש אלא גם למצב נפשי המביא איתו תסכול, כעס ולעיתים אף דיכאון. 

חברת Binah.ai פיתחה אפליקציה שמתאימה לכל מכשיר סמארטפון, באמצעותה ניתן למדוד רמת לחץ מנטלי, דופק, זרימת דם, חמצן בדם, קצב נשימות, ו-HRV בזמן אמת, ללא מגע פיזי, ובלי לצאת מהבית. באמצעות מצלמה בלבד ישנה יכולת לדווח על החמרה או הרעה במצבו הגופני או הנפשי של אדם השוהה בבידוד, לערוך שיחת וידאו עם רופא ולקבל תמונת מצב בזמן אמת אודות המצב הרפואי, על מנת לקבל המלצות רפואיות מדוייקות ככל האפשר, ללא הגעה למרפאה.
הזיהוי מתבצע באמצעות מערכת עיבוד אותות, בינה מלאכותית והמידע המופק מעיבוד האותות, על ידי אפליקציה ייעודית דרך כל סמארטפון או מכשיר אלקטרוני אחר בעל מצלמה, ומסוגלת לבצע פעולות בזמן אמת באופן מיידי.