בעיצוב הזמנות ליום הולדת יש רק הזדמנות אחת לעשות רושם ראשוני. אתם רוצים שהנמענים יבינו את המסר, ימצאו בהזמנה פרטים מדויקים ויקבלו מושג לגבי אופי האירוע. כתוצאה מכך, יש שיקולים רבים שדורשים את ההתייחסות שלכם – אבל החדשות הטובות הן שהדרך למטרה כיפית ומהנה לא פחות מהאירוע עצמו.
אז איך מעצבים הזמנות שוות ליום הולדת? קבלו כמה טיפים שילוו אתכם שלב אחרי שלב:
1. מי, מה, איפה ואיך מגיעים
רשמו על דף סקיצה את הפרטים הטכניים לגבי האירוע עוד לפני שאתם עוברים לשלב של עיצוב והדפסת הזמנות. בדקו מה התאריך העברי והלועזי, בררו כמה פעמים לגבי הכתובת המדויקת ואל תשכחו לציין מה לכתוב באפליקציית הניווט.
בנוסף, מסרו פרטים קונקרטיים לגבי שעת תחילת יום ההולדת ובמידת הצורך גם את שעת האיסוף עבור הורים לילדים. לבסוף, הוסיפו טלפון של איש קשר למקרים שבהם האורחים לא ימצאו את המקום. הפכו את ההזמנה לאישית בעזרת תמונה באיכות טובה של בעל השמחה.
2. ההזמנה היא חלק מהאירוע!
הדבר החשוב ביותר הוא לעצב הזמנה בהתאם לאופי ולאווירה של האירוע. כך האורחים יידעו למה לצפות ואולי גם להתלבש בהתאם כדי להרגיש משוחררים מהרגע הראשון.
מועדון הצרכנות "חבר" למשל חגג השנה 55 שנות פעילות ומציע מגוון קונספטים לאירועים שמחים במיוחד, לכם רק נותר לשאוב השראה ולמצוא סגנון שמתאים לכם. אם אתם חוגגים "יום הולדת מפלצות" לקטנטנים, נסו ליצור הזמנות בצורות שונות של מפלצות ובקשו מהמשתתפים להגיע בבגדים מפלצתיים. ב"יום הולדת אגדית", תוכלו ליצור הזמנה מיוחדת מדף בריסטול, מספריים, טוש ודבק סטיק ולהכין כרטיס ברכה נפתח עם חד-קרן, בעוד שב"יום הולדת ספורטיבי", ניתן לעצב הזמנה בצורת כדור.
כמובן שגם מבוגרים בגילם וצעירים בנפשם יכולים לעצב הזמנה, שהיא חלק בלתי נפרד מהאירוע. עבורם כדאי לשקול "יומולדת בחיק הטבע", עם הזמנה שהיא למעשה פרי מאובזר בלוק מסיבתי (משקפיים, כובע ובלון – רק מצלמים ומדפיסים), או ללכת על קטע נוסטלגי עם הזמנה, שבה משולבים אלמנטים של ארץ ישראל היפה: סברס עם משרוקית מסיבה, תמונה של בעל השמחה בשחור- לבן וכן הלאה.
3. כמה זמן מראש מחלקים הזמנות?
התזמון הנכון לחלוקת הזמנות נקבע גם הוא לפי קהל היעד ואופי האירוע. במסיבה לילדי הגן מומלץ להוציא הזמנה אחת כללית וגדולה ולתלות אותה בלוח המודעות כחודש לפני האירוע, אך רק כשבוע לפני התאריך לחלק הזמנות אישיות לחברים המוזמנים. הזמנה לאירוע סולידי בהשתתפות קרובים ובני משפחה, מומלץ לחלק כשבועיים לפני התאריך המיוחל ובאופן אישי יותר.
מבחינה טכנית, חלוקת הזמנות מתבצעת כיום בצורה מעט שונה בהשוואה לעבר. אם פעם נאלצנו להדפיס הזמנות ולבזבז נייר ודיו, הרי שכעת אנחנו יכולים לשלוח אותן בלחיצת כפתור. הבעיה היא שגם פה צריך להתייחס לקהל היעד – כי ילדים בגן לא יכולים לקבל הזמנה בוואטסאפ (אבל ההורים שלהם כן) וחברים של סבא וסבתא כנראה לא יראו מה שלחתם להם במייל.
לסיום, השקיעו כמה דקות בעיצוב של ההזמנה וזכרו שזו הדרך היחידה להעביר לאורחים תחזית לגבי איך שהאירוע עצמו ייראה.