שמישהו אחר יעבוד

תפקידו של המדור הזה הוא ללמד אותך איך לעשות דברים בפחות זמן ויותר יעילות. כבר הסברנו פה איך לקרוא במהירות, להישאר ממוקדים, לעבוד מול מחשב ועוד שיטות שבסופו של דבר דורשות ממך לשפר את תהליכי העבודה שלך. ומה אם לא היית צריך לעשות את כל הדברים האלה בעצמך? תחשוב עד כמה יעיל היית יכול להיות אם מישהו אחר היה עושה חלק מהמשימות שלך ואתה רק היית מוודא שהכול באמת קורה. קוראים לזה האצלת סמכויות וזה אחד הדברים המהנים ביותר בכל העסק הזה של התייעלות. אתה רק צריך לדעת לעשות את זה כמו שצריך.

הרעיון שעומד מאחורי האצלת סמכויות הוא שלא משנה כמה תותח אתה חושב שאתה, אין סיכוי שתצליח לעשות לבד את כל מה שאתה חושב שאתה יכול לעשות. זאת אומרת, יש סיכוי – אבל אז אתה תבצע את הכול פחות טוב. כמות או איכות? זה כבר אתה או הבוס שלך תחליטו. אבל לפעמים במקום להיכנס לדילמה הזו, פשוט תלמד להיות קצת פחות קונטרול פריק וקצת יותר מאמין.

הדבר נכון לכל תחום בחיים שלך, אגב. לפחות בכל תחום שאתה רוצה להתקדם בו. אתה חייב ללמוד לשחרר קצת מהאחריות ולהעניק אותה לאחרים. זה אולי לא קל לשחרר, אבל ברגע שתלמד איך לעשות את זה החיים שלך יהפכו להיות הרבה יותר ורודים. הנה, קח את הכתבה הזאת למשל. היא היתה מונחת על שולחנו של עורך הערוץ, מחכה לעריכה. היום התקדם, הדד ליין התקרב, והעורך לא ראה איך הוא מגיע לשם בלי לוותר על משימה הרבה יותר חשובה (במקרה הספציפי הזה, לבדוק שלוש בירות חדשות, אבל עזוב). אז הוא פנה לעורך אחר בבקשת עזרה, ושעה לאחר מכן הכתבה כבר היתה באוויר.

עורך הערוץ עבר תהליך שכל אחד יכול לעבור. הנה השלבים בדרך לשם:

שכח מהקונטרול, פריק. תעבור לפיקוח

למנהלי חטיבת טכנולוגיה בחברת היי טק קטנה ולהורה הנמצא בבית ומגדל את ילדיו יש את אותה הבעיה בדיוק – הם יודעים שהם צריכים לתת לאחרים לעזור להם לבצע משימות, אבל הם חוששים מאיבוד שליטה. הסוד הוא לדעת איך לשחרר שליטה – אבל ליצור מצב של פיקוח.

משימתו של ההורה או של מנהל החטיבה היא לדאוג שדברים יעשו. הבית צריך להיות נקי, המסמכים צריכים להיות מוכנים, שיעורי הבית צריכים להיות מוכנים, המצגת צריכה לעבור עריכה ושיפוץ. מנהיג טוב הוא זה שימצא את האדם הנכון ביותר למשימה וידאג להעביר לא רק את ההוראה אלא גם הסבר מקיף ככל הניתן לחזון שיש לו בראש. זהו השלב הראשון במעבר בין שליטה לפיקוח.

השלב הבא הוא ליצור פיקוח. פיקוח משמעו הוא לדעת מי האנשים להם העברת סמכויות, מתי הם אמורים לסיים את המטלה וכל כמה זמן הם מדווחים לך. פיקוח נכון יוריד את הלחץ מהכתפיים שלך במידה ניכרת – אתה אמנם אחראי על כך שהמשימה תתבצע על הצד הטוב ביותר, אבל במקום לדאוג לכך שבוע שלם, אתה מצמצם את זמן הדאגה באופן משמעותי. יכול להיות שבהתחלה אתה תעקוב אחרי כל שלב אותו מבצע מואצל הסמכות, אך לאחר זמן מה אתה תראה שאתה בודק אותו רק לפני סוף המשימה.

נקודה חשובה בקשר לזה: אתה חייב להיות גמיש. לא פעם משימות דורשות יותר זמן ומשאבים ממה שתוכנן לתת להן ואתה כמפקח חייב להיות מסוגל להבין את זה ולא לשבת לעובד שלך על הווריד. המשימה לוקחת הרבה זמן? תשנה את הלו"ז שלך בהתאם. אולי אפילו תבטל אותה. אתה בוס, אחרי הכול. אתה כבר תמצא את הדרך הנכונה.

הכלים הנדרשים לפיקוח

לוח. זה יכול להיות לוח שנה, לוח מחיק או קרטון ביצוע. אתה רוצה משהו שתוכל לתלות על הקיר ולהצמיד אליו מידע: תאריכים, דד ליינים, מעקב אחרי משימות וכל מידע רלוונטי שיוכל לעזור לך להבין את טיב המשימות ואת הדרך בה הן מתקשרות לתמונה הגדולה.

תיבת דואר. כדי לפקח כמו שצריך הכול צריך להיות מתועד. אל תסמוך על כך שהעובד שלך ירשום לעצמו את מה שאתה אומר לו. שלח לו אימייל מפורט – זה גם יקל עליו לבצע את המשימה וגם יעמוד לו מול העיניים כתזכורת.

אגב, מכיוון שהיום לכל ילד בן ארבע יש תיבת דואר אלקטרוני, אתה יכול לנסות את הטריק הזה גם עם הילדים שלך. שלח להם מייל עם תזכורת שהם צריכים להכין שיעורים או לנקות את הבית ואתה מנטרל כמעט לחלוטין את התירוץ "שכחתי, אבא".

תן לאדם שם והוא ימלא אותו תוכן

מרכז דייל קרנגי מלמד שאנשים נוטים להוכיח את השמות שאנחנו נותנים להם. קרא למישהו עצלן מספיק פעמים והוא יצא מכליו ויתאמץ כדי להוכיח שאכן זה מה שהוא. הדבר נכון גם לחיוב. אם אתה אומר למישהו שהוא תותח, הוא ירצה להוכיח לך שהוא אכן תותח. הוא לא ירצה לאכזב אותך, ובעת ובעונה אחת הוא גם ירגיש טוב עם עצמו. נקודה חשובה בהקשר הזה: תראה שהאדם בחרת אכן תותח. שקרים ומשחקים עם המוח לא ממש עובדים בעסק הזה.

בסופו של דבר, אחד הדברים החשובים בתחום האצלת הסמכויות הוא מרווח נשימה. אל תשב לעובד שלך על הראש; תן לו את הספייס שלו לבצע את המשימה ובסופו של דבר תגלה אחד משניים: או שהוא פורח, משגשג ומביא אחלה תוצאות, או שהוא מפקשש והגיע הזמן לפטר אותו. כמובן שאם מדובר בילד שלך יהיה לך קצת קשה לפטר אותו ואז לא תהיה לך ברירה אלא להמשיך לנסות (או פשוט להתמודד עם בית שהוא רק חצי נקי).

האצלת סמכויות לא שקולה להתנערות מאחריות – בתור בוס אתה עדיין אחראי על המשימות שלך ולא משנה מי עושה אותם – אבל זה כלי נהדר שישחרר לך חלקים מהיום שלא ידעת על קיומם. ולא רק: ברגע שתתחיל לסמוך על העובדים שלך הם יהיו הרבה יותר מבסוטים ממך. כולם יוצאים מורווחים, ואתה זוכה ללכת הביתה מוקדם יותר.