בשנתיים האחרונות הוואטסאפ שלי הפך לאזור סואן ומבולגן - המקום היחיד שבו אין לי אפשרות לצאת לחופש או לעקוב אחר משימות. נדמה לי, שזו הפלטפורמה שעברה את השינוי הקיצוני ביותר בתקופה כה קצרה: ממרחב אישי שאליו יכולים לגשת רק משפחה וחברים - לכלי עבודה לגיטימי שאף צד כבר לא צריך לבקש רשות או להתנצל כדי להשתמש בו. גם זרים גמורים שולחים הודעות בוואטסאפ.
אלא שבמסווה של פרודוקטיביות ('יותר מהר להתכתב', 'יותר זול לשוחח', 'יותר נוח לשלוח קבצים') הפך הוואטסאפ לגורם משבש, המאיים מספר אחד על ניהול הזמן והיעילות שלי. כל זה עד שהגיע וואטסאפ ביזנס (Whatsapp Business, זמין כעת לאנדרואיד בלבד).
באופן לא מפתיע את הפתרון הזה מצאתי מתוך מצוקה. אני נמצאת כעת בימי חופש ולומדת לבחינה אך מוצפת בהודעות עבודה ללא הרף – הצעות לכתבות ולפגישות, הזמנות לאירועים – זה לא שלא מכבדים את הזמן שלי, פשוט אין שום דרך לדעת שאני בחופש אם אף אחד כבר לא משתמש במייל.
בימי החופש הקודמים שלי פתחתי קבוצה עם עצמי (קבוצה שרק אני חברה בה) שאליה אני מנתבת את כל המשימות והפרטים החשובים, אולם גם הקבוצה הזאת היא לא פתרון מספיק טוב. מה שגרם לי לתהות בקול רם איך ייתכן שעוד לא נוצר הפיצ'ר שמאפשר מענה אוטומטי בוואטסאפ. חיפוש פשוט בגוגל חשף בפני עולם חדש נפלא. ומכיוון שמדובר באפליקציה חינמית, אני לא רואה סיבה שלא להחליף אותה בוואטסאפ הקיים והמיושן.
הנה כל מה שאתם יכולים להשיג מהגרסה העסקית של וואטסאפ בחמש נקודות.
מענה אוטומטי: 'אני לא נמצא/ת'
בדיוק כמו במייל, אתם יכולים לקבוע מענה אוטומטי שישלח לרשימה מוגדרת של אנשים (או: לכולם מלבד רשימה מוגדרת של אנשים), תוכלו אף להגדיר טווח של ימים ושעות מסוימות שבו המענה האוטומטי יפעל. למי שדואג - המענה האוטומטי לא יפעל בדיונים בתוך הקבוצות שאתם חברים בהן אלא במקרה שמישהו פונה אליכם ישירות (עם שימוש ב-@).
איך מגיעים?
Menu >> Settings >> Business settings >> Away message
סימון הודעות בתגיות שמיות ובצבעים
אם מצטברות גם לכם משימות בוואטסאפ, גרסת הביזנס תעזור לכם לנהל אותן על ידי יצירת תגיות בשמות ובצבעים שונים. ניתן ליצור 20 תגיות כאלה ולתייג קבוצות, אנשים והודעות - בתגית אחת או יותר. הוואטסאפ מגיע עם רשימה אוטומטית של תגיות שניתן לערוך - לשנות שם, לבחור צבע או למחוק.
כדי להגדיר תגיות או למצוא תוכן מתויג
Menu >> Labels
כדי לסמן הודעות או קבוצות בתגית: לחיצה ארוכה על הקבוצה או ההודעה תציג בשורה העליונה (לצד פח אשפה, השתק ונעץ) סימון של תגית. לחיצה על הסימון הזה תפתח חלון שיאפשר בחירה בתגית הרלוונטית. (וטיפ מניסיון - כשאתם רוצים להסיר הודעה הרשימה של תגית כלשהי - היזהרו לא להשתמש באייקון המתאים - ולא זה של פח האשפה)
קיצורי דרך להודעות מהירות
התכתבויות בנושאי עבודה נוטות לחזור על ניסוחים דומים. אתם רוצים להפנות את שולח ההודעה למייל, לומר לו שאתם בפגישה ותחזרו אליו מאוחר יותר, או אולי פשוט להודות לו בגינונים שלעתים האנגלית מחייבת. הגרסה העסקית של אפליקציית המסרים מאפשרת להגדיר שורה של קיצורים עבור הודעות קבועות.
כדי להגדיר את הקיצורים: Menu >> Settings >> Business settings >> Quick replies
כדי להשתמש בקיצורים: לוחצים על המקש / (קו אלכסוני) לפתיחת תפריט הקיצורים
פתרונות לעסקים אמיתיים
הגרסה העסקית של אפליקציית וואטסאפ מתאימה עבור כל אדם שמקבל מספר גבוה של הודעות וזקוק לכלים כדי לעקוב אחריהן ביעילות. אבל המחשבה האמיתית מאחוריה היתה על עסקים קטנים, ועבורם ישנן פונקציות רלוונטיות נוספות כמו סטטיסטיקות על שליחה וקבלת הודעות, ניסוח הודעת 'איחול' (למשל, 'תודה שכתבת לנו') שתישלח לכל אדם שפונה לבית העסק, או רק לכאלו שפונים לראשונה או כעבור 14 ימים ללא פעילות. וגם עמוד פרופיל מורחב המאפשר לתאר את העסק ולסמן את שעות הפעילות שלו, כתובתו, ודרכים ליצירת קשר כמו אתר ומייל.
איך מגיעים? Menu >> Settings >> Business settings >> Statistics / Greeting message / Profile
השתכנעתם? חשוב לדעת
הטור הזה נכתב מתוך הנחה שאתם נאלצים להשתמש בווטסאפ ככלי עבודה מכיוון שאתם מתנהלים בעבודתכם עם אנשים רבים, ולא בהכרח קבועים, מחוץ לארגון שלכם - וזוהי אפליקצית המסרים הפופולרית כעת. מיותר לציין שבשוק קיימות היום אפליקציות רבות המיועדות לתקשורת פנים ארגונית (סלאק, למשל). אולם, אם אתם כבר ממילא עושים שימוש אינטנסיבי בוואטסאפ - למה לא להחליף אותו בגרסה משודרגת?
ההנחה השניה היא שאינכם מחזיקים, וגם לא מעוניינים להחזיק, בשני מספרים סלולריים - שמראש אמורים להעניק את ההפרדה המלאכותית בין הפרטי לעסקי. עבורכם, גרסת הביזנס תופעל על חשבון הגרסה הקודמת. לכן, לפני התקנת הגרסה העסקית שמרו גיבוי בוואטסאפ הקיים (Menu>> Settings >> Chats >> Chat Backup). אתם תישאלו האם להשתמש בגיבוי הזה בעת ההתקנה וכך תקבלו וואטסאפ זהה אך משודרג בפונקציות העסקיות.
את האפליקציה הקודמת אפשר למחוק, או להשאיר למקרה שרוצים להתחרט. בכל מקרה, וואטסאפ מאפשר אפליקציה אחת למספר סלולר אחד, ולכן ברגע שאחת מהן עובדת - השנייה אינה פעילה.
עוד ב-TheMarker
זהירות: מי בוחש בקמפיין השערורייתי נגד החיסונים?
השערוריות הגיעו לדו"חות פייסבוק: המניה צללה ביותר מ-20% לאחר הסגירה
עבור מי שמחזיק או מעוניין להחזיק בשני מספרים: עסקי ופרטי, אין מניעה להשתמש בשתי האפליקציות במקביל על אותו מכשיר. ניתן אפילו להזין את המספר הקווי של העסק. הזינו את המספר העסקי באפליקציית הביזנס שלכם, אם זה סלולרי - דאגו שהסים שלו יעבוד על מכשיר כלשהו כדי שתוכלו לקבל את הודעת הטקסט ובה קוד ההתקנה שיש לאמת. אם זה קווי - בחרו באפשרות של קבלת הקוד בשיחת טלפון.