תהליך הגיוס הוא אחד התהליכים המאתגרים בארגונים כיום. טעויות שמתקיימות בתהליך הגיוס ומביאות לכך ששוכרים את העובד הלא נכון, הן בזבוז אדיר של משאבים. לעומת זאת, כאשר מגייסים את העובד שמתאים לארגון, התועלת היא רבה: בפרודוקטיביות העובדים, ביחסי עבודה מוצלחים, ובכלל, בהשפעה חיובית ואווירה נעימה בסביבת העבודה. אז איך אפשר לעשות את התהליך הזה בצורה נכונה?
לפני שרצים לגייס את העובד הנכון, ניקח רגע צעד אחורה וננסה להבין מיהו בכלל אותו "עובד נכון". "זהו עובד שמתאים לארגון במספר פרמטרים. הוא מתאים ל-דנ"א של החברה, כלומר לתרבות הארגונית, לערכים שמתווים את פעילות החברה ושהחלטות משמעותיות מתקבלות על פיהם", אומרת איה לחמי, יועצת ארגונית ומנכ"לית איה לחמי יועצים, "יש ארגונים שהערך של 'אנושיות' או 'עבודת צוות' הוא מאוד דומיננטי, לכן עובדים שהם תחרותיים יתר על המידה או כאלה שיקדמו את עצמם על חשבון עבודת צוות יהיו פחות מתאימים לחברה. לעומת זאת, עובדים תחרותיים ואינדיבידואליסטים מאוד יתאימו לחברות שמאמינות בערכים של 'תחרותיות' ו'מצוינות'".
כשבאים לבחון תהליכי גיוס בחברות, רואים שהרבה מהמעסיקים בוחרים עובדים על בסיס מקצועי. אם למועמד יש יכולות מקצועיות התואמות את דרישת התפקיד או הדרישות הניהוליות, הוא מתקבל לעבודה. "זו אחת הטעויות הגדולות של המעסיקים משום שההתאמה הכי נכונה של עובד, כזו שתשמר אותו לאורך זמן בארגון, היא ההתאמה הערכית והתרבותית. כיום, אחת המגמות העולות היא ניהול על פי ערכים (MBV), גישה התומכת בכך שאנחנו לא צריכים לנהל אדם על פי יעדים או הוראות, אלא להנחיל לו את הערך שהחברה נוהגת על פיה והוא ידע לקבל את ההחלטות הנכונות, ולפעול נכון משום שהוא יפעל בהתאם לערך. הגישה הזו מייצרת תרבות ניהולית מאפשרת, עצמאות בתוך התפקיד לעובדים, דבר שמגביר את שביעות רצונם במקום העבודה ולכן מחזק את השימור בארגון".
איך אפשר לזהות את העובד הנכון בתהליך הגיוס?
"ראשית החברה צריכה לדעת מה הם הערכים שלה בפועל, ולא רק בתיאוריה. פעמים רבות, חברות רוצות לאמץ ערכים מסוימים והן מציגות במסדרונות המשרדים ערכים שלא מייצגים את התרבות הארגונית בפועל. במצבים מסוימים, המועמד יתאים בדיוק לערכים הכתובים אבל לא לאלה שמתקיימים בשטח", מסבירה לחמי, "לאחר שהחברה יודעת מהם הערכים שלה, היא מתמקדת בהם ובוחנת את המועמד על פיהם בראיון. אחד הערכים של חברת אאוט בריין לדוגמא, הוא שיתוף בידע. המנכ"ל החליט שהדבר שמנבא הצלחה בארגון שלו הוא עובד שמשתף בידע. לכן בגיוס עובדים החליט שלא יחפש מישהו שסיים תואר באוניברסיטה וציוניו גבוהים, אלא יחפש מועמד שמרצה בכנסים, כותב מאמרים ומפרסם אותם, כותב בבלוגים של קהילות ידע וכך למעשה הוא מוודא בתהליך הגיוס שהערך שהכי חשוב לו הוא הערך שבא לידי ביטוי אצל המועמד".
איך ניתן לגייס כמות גדולה של עובדים ועדיין לשמור על מיפוי הולם ותהליך גיוס נכון לארגון?
"לא מעט ארגונים מחליטים שהדבר הכי חשוב הוא הפרמטר המקצועי, ולכן הם עורכים מבדקים מקצועיים ממוחשבים או במילוי שאלונים. כל מה שהם צריכים לעשות הוא להוסיף גם מבדק ערכי. אם הערך הוא מצוינות או עבודת צוות, אפשר לברר זאת דרך שאלות מצב, לבחון התנהגויות בסיטואציות מסוימות בארגון, במפגש עם עובדים אחרים, ולבחון איך המועמד מגיב אליהם בהתאם לערך שאותו מנסים לבדוק. העניין המרכזי כאן הוא שכל חברה צריכה לבחור דבר אחד שהוא הכי משמעותי וחשוב לה. אי אפשר להשיג את הכול, אבל כן אפשר להשיג את הכי חשוב, ומתוך זה למצוא את האנשים הנכונים ביותר לארגון", אומרת לחמי.
מה יכול לחבל בגיוס נכון של עובד?
"הכול מתחיל מהגדרה נכונה של מה שאנחנו מחפשים. כאשר חברה לא יודעת במדויק מה היא מחפשת היא נמצאת בבעיה. יש סטארט-אפים, שמגייסים עובדים בתפקיד מסוים, כמו לדוגמא מתכנת בעל ידע וניסיון בטכנולוגיה מסוימת, אבל הם לא בוחנים מה הם באמת צריכים: מהו הידע הספציפי שחסר להם בתוך הצוות או הארגון. דוגמא אחרת היא חברות שמושפעות מהפרמטר של התקציב בתהליך הגיוס, וכך הן מגייסות עובד עם יכולות מסוימות ומתעלמות מכך שהן צריכות לתפקיד עובד חזק יותר ובכיר, או בעל ניסיון ניהולי. חברות מסתמכות על מזל ולא מנהלות את התהליך בצורה נכונה. אם החברה לא יודעת בוודאות מה היא מחפשת, היא פשוט לא תמצא את העובד הנכון".
עד כמה אפשר להתרשם מיכולות המועמד בראיון?
"מהימנות של ראיונות עומדת על 30 אחוז בקרב מומחים. רוב המנהלים המגייסים הם לא מומחים, ורמת המהימנות בראיון מושפעת מהטיות שלנו: השפעה של שם או אפילו מצלול של השם, מגדר, לבוש, עיר מגורים ועוד, אלו הן הטיות שאנו לא מודעים אליהן, וכמובן, ככל שמודעים אליהן יותר אפשר לצמצם או למנוע אותן. משום שאפשר להתרשם לטובה מהמועמד הלא נכון, חשוב לערוך למועמדים תרגילים ומשימות שניתן למדוד ולכמת, ולא להסתפק רק בראיון פנים מול פנים. שנית, יש להגדיל את כמות האנשים שפוגשים את המועמד, דבר שיכול לסייע להנמיך את סבירות ההטיות".
כך תעשו זאת נכון:
הגדירו את התפקיד לפני שאתם ניגשים לגייס עובד
גיוס העובד הנכון מתחילה באנליזה נכונה ומדויקת של התפקיד: המיקום ההייררכי, הצורך שימלא בתוך הצוות או החברה, ההתאמה הערכית לתרבות הארגונית של החברה, וכן את חובותיו, היקף האחריות, הכישורים הדרושים, התוצאות, וכו'. המידע שתשיגו מהאנליזה הזו תהווה את היסוד לפיתוח תיאור התפקיד של העובד החדש. תיאור התפקיד יסייע לכם לתכנן את אסטרטגיית הגיוס שלכם להעסקת העובד הנכון.
תכננו אסטרטגיית גיוס וערכו רשימת מאפיינים של העובד הרצוי
ערכו פגישה שתכלול את אנשי המפתח, ביניהם כמובן מנהל הגיוס, אשר יעבדו עם העובד החדש. בפגישה תתכננו את האסטרטגייה לפיה אתם מתכננים לפעול.
צרו צ'קליסט של מאפייני העובד הרצוי, זו תסייע לכם ליצור סדר ושיטתיות בתהליך הגיוס, בין אם מדובר בגיוס של עובד בודד או של מספר עובדים. עבודה עם רשימת יעדים מאפשרת לכם להישאר על המסלול בתהליך הגיוס שלכם ולתקשר את התקדמות התהליך עם מנהל הגיוס.
סקרו בזהירות מכתבי המלצה וקו"ח
המשימה של סקירת קורות חיים, הפניות, המלצות, או בקשות עבודה, מתחילה עם תיאור מדויק של המשרה, ורשימה של המאפיינים הרצויים ביותר של המועמד המתאים ביותר אשר פותחה כחלק מתהליך התכנון של אסטרטגיית הגיוס. סקרו את כל הבקשות אל מול הרשימה שהכנתם של כישורים, מיומנויות, ניסיון ומאפיינים. כך תוכלו ליצור את רשימת המרואיינים הפוטנציאליים עם המועמדים המתאימים ביותר.
הזמינו לתהליך הגיוס רק מועמדים מתאימים
ניתן לפתח קשרים עם מועמדים פוטנציאליים ולאתר אותם הרבה לפני שתזדקקו להם בעת הגיוס. הצעד הזה יסייע לכם לגייס מאגר גדול של מועמדים כאשר תתפנה לכם משרה. ניתן לאתר אותם ברשתות חברתיות או לשמור על קשר עם מועמדים פוטנציאליים שלא גויסו, דרך הניוזלטר של החברה לדוגמא.
שאלו את השאלות הנכונות בראיון
ראיון העבודה הוא אחד מכלי המפתח של מעסיקים בבואם לגייס עובד. השאלות הנכונות שיישאלו בעת הראיון הן קריטיות על מנת לאתר את העובד הנכון. שאלו שאלות שיעזרו לכם לעשות הפרדה בין מועמד ממוצע למועמד רצוי.
זכרו שתהליך הגיוס הוא הדדי
חשוב לכבד את המועמד בתהליך הגיוס. ההתרשמות הראשונית של מועמד פוטנציאלי מהחברה תישאר איתו גם בהמשך הדרך. חשוב להבין שכאשר חברה מגייסת את העובד הנכון עבורה, העובד מגייס מצידו את החברה הנכונה עבורו, זהו תהליך הדדי. חברה שלא תכבד את המועמד במסגרת תהליך הגיוס, או שהתהליך יהיה מלאה או אפרורי והצוות המגייס לא יהיה נעים ומסביר פנים, עלולה להפסיד עובד שיכול היה להיות נכון עבורה.