יש תקופות שבהן כמות המשימות על שולחן העבודה שלכם הרבה יותר גדולה מכפי שאתם מסוגלים להספיק, ויש סיכון שלא תצליחו לסיים בזמן את כל מה שמוטל עליכם. הסוד במקרים כאלה הוא להבין שבדרך כלל הסיכון הזה ניתן לצפייה מראש, ולכן אפשר להיערך אליו מבעוד מועד ולצמצם את נזקיו.
גם אם אתם מאד לחוצים, בשום אופן אל תנסו להתכחש לסיכון שהתוכניות שלכם לא יתממשו. קחו שליטה על המצב ושרטטו לעצמכם תמונה מלאה של המשימות והסיכונים העומדים בפניכם:
1. הגדירו לעצמכם את היעד הכללי שברצונכם להשיג. לדוגמה: להרים את הכנס השנתי של החברה.
2. כתבו מה הדברים העיקריים שחשוב לכם להשיג במסגרת היעד. למשל, נוכחות של לפחות 80% מהמוזמנים, השתתפות שלושה מרצים מהשורה הראשונה, קייטרינג מתוזמן היטב.
3. סמנו בצבע אדום את כל הפעילויות שיש סבירות גבוהה שלא יתקיימו. לדוגמה: השגת מרצה אורח מבוקש מחו"ל.
4. סמנו בצבע צהוב את כל הפעילויות שיש סבירות בינונית שיתקיימו. לדוגמה: אישור הגדלת התקציב לכנס.
5. סמנו בצבע כחול את כל הפעילויות שיש סבירות גבוהה שיתקיימו. לדוגמה: ניהול יחסי ציבור לכנס, הוצאת הזמנות לאירוע.
6. בדקו האם הפעילויות המסומנות בכחול יאפשרו לכם להשיג את הדברים החשובים שציינתם בסעיף 2.
ולא פחות חשוב: שתפו את הבוס בסיכויים ובסיכונים לגבי השגת היעד בזמן. יחד, או לפחות בתיאום איתו, תחליטו מה לעשות עם כל פעילות ברשימה שלכם - האם לזרז תהליכים ולבצע אותה מיד, לדחות אותה או לבטל אותה לגמרי.
רק אם תנהלו את זמנכם בצורה מסודרת תוכלו לקבל החלטות אמיצות, להוריד מעצמכם חלק מהעומס ומהאחריות ובעיקר להבטיח את הצלחת הפרויקט.
לאימון הקודם: למה חשוב ליצור קשרים עם קולגות, ואיך לעשות את זה
לכל האימונים בסדנת קואוצ'ינג משרדי