אתם בטח מכירים את ההרגשה הזאת שאתם רוצים לעשות המון דברים ולא מצליחים, ההייתם רוצים להצליח לסיים את הפרויקט הגדול שאתם חולמים עליו, או לצאת לריצה 4 פעמים בשבוע. אולי גם לכם יש לכם רשימה ארוכה של הדברים שתעשו "ביום שיהיה זמן", ואילו הייתה לכם עוד שעה ביום - לבטח הייתם מספיקים הכל.
רובנו חיים באיזו אשליה שאנחנו יכולים להצליח לעשות גם וגם כל הזמן - גם להיות העובדים הכי טובים, גם לתפקד כאנשי המשפחה המשובחים שיש, לעשות ספורט, להכין אוכל בריא ואולי גם להצליח להקדיש זמן לתחביבים שלנו. כל בוקר אנחנו קמים בהרגשה שהיום נצליח לעשות את הכל, אבל בפועל כל יום מחדש אנחנו נכשלים. מסיימים את היום בתחושה של תסכול, שלא הצלחנו להגיע לדברים שאנחנו באמת רוצים לעשות. ששוב לא יצאנו לרוץ, שוב לא הקדשנו זמן רגוע לילדים שלנו, שוב לא היינו האנשים שאנחנו רוצים להיות.
אז למה זה בעצם קורה? ענת סרי, מומחית לניהול זמן, משתפת על הטעויות הנפוצות שרובנו עושים בניהול הזמן שלנו.
-
לא מתעדפים
"אנחנו חושבים על סך הדברים שאנחנו רוצים לעשות ביממה או בשבוע וחושבים שזה יהיה אפשרי להספיק את הכל, אנחנו לא בוחרים מה הכי חשוב כרגע אלא מנסים לג'נגל ובפועל משהו תמיד נופל אבל אין לנו שליטה על מה זה. התוצאה היא שהרבה פעמים דווקא הדברים שבאמת חשובים לנו לא קורים. אני מציעה שלא לדחות את מה שחשוב לסוף היום, אלא להציב לעצמכם את משימות החשובות ביותר לכל יום ומהם את המשימה שאם תספיקו אותה - היא הכי תקדם אותכם. במקום לנסות 'להספיק', תחשבו מה באמת משמעותי, מה יקדם אתכם לעבר המטרה שחשובה לכם באמת". -
נותנים הערכת זמן מוטעית
"באופן כללי, רובנו די גרועים בהערכת זמן ותכנון של הזמן שלנו בהתאם לדברים שיש לנו לעשות. תמיד נראה לנו שיש דברים שהם 'בקטנה' ופתאום הם נמרחים לשעה. אם אתם רוצים להעריך כמה זמן כל משימה תיקח לכם, תוסיפו בממוצע 50% לזמן שאתם חושבים שהוא ריאלי. למשל אם אתם חושבים שמשהו ייקח שעה, הוא כנראה ייקח לפחות שעה וחצי.
המלצתי היא לעשות תכנון שבועי מסודר שיעזור לכם להבין כמה זמן יש לכם ביום לעשות את הדברים שחשובים לכם לעשות. ככה במקום שתקומו כל בוקר בהרגשה שיש לכם יום שלם להספיק את כל מה שלא הספקתם שבועיים, תוכלו להבין כמה שעות באמת יש לכם ומה הדבר שתוכלו לעשות כדי שיקדם אתכם בזמן הזה". -
מתחילים את היום בעבודה של אחרים
"רובנו מתחילים את היום שלנו במיילים ובהודעות ובעצם גורמים לזה שאחרים קובעים לנו את סדר היום. הבעיה היא שבמצב כזה עד שאנחנו מגיעים למשימות החשובות שלנו אנחנו כבר לא בריכוז. אז אני מציעה לעשות ההפך: התחילו במשימה הגדולה והחשובה שדורשת מכם ריכוז עמוק ואחר כך עברו למשימות הקטנות של מענה לאחרים. אצל רובנו השעות בהן נוכל להיות מרוכזים לאורך זמן, אלו שעות הבוקר (כשעתיים אחרי התעוררות). השעות האלו הן השעות הכי טובות עבורנו לעבודה בזמן ריכוז עמוק (flow, Deep work) ואם נצליח לעשות כל יום שעה וחצי של זמן כזה, נראה שהפרודוקטיביות שלנו עולה". -
משתמשים ביומן רק עבור פגישות חיצוניות
"יש לנו נטייה להרגיש עסוקים כשהיומן שלנו מלא וחסרי עבודה כשהוא ריק. בעצם אנחנו משתמשים ביומן רק עבור פגישות חיצוניות בלי להשתמש בו גם כדי לנהל את הזמן של עצמנו ואז נוצר מצב שהימים שלנו מלאים בפגישות אבל בעצם אנחנו צריכים להשלים עבודה בלילות כדי להצליח להגיע למשימות האישיות שלנו. אני מציעה להכניס ליומן זמן עבודה אישית, ורצוי בזמנים שאתם יכולים להיכנס לריכוז עמוק". -
שמים התראות כדי לזכור לעשות דברים חשובים אבל לא מכבים אותן
"לפעמים אנחנו חושבים שהתראה בטלפון תעזור לנו להטמיע הרגל ולכן לא עוצרים אותן ואז הן סתם מפריעות לנו במהלך היום ומזכירות לנו מה לא עשינו ומה לא הצלחנו. באופן כללי התראות בטלפון מסיחות את דעתנו ועדיף לכבות אותן. שימו את הנייד בצד כשאתם צריכים להתרכז בעבודה שלכם, או בילדים שלכם, או אפילו בעבודות הבית, ותראו שפתאום תהיו הרבה יותר יעילים". -
רשימות מפוזרות
"קרה לכם שהתיישבתם לעבוד אבל לא זכרתם אם המשימות שלכם שכתובות אי שם במיילים שלא נקראו או בוואטסאפ ואולי גם באפליקציה? לרשום לעצמנו את המשימות שלנו זה נפלא, אבל הרבה מאתנו משתמשים בכמה שיטות במקביל והבעיה בזה היא שדברים נופלים בין הכיסאות ובעיקר שאנחנו בתחושה מתמדת ששכחנו משהו. אני ממליצה לעשות רשימת משימות אחת מסודרת במקום אחד ולעבור עליה כמה פעמים ביום. ככה לא תצטרכו לחפש את המשימות שלכם בכמה מקומות או לשים תזכורות שיפריעו לכם לעבוד". -
לא משקיעים זמן בתכנון
"לא יושבים לעשות תכנון מסודר לשבוע או ליום ועדיין מצפים שמשהו ישתנה או יראה אחרת. הזמן הוא משאב שלא חוזר, לא מתמלא מחדש, אי אפשר לזכות בלוטו בהמון זמן. לכולנו יש את אותם 24 שעות ביממה, גם למנהל הבכיר ביותר וגם לזוטר ביותר. הדבר הכי טוב שאנחנו יכולים לעשות עם הזמן שלנו הוא לנצל אותו עבור מה שחשוב לנו באמת, לקבוע בעצמנו את סדר העדיפויות שלנו ולא לתת לאחרים לקבוע אותו עבורנו. ואיך עושים את זה? בעיקר על ידי חשיבה על המטרות שלנו ותכנון הזמן שלנו בהתאם". -
5 טיפים שאם תיישמו אותם הם ישפרו את ניהול הזמן שלכם:
- משימה היא לא פרוייקט, תפרקו את הפרוייקט למשימות קטנות של עד שעה עבודה.
- אין דבר כזה מולטיטסאקינג. כל משימה תיקח פחות זמן אם תתחילו ותסיימו אותה ברצף.
- שריינו בלו"ז את מה שאתם רוצים שיקרה, כולל זמן עבודה אישית, ספורט ותחביבים.
- שימו את הנייד במרחק מכם, כך שכדי לפתוח אותו תצטרכו לקום מהכיסא.
- כשאתם מכינים קפה (או תה) תשתו אותו תוך חמש דקות, אחרת זה מתקרר וזה כבר לא כיף