לאחרונה, אני נתקל שוב ושוב בהערות כגון "מורד, הבטחת לנו טיפים לכתיבת מייל לשבת!" או "מורד, תעשה לי טיפים לכתיבת מייל!" ההערות הללו הן חלק ממיילים שמעולם לא קיבלתי, ועם זאת, הם מאד מדרבנים אותי להשקיע ולכתוב עבורכם כמה נקודות חשובות שכדאי מאד לשים לב אליהן לפני ששולחים דואר אלקטרוני. בנוסף, כך זכור לי, הבטחתי בפוסט "העתיד שייך לבעלי כוח תקשורתי" לשתף אתכם בנקודות שנראות לי קריטיות בכל הנוגע להתנהלות הנוכחות שלנו באינטרנט ומיילים תופסים מקום מכובד בהתנהלות הזו.
הטיפים שאני כותב הם מאד כלליים. בפועל, אפשר להבדיל בין סוגים שונים של מיילים, כך למשל יש מייל שתשלחו לאדם שאינכם מכירים אבל רוצים ליצור איתו קשר ראשוני, יש מייל לידיד ותיק ויש מייל לנציג שירות לקוחות, לכל סוג מייל יש את הניסוח והכללים שלו. בטיפים הבאים אני אתייחס לנקודות שמשותפות לכל המקרים והתייחסות למקרים ספציפיים תבוא בפוסט אחר. אז נתחיל:
1. הישארו ממוקדים וקצרים, תחסכו את השטויות. כמו בכל דבר שאתם עושים, כדאי לשאול את עצמכם "מה המטרה של המייל". אם זה סתם בשביל לבלבל את המוח (וזה דבר לגיטימי. אני אישית עושה את זה לא מעט), אולי באמת אין לכם יותר מדי על מה לחשוב, אבל אם זה במטרה להעביר מסר (וזו ה-מטרה של דואר אלקטרוני), אז כדאי מאד שאתם עצמכם תהיו סגורים לגמרי על הרעיון שאתם רוצים להעביר, ושתבטאו אותו בצורה ברורה וממוקדת בכתיבה שלכם. קצרו את הטקסט של המייל שלכם למינימום ההכרחי בשביל להעביר את הרעיון שאתם רוצים להעביר; אם תעטפו את המסר בניסוחים ערטילאיים ובשטויות לא קשורות, יכול להיות שהנמען יאבד את הסבלנות, יאבד את המסר - וכנראה שגם לא תקבלו תגובה על המייל ששלחתם.
2. תנו חיים לטקסט שלכם. ככה זה במייל: אתם לא יכולים להיעזר בידיים שלכם ולנופף אותם לכל עבר בשביל לעזור לכם לבטא רעיונות, אתם גם כנראה לא תשלחו את הפרצוף היפה שלכם בשביל להראות כעס או צחוק; יש לכם רק טקסט ובעזרתו, ורק בעזרתו, אתם אמורים רעיונות ורגשות – אז תהיו יצירתיים. מומלץ מדי פעם להשתמש בסימנים מוכרים כגון ":)" שמצליחים להעביר רגש וגם נותנים קצת חיים לטקסט.
3. תהיו אישיים. אתם לא רובוט וגם הנמען לא רובוט, תשקיעו מחשבה בהתייחסות אישית, תוסיפו את השם של הנמען (ושלא תעזו לטעות באיות), תאחלו לו שיהיה לו "שבוע טוב" אם שלחתם מייל בתחילת השבוע, "סוף שבוע נעים" או "שבת שלום" אם שלחתם את המייל בסוף השבוע ו-"תחזיק מעמד" אם זה בסביבות יום שלישי. אם אתם באמת מכירים את האדם שמהצד השני של המסך, נחמד יהיה אם גם תשאלו אותו לשלומו או אפילו תראו לו שאתם זוכרים עליו פרטים שונים (ולא, "שמעתי שלגרושתך הולך מצוין, היא בדיוק קודמה בעבודה בנוסף לחבר חדש שמחזיק בבנק אישי משל עצמו" זה לא משפט חכם לכתוב, למרות הידע הרב שאתם מפגינים).
4. אל תתביישו; תחתמו. חשוב לחתום בסוף המייל את שמכם, זה מראה על רצינות ולקיחת אחריות על הכתוב - וזה גם מקל את החיים של הנמען; ברוב המקרים אנחנו קוראים מיילים וממשיכים הלאה, בעוד הטיפול במייל נשאר למועד מאוחר יותר, אז אם שמכם המלא יהיה בגוף המייל, יהיה הרבה יותר קל למצוא אותו (נעים להכיר, מורד שטרן מומחה SEO בחיפוש מיילים בגימייל).
5. רגע לפני ה-Send: תקראו עוד פעם. אסור להיות עם יד קלה על ההדק, חשוב לזכור שעל כפתור "שלח" אפשר ללחוץ רק פעם אחת ולאחר מכן הכול אבוד (אלא אם כן אתם מכירים את הפתרון הזה ואתם ממש זריזים). לכן, שבו בנחת ותקראו עוד פעם ועוד פעם את מה שכתבתם, שימו לב שוב לניסוח, לשגיאות הכתיב ולכתובת הנמען, השקעה של 15 שניות במעבר חוזר על המייל שעומד להישלח יכולה לחסוך לכם הרבה זמן של כאב ראש והתנצלויות בעתיד.
אחרי שקראתם כל-כך הרבה טיפים (כולה 5, אני ממש עושה עם הפוסט הזה חסד) על פעולה שאמורה להיות יחסית פשוטה, אתם בטח תופסים את הראש ואומרים יאאלה, עדיף כבר לעבור ליונת דואר! ובכן, אתם צודקים לגמרי, אם אתם שואלים אותי, אז הטכנולוגיה הולכת בדיוק לכיוון הזה, כמה פעמים שמעתם את המושג "ביוטכנולוגיה", הא? הנה לכם שילוב של ביולוגיה וטכנולוגיה שמקדים את זמנו – יונת דואר. בטיפים הבאים אני אלמד אתכם איך מתחזקים יונת דואר, שומרים עליה מיוני ספאם ואיך, למרות שהנמען ביצע עבודות להרחקת יונים – הדואר שלכם יגיע ליעדו.
פורסם במקור ב-Usability Talking, הובא ברשות.