בעודנו עובדים על המחשב אנו צוברים לא מעט קבצים שבסופו של דבר מפוזרים בתיקיות שונות במחיצות הדיסק. לאחר זמן מה, נוצר קושי באיתור וניהול הקבצים הללו. מאמר זה מכיל מספר פתרונות המאפשרים זיהוי, ארגון וקטלוג אוטומטי של קבצים, מסמכים, תמונות, סרטים ומוזיקה הפרוסים על המחשב - כאשר התוכנות המספקות פתרון לניהול קבצי מולטימדיה משמשות גם כנגן ליצירת רשימות השמעה חכמות ועדכון אינפורמציה נלוות מהאינטרנט.
ספריות תוכן
בווינדוס 7 קיים פיצ'ר בשם: Libraries- ספריות וירטואליות המכילות הפניות לספריות ה"אמיתיות". כלומר, ניתן לגשת לקבצים הממוקמים בספריות שונות במחשב מספריה מרכזית מבלי לשנות את מקומם הפיזי של הקבצים. לדוגמה: ניתן להשתמש בספריה בשם "Music" ולהציג את כל קבצי האודיו הפרוסים על המחשב וזאת במקום להעתיק אותם וליצור כפילויות. ניתן אף להשתמש ב library מתוך המדיה פלייר, לייצר רשימות השמעה, לערוך תגיות ולהוריד אינפורמציה נלוות ועטיפות מהאינטרנט.
ל- Libraries ניתן לגשת מווינדוס אקספלורר או באמצעות כתיבת: Libraries בחלון החיפוש. בברירת מחדל קיימות ארבע ספריות, ניתן כמובן לייצר נוספות ע"י קליק ימני-> new-> Library. לאחר שיצרנו מספר ספריות library לפי הצרכים האישיים שלנו, נוכל לצרף להן קבצים בקלות יתר ע"י סימון הספריה שמכילה את הקבצים שברצוננו להוסיף, קליק ימני ובחירה באופציה: Include in library. בשיטה זו נוכל להקל על החיפוש, הניהול והגישה לקבצים המפוזרים במחשב או ברשת.
ניהול תגיות
לפני שמתחילים, יש לציין כי רוב התוכנות המאפשרות סריקה וקטלוג אוטומטי של קבצים, משתמשות באינפורמציה המצויה בתגיות המצורפות לקובץ (מסמכים, תמונות, ווידאו, אודיו וכד'). ניתן להשתמש בתגיות כפתרון חכם לניהול ואיתור קבצים המאוכסנים במחשב, לצרף מספר תגיות לקובץ יחיד וע"י כך להציג אותו במקומות שונים בעץ הספריות. Tag 2 Find הינה אחת מהתוכנות המאפשרות זיהוי וניהול תגיות אוטומטי של קבצים מפורמטים שונים- פרטים נוספים.
ניהול וארגון מסמכים
ארגונים ובתי עסק בדרך כלל משתמשים בפתרון כלשהו לניהול ובקרת המסמכים, אך התמונה משתנה כשמדובר במשתמש הביתי. ניתן להשתמש בספריות התוכן (Libraries) שבווינדוס 7 לארגון וניהול מרכזי של מסמכים או להיעזר בתוכנה צד ג'. DocShield –מאפשרת ניהול, ארגון וגיבוי חכם של מסמכים- פרטים נוספים.Benubird PDF -תוכנה המיועדת לניהול מרכזי ותיוק מסמכים בפורמטים שונים: PDF, DOC, OpenOffice. ניתן לבצע חיפוש וסינון מהיר של המסמכים ולרכז אותם בספריה וירטואלית ללא תלות במקום הפיזי בו הם מאוחסנים, להוסיף תגיות ואינפורמציה לקבצים לפי הקריטריונים המתאימים- ראה גם: Mendeley.
ארגון קבצי המוזיקה
משתמשים שמאחסנים כמות מאסיבית של מוזיקה על המחשב עשויים להזדקק לתוכנה שתאפשר להם לייבא את כל קבצי המוזיקה המפוזרים במחשב, לאתר כפילויות, לתקן קבצים פגומים, לנהל ולארגן את המוזיקה לפי אלבומים וז'אנרים.
Songbird הינה תוכנה בקוד פתוח הידועה כאלטרנטיבה ל- iTunes. כמו iTunes היא תומכת במגוון עצום של פיצ'רים ופורמטים, מאפשרת גישה לחנויות מוזיקה וירטואליות, ייבוא וניהול קבצים מאייפוד או יו.אס.בי, הורדה של עטיפות באופן אוטומטי ואף זיהוי אוטומטי של קבצי אודיו מאתרי אינטרנט, האזנה והורדתם לספריה מקומית. התוכנה ניתנת להורדה גם בגרסת Portable, ניתן לשנות את שפת הממשק לעברית ולהוסיף הרחבות לפי הצורך.
בהפעלה הראשונה נשאל המשתמש אם הוא מעוניין לבצע יבוא אוטומטי לקבצי המוזיקה. במידה וכן, נדרש להפנות את התוכנה לספריה שבה מצויים כל הקבצים. ניתן כמובן להוסיף ספריות נוספות לאחר מכן, מתפריט: קובץ ובחירה באופציה: ייבוא מדיה.ניתן להגדיר את תצוגת השירים (טרק 1,2,3, שם השיר המקורי+אלבום וכו'), מתפריט האפשרויות> ניהול מדיה. במידה והמשתמש מעוניין להגדיר את אותו הדיסק תחת ז'אנרים שונים, ניתן לבצע זאת ע"י יצירת רשימת השמעה חכמה (Smart Playlists) ופילטרים לסינון השירים. התוכנה תמשיך לעקוב אחר הספריות בכל פעם שיוספו להן קבצים חדשים. מעבר לכך, ניתן לאתר כפילויות,לערוך את המטהדטה (tag editor) ולשייך את השיר לז'אנר שונה ע"י קליק ימני על השיר ובחירה באופציה: ערוך מידע. ראה: Getting Started with Songbird.
למרות ש Songbird היא תוכנה נפלאה, ישנם משתמשים שלא מתחברים לממשק שלה. במקרה זה ניתן להשתמש בתוכנות אחרות שלא נופלות רחוק ממנה, הן ביכולות ובכמות הפיצ'רים: MusicBee, Jajuk, Media Jukebox, Jaangle, Random MixTape.
קטלוג וארגון סרטים
בדומה לתוכנות המיועדות לארגון קבצי האודיו, ניתן להשתמש בתוכנות המאפשרות ייבוא של קבצי ווידאו המאוחסנים על הדיסק המקומי, כולל הורדת האינפורמציה ועטיפות הסרטים מאתרים כמו IMDB. Personal Video Database- עובדת על פלטפורמת ווינדוס (כולל 7), ניתנת גם בגרסת Portable. מיועדת למטרת ארגון וקטלוג קבצי הווידאו (סרטים וסדרות) המאוחסנים על המחשב. לאחר הפעלתה נלחץ על צירוף המקשים: Ctrl+F, נבחר את הספריה שממנה ברצוננו לייבא את הסרטים. ניתן כמובן להוריד אינפורמציה (FreeDB) נלוות מהאינטרנט ועוד אין ספור פיצ'רים. ראה גם: My Movies Collection.
ניהול ארגון וקטלוג תמונות
Picasa 3.5 - פיקאסה הינו שירות של גוגל המאפשר העלאה ואחסון תמונות בנפח מקסימלי של עד 1 ג'יגה. מעבר לכך, ניתן להשתמש בתוכנה השולחנית לצורך זיהוי אוטומטי, ארגון, ניהול ועריכת התמונות שעל המחשב המקומי וזאת עם או בלי הקשר לשירות הוובי. פיצ'רים נוספים: ניתן לייבא תמונות מהמצלמה, לסווג ולאתר תמונות לפי זיהוי פנים אוטומטי, לארגן אותן לפי המיקום הגאוגרפי שבהן צולמו, לערוך תגיות, להסיר כפילויות, לבצע כיווץ אוטומטי, חיפוש, גיבוי ובמידה ויצרנו חשבון, להעלאות לאתר וליצור אלבום.
אינדקס לתכולת ספריות
ישנם מצבים בהם נרצה לשלוח לחבר רשימה של קבצי המוזיקה או הסרטים שברשותנו. ניתן כמובן לבצע תצלום מסך לספריה שבתוכה מצויים כל הקבצים ותתי הספריות ולשלוח אותו במייל, אך בשיטה זו לא ניתן לבצע חיפוש או להעתיק את שמות הקבצים. ניתן לפתור זאת ע"י יצירת קובץ שיכיל את רשימת הקבצים והספריות.
נפתח חלון דוס, נכנס לספריה אותה אנו רוצים להדפיס לאחר שאנו מצויים בתוך הספריה, נקליד את הפקודה: dir > filename.txt. פעולה זו תייצר קובץ טקסט המכיל את כל הקבצים בתיקיה המדוברת. לחלופין, ניתן לכתוב את מיקום הספריה (d:\itbananas\Music) בשורת הכתובות שבדפדפן ולאחר מכן להעתיק את הרשימה.
משתמשים המעדיפים להשתמש בתוכנה, יכולים להיעזר באחד מהכלים הבאים: ptdirprn, Directory List, JR Directory Printer, FileList , Print directory. אחד היתרונות בשימוש בכלים אלו, הוא שניתן ליצור עטיפה לדיסק Mp3 שתכלול על גבה רשימה של כל הקבצים הצרובים.
הובא ברשות, פורסם במקור ב-itbananas.com