כאשר בעלי עסקים נשאלים מה מטרת הדו"ח השנתי, התשובה מגיעה מהר ובביטחון - הדו"ח מיועד למס הכנסה. זו טעות - הדו"ח מיועד גם לשלטונות אבל קודם כל לכם. הדו"ח מהווה למעשה צילום של מצבכם העדכני והוא יכול לתת לכם תמונה מדויקת באשר לרווחים או להפסדים שלכם, למצב ההלוואות שלכם, מצבת הלקוחות, רמת המכירות ולבסוף- רווחיות העסק.
כשאתם מגישים דו"ח שנתי בסמוך לתום השנה הבאה- פספסתם ובגדול. נכון שהמייצג שלכם אצל שלטונות המס אמר שיש לו ארכה להגיש את הדו"ח, אז מה?! מכם הוא לא יקבל אורכה, אתם רוצים את הדו"ח מהר ככל האפשר, ואז לאחר שקראתם והטמעתם, אתם מגיעים אל רואה החשבון לחתימה על הדו"ח. זאת עומדת להיות ישיבה ארוכה ככל שיידרש. רואה החשבון הוא היועץ העסקי שלכם, הוא עוד ראש, שותף לחשיבה ולניהול העסק ופיתוחו העתידי.
"שקית הפלא" היא סתם שקית ולא פתרון פלא לבעיות. בעלי עסקים רבים נוהגים לזרוק מסמכים וחשבונות בשקית (שקית הפלא?), ולהגיד לעצמם ולאחרים – "זה למנהל חשבונות/רואה החשבון". זו דרך שגויה. לפני שמעבירים את הנייר יש ללמוד אותו ולהכיר במה מדובר, אם לא מבינים, יש להתייעץ. אין לזרוק בעיות הלאה, הם לא תיפתרנה בשום מקום אחר, בתוך אותה שקית נמצאים דפי בנק עם חיובי ריבית שעליכם לבדוק מול הבנק, וחשבוניות ספקים (בדקתם שהסחורה התקבלה? המחיר נכון?) שקית הפלא היא סתם שקית ניר שלא פותרת בעיות.
אל תבטלו פגישות. דאגו כי מידי חודש תערך פגישת עבודה שוטפת עם רואה החשבון של העסק. ביטול של הפגישה לא בא בחשבון, מכיוון שאתם הלקוח הכי חשוב של עצמיכם. לפני הפגישה דאגו לקבל את כל הדו"חות כספים מעודכנים עד לאותו יום.
לאחר קבלת הדו"ח ולפני קיום הפגישה הכינו רשימת שאלות ונושאים לדיון שיהוו בסיס לסדר הפגישה מול רואה החשבון. תמונת המצב שתקבלו תהיה עדכנית ומלאה ותואמת לצרכים שלכן ולא לכל מיני מועדים סתמיים שתואמים את לוח הזמנים של מנהל החשבונות שלכם.
אל תשכחו להתעדכן בעדכוני חקיקה. בקשו עדכוני חקיקה בכלל ובנושאי עבודה, מס הכנסה, מע"מ וביטוח לאומי. בדקו האם יש שינוי בדיני עבודה למשל, וכו'. אל תתמקדו רק בהוצאות. עברו גם על כרטיסי חייבים ובדקו האם אתם מאחרים בתשלום לספקים? האם לקוחות מפגרים בתשלום ? מה נכון יהיה לעשות?
חישוב מלאי. דאגו שלפחות אחת הפגישות עם רואה החשבון תבחן את נושא המלאי (גם ספירת המלאי היא לא למס הכנסה, אלא קודם כל עבורכם). מומלץ מאוד לדגום מידי יום את מספר פריטים בעסק לעומת הכמות שמופיעה במחשב, הדבר יכול לחסוך לנו את השבתת העסק לצורכי ספירה בסוף שנה, כמו כן יגביר את אמינות המלאי בצורה שוטפת. כמו כן עברו על פריטים וסיווג מלאי איטי או מת לפי מידת תנועתם.
השוו את הדו"ח לשנים הקודמות. בצעו מול רואה החשבון השוואת דו"חות לשנים קודמות, ולחודשים קודמים באותה שנה. כמו כן השוואה לעסקים דומים בענף תעזור לכם על לשפוט את איכות הביצועים של העסק שלנו.
תנצלו את הקשרים של רואה החשבון שלכם. בקשו ליצור קשר עם לקוחות אחרים של רואה החשבון לשם הצעת שרותיכם הטובים. רואה החשבון יוכל להמליץ עליכם ובאותה מידה ימליץ על לקוחות אחרים שלו בפניכם.
רואה החשבון לא טוב רק להכנת דו"ח שנתי. התייעצות כלכלית במקרה של כניסה לפרויקטים חדשים, התייעצות במקרה של הוצאות חריגות, התייעצות לפני השקעות גדולות, כמו במקרה של החלפת רכבים – בחינת החלופות - מימון עצמי, חיצוני, ליסינג וכו' הם נושאים שרואה חשבון אמור להיות בקיא בהם ולעזור לכן להחליט.
בנו עם רואה החשבון את תחזית תזרים מזומנים, שינוהל בפועל על ידיכם, ויתאים לאופי הפעילות שלכם. השתמשו בניסיון שלו ושאלו אילו דברים חכמים ראה ונתקל בשטחים אחרים, בעסקים אחרים, וניתן לאמץ גם לעסק שלכם.
משה הדס הוא רואה חשבון ויועץ מטעם מעוף, מערך השטח של הסוכנות לעסקים קטנים ובינוניים במשרד הכלכלה והתעשייה