בעקבות הקורונה עברו בחודשים האחרונים אלפי עובדים לעבוד מהבית, מה שגרם לשינויים מהותיים באופן שבו אנחנו עובדים וגם מתקשרים עם עובדים אחרים- כשאנחנו עובדים מהבית אין תקשורת פרונטלית ביום יום, התרבות הארגונית משתנה והתפיסה של העובד את מקום העבודה שלו משתנה לחלוטין. מקום העבודה עובר למרחב הוירטואלי.
השינוי שתחילה הייתה תקווה שיהיה זמני בלבד, הפך לדי קבוע, וכנראה העבודה מהבית תימשך עוד זמן רב ושוק העבודה לעולם לא יחזור למה שהיה לפני הקורונה.
לצד היתרונות שחלקנו מוצאים בעבודה מהבית, השגרה החדשה הולידה גם לא מעט קשיים ובעיות, ובהם השאלה כיצד ניתן לייצר מוטיבציה ותחושת שייכות לעובדים מהבית? כך נולד הפרויקט של משה וייס ורותם בינהיים, מנחי סדנאות, פותרי אתגרים בארגונים ובעלי בית ספר לחדשנות.
"לקחתי את מה שאני יודע לעשות הכי טוב - סדנאות Design Thinking, שמטרתן - פתרון אתגרים, ופיתחתי סדנה ציבורית, פתוחה לקהל הרחב, אונליין," מספר וייס. במשך שבעה שבועות, בשבעה מפגשים אונליין יצר משה ביחד עם רותם בינהיים, שותפתו למסע וקרן אייז, בוגרת בית הספר לחדשנות, סדנה שדנה במצב ובקשיים שלו ומגבשת פתרונות.
בסדנה הציבורית לקחו חלק קרוב ל-300 משתתפים ו-13 מנחים ומנחות שיחד זיהו את הקשיים והאתגרים שהעבודה מהבית מספקת, הגדירו מטרות, קיימו דיונים ובסופו של דבר הגיעו לרשימה מצומצמת של פתרונות, ממוקדים ויעילים, אותם הם חילקו לשלוש פעימות- פתרונות שאפשר וצריך ליישם באופן מידי וכאלו שיכולים לחכות להמשך.
מה הם האתגרים העיקריים של עובדים מהבית?
- חוסר וודאות וחוסר שליטה בעבודה מרוחקת – הן למנהלים והן לעובדים
- טשטוש גבולות בין הבית לעבודה, הגורם להסחות דעת, ומחשבות על ענייני הבית והילדים
- קושי בסנכרון שעות העבודה בצוות- העבודה מהבית עם הילדים גרמה לכך שלחלק מהאנשים התאימה יותר עבודה בשעות הבוקר ולאחרים נוח דווקא לעבוד בערב, תלוי גילאי הילדים והיכולות המשפחתיות
- געגוע להווי ולאנשים בעבודה
- התאמת מרחב העבודה בבית
- מרוב פגישות אין זמן לעבוד - המעבר לעבודה מהבית גרם לעודף פגישות ועומס
- מחשבות על הספק - העבודה מהבית חידדה חושים של דאגה מהתקדמות איטית של העבודה
אז מה הם הפתרונות שנבחרו?
להתחיל ממחר:
- ״דיוני 24 שעות״ - כדי להקטין את כמות הישיבות האינסופית שגורמות לעומס וללחץ בעבודה מהבית – להעביר חלק מהדיונים ללוחות שיתופיים שכל אחד יכול לתרום להם ממחשבותיו מתי שיוכל, בניגוד לישיבות ייעודיות בשעה מסוימת.
- ״פעילויות mid-day boost״ – על מנת לצלוח את טשטוש בית-עבודה, תוקדש חצי שעה קבועה ביום, לקראת חצי היום השני לפעילות ממריצה - הרצאה מעוררת השראה / יוגה / קפה משותף - כל יום משהו ממריץ אחר.
- על מנת להקל על העבודה הצוותית מהבית עם יכולת שליטה, וודאות וסנכרון - עבודה באמצעות כלי שיתוף- שימוש למשל ב- TEAMS לעבודה צוותית וניהול כל המסמכים, המשימות והפגישות של הצוות.
- הכר את המנכ״ל שלך – כדי להרגיש מחוברים, שעה שבועית קבועה של המנכל בה הוא מזמין עובדים לפגישה אישית בזום. כל עובד שרוצה מוזמן להירשם מראש. המטרה היא לתת הזדמנות לעובדים להבליט את עצמם והזדמנות למנכל להיות מחובר לשטח.
זמן אחד על אחד עם המנכ"ל יועיל לשני הצדדים | צילום: fizkes, shutterstock
בפעימה השנייה (צריך להתחיל לתכנן):
- סבסוד אינטרנט מהיר- להתאמת מרחב העבודה בבית וכדי לאפשר רוחב פס גדול על מנת להפעיל מצלמה בפגישות הוירטואליות. כל עובד מקבל השתתפות בעלויות אינטרנט מהיר עם סיב אופטי.
- חלונות עבודה משותפים- כדי לפתור את בעיית הגעגוע וההווי הצוותי, יצירת 3 חלונות זמן לאורך השבוע בהן כל הצוות מתחבר ועובד בשקט עם אפשרות לשוחח עם הקולגות ולהתייעץ, בדומה לעבודה בחלל משרדי משותף.
- לספק לעובדים ציוד עבודה - כל עובד מהבית יקבל ערכה הכוללת מחשב נייד,עכבר, אוזניות לביצוע שיחות, וכד'
- סדנה שבועית- לשמירה על ההווי הצוותי והחיבור, בכל שבוע, ביום ושעה קבועים, יעבירו עובד או עובדת אחרים סדנה קצרה לשאר חברי הצוות בכל נושא העולה על הדעת (סדנת בישול קצרה, הסדרות הכי טובות לבינג', חידון "חברים", שמירה על בטיחות במדיה החברתית וכדומה). במסמך משותף כל עובד יציין את שמו, תאריך ונושא הסדנה וכך נוכל להעשיר אחד את השנייה בתחומי העניין שלנו.
- פינת קפה- מרחב וירטואלי משותף לעדכונים אישיים, מזל טוב וכיוב׳.
פעילויות משותפות קבועות לחיזוק ההווי והפגת הבדידות | אילוסטרציה: fizkes, shutterstock
בפעימה שלישית:
- המסדרון- לפתרון הבדידות, החיבור והגעגוע להווי בעבודה - אפליקציה שמזהה כאשר העובד בהפוגה אבל עדיין במחשב, (משוטט לו באתרים שונים..) ומפגישה אותו אקראית עם מישהו מהעבודה שגם משוטט כרגע. הפגישה תתקיים בצ'אט שנפתח עבורם אוטומטית ומזמין אותם לתקשר.
- כל מה שבא לכם לשאול- כדי לפצות על הנתק ממקום העבודה ומהמנהלים, תוקם מערכת ארגונית של שאלות ותשובות בנושאים ארגוניים, תפעוליים. כולם רואים את השאלות, בעל תפקיד בארגון עונה לתשובות, וכך מתאפשרות תקשורת בין ההנהלה לעובדים והקשבה לרחשי השטח.
- יצירת לוח זמנים קבוע- כדי להפחית את עומס הפגישות ולאפשר עבודה גמישה מהבית, פגישות יעשו בימים ושעות קבועים. שאר הזמן יוקדש למשימות העובד ולעבודות הבית.
- ספיד-דייטינג – להפגת בדידות ושימור ההווי החברתי, יעשה שימוש באפליקציה משרדית שמגרילה כל יום זוגות עובדים לספיד-דייטינג קצוב בזמן.
- משלוחי אוכל לעובדים- במקום שהעובד ידאג לאוכל בכל צהריים, ניתן להפנות את תקציבי המטבח המשרדי וחדר האוכל/תקציב התן ביס לטובת משלוח אוכל לבתי העובדים (לפי בחירת העובד בתחילת היום) אפשר לעשות זאת לסירוגין, כך שכל עובד יהנה מהשירות יומיים בשבוע.
- הגדרת יעדים יומיים לעובדים – כדי להחזיר תחושת שליטה וסדר, כל עובד יקבע עם מנהליו יעד אחד יומי, הכל נרשם במקום משותף שכולם רואים, מי שמסיים, לוחץ על 'באזר' וירטואלי או משהו חגיגי כזה.
- קבוצות עבודה לפי שעות- לסנכרון שעות העבודה הצוותיות וההווי החברתי, ניתן לייצר קבוצות עבודה לפי שעות זמינות, בהתאם למה שמתאים לעובדים, לדוגמה "צוות עבודה ערב" "צוות עבודה בוקר" "צוות עבודה לילה".