אתם בטח מכירים את הימים העמוסים האלה שבהם אתם גם מתאמצים, גם מתעייפים, גם חוזרים הביתה מאוחר וגם מרגישים שלא הצלחתם לקדם שום דבר. חוסר היעילות נובע מכך שאתם לא שולטים במה שקורה סביבכם: עובדים על דוחות סוף השנה כשבמקביל המוח שלכם ממשיך לנסח את המייל הדחוף שאתם חייבים להוציא וברקע מהדהדת לה העובדה שעדיין לא התכוננתם לפגישה החשובה של אחרי הצהריים. התוצאה הכאוטית היא שבמקום שאתם תנהלו את היום, היום מנהל אתכם - ולא בצורה מוצלחת במיוחד.
כדי להבטיח שיום העבודה שלכם יהיה אפקטיבי, עליכם לבנות לעצמכם סדר עדיפויות ברור ולנטרל מהשטח כל מה שעלול להפריע. למה זה כל כך חשוב? כי כשאתם מגדירים לעצמכם מראש מה תעשו במשך היום, אתם מסיטים את המיקוד שלכם מהלחץ והבלבול אל העבודה עצמה.
ייתכן שבימים פחות עמוסים תוכלו להרשות לעצמכם לזרום עם העבודה ולהשאיר למחר את מה שלא הספקתם היום, אבל כאשר עומדת בפניכם משימה דחופה הדורשת ריכוז, מאמץ ועמידה בלוח זמנים, חשוב שלא תמצאו את עצמכם מתפנים לישיבה אזוטרית במקום להתמקד במה שבאמת חשוב.
אני מציע לעשות זאת בשלושה שלבים:
1. כתבו לעצמכם מהם שלושת הדברים העיקריים (עוגנים) שאתם רוצים להספיק היום – גם אם יש לכם הרבה יותר משלושה דברים, אל תתפתו לכתוב מגילה. משימות קטנות שאתם חייבים להספיק היום (ורק אם אתם באמת חייבים) תוכלו לכתוב ברשימה נפרדת בצד, וגם שם: התמקדו רק בעיקר.
2. אתרו את שלושת שואבי האנרגיה שעלולים לחבל לנו בתוכניות – זו משימה קלה: הרי אתם כבר יודעים מה מוציא אתכם מריכוז במשך היום, בין אם זה אימיילים, שיחות נכנסות, קולגות שמגיעים לקשקש איתכם באמצע יום עבודה, או העייפות הגדולה שאחרי ארוחת הצהריים.
3. נטרלו את שואבי האנרגיה לפני שהם מופיעים – סגרו את תיבת הדוא"ל וקבעו לעצמכם רבע שעה בהמשך היום בה תעברו על כל האי מיילים ותענו רק לדחופים שבהם. סגרו את דלת המשרד והודיעו לכל מבקר שתדברו איתו מאוחר יותר, ואם יש לכם מזכירה בקשו ממנה לא להעביר לכם שיחות נכנסות. את העייפות של הצהריים אפשר לסלק בעזרת כוס קפה חזק או שניים.
נסו לחזור על התרגיל במשך שבועיים, יום אחרי יום, עד שהוא ייטמע בראשכם ותוכלו לבצעו בצורה אינטואיטיבית לפני שאתם יוצאים מהבית בבוקר, או אפילו בדרך לעבודה.
לאימון הקודם: איך לשפר את המוניטין בעבודה?
לכל האימונים בסדנה קואצ'ינג משרדי